面对日益激烈的市场竞争、飞速增长的工作量,各个部门人员都是身兼数职,在超负荷运转。
部门工作量大、部署能力匮乏、跨部门沟通不畅、工作品质一降再降……
基层管理,不仅负重,而且头痛!
基层管理,目标先行
明确目标是管理工作的第一要务,有了清晰的目标,工作起来就有了方向,避免返工重做、南辕北辙。
实际工作当中,我们手里的工作(目标)往往不只一个,常常有很多个。但是人的时间和精力终归是有限的,到底我们应该优先完成哪些重点工作?
这是管理者常常需要面对的问题,这个时候我们要做的就是将它们分门别类,区分开来。
基层管理善用工具
那么下面这个大家熟知工具:《时间管理表》就可以帮助我们将工作进行分类,更能够帮助我们合理的分配时间:
去掉那些不重要的事情,把时间节省下来,让我们更加聚焦的来完成重要的事情。
在这里也会交给大家使用的小技巧,帮助我们更加有效的使用,发挥它的价值。
填表须知:
重要性:能够对未来产生深远影响的事物。
紧急性:需要立刻处理的事物。
第1象限:很重要,又很紧急,要立刻来做,不能拖延,不找理由!比如——救火。
第2象限:很重要,但不紧急,一定要按时完成!否则——很快,它就会进入第1象限。比如——学习、养生。
第3象限:不重要,但很紧急,要不交给别人做,要不干脆不做。比如——打麻将三缺一。
第4象限:不紧急也不重要——这里什么也不要填!
注:
填写目的:去掉不重要的事情,把时间节省下来完成重要的事情。
适用对象:基层部属及管理者。
填写内容:工作/生活的具体事项。
适用周期:1次/周,每周复盘一下自己的完成进度以及结果,可以帮助我们更好的调整和跟进,最终制定出越来越能够有效达成的时间管理计划。
注意!注意!注意!重要的事情重复三遍!
如果你在填写的过程中,发现表格的第1象限里面堆满了事物,不好意思,他们其实本不属于这里,都是因为第2象限的工作没有完成,拖延导致的结果!
而这也是大多数人的通病:
大家都忙着四处救火,而没有人去理会那些很重要,但看起来不是很紧急的事情!
举个例子
以下是本人近期工作、生活中,需要完成的事项,进行了以下分类,以供大家参考指正。
基层管理善于分析
我们容易发现
重要而不紧急的,大多是学习、培训、健身等需要坚持,获得长期收益的事项。如果这些事情都可以按部就班进行,那么第1象限的内容将会越来越少,这也印证了周明达老师的那句话:
“凡事豫则立,不豫则废,有准备就不狼狈!”