活动清单表格中的预估

承诺是番茄工作法的核心。“今日待办”表格是每天的承诺。所选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是你通常在一天之内能完成的。

如果事前预估与实际所花工夫之间经常不一致，例如经常性计划事务（生活、工作上）无法完成，有以下两种可能的原因：

（1）做预估的方法或能力有待改进；

（2）工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生改变。

虽然你无法预言会出现什么新情况、新问题。但可以通过训练和监控，积累做预估的经验和技巧。每天早晨，在计划当天活动之前，检查“活动清单”表格中的每一项新活动，试着预估它们各自需要多少番茄钟来完成。你还可以快速浏览一下之前做出的预估，看看要不要修改。

活动的规模

计算预估的“货币”单位是番茄钟。要完成某项活动，需要花多少个番茄钟？预估值4表示一项活动预计从开始到完成需要花费4个番茄钟。因为番茄钟的原子性，不能使用小数，如1/2或2.2个番茄钟是不行的。

假如一项活动预估（方案调研）超过6-7个番茄钟，说明它太复杂了。需要拆分细化为更小单元的活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。活动越大，预估越不准。

如果一项活动预估不够1个番茄钟，则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起，将它们写在同一行，当作一个活动来对待。

当早晨从“活动清单”表格中选择当天的活动时，这些活动的预估番茄钟总数不要超过你的番茄钟日流量。然后将这些活动写入“今日待办”表格，并按照每项活动的预估番茄数，在其右侧画上相应数量的小方格。

当番茄钟响铃时，你为刚刚完成的一个番茄钟在当前活动右侧的小方格里画一个×，表示你已经为这项活动花了25分钟工夫。

这时会发生三种可能：或者之前预留的小方格已经填满了，但是活动还没完成，这种情况是你“低估”了该活动；或者小方格还没全填满；或者刚好全填满，活动也完成了。如果是后两种情况，就在“今日待办”表格中划掉该活动。

一般来说，活动越复杂，预估越不准。

如果活动完成之前，小方格都填满了，即本来预估这项活动需要若干个番茄钟，但这些番茄钟用完了，活动还没完成。接下来怎么办？

这时候需要做二次预估。猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。然后，在之前的小方框旁边，按照二次预估的数目画上相应个数的圆圈。现在，每个番茄钟结束响铃时，你可以继续在圆圈里画×。

如果圆圈也用光了，可以做三次预估，也是最终预估，用三角形表示。按照预估的数目在圆圈右方补充相应数量的三角形。

如果三次预估的数目还不够完成活动，那的确有点预估失败，很有必要静下心来分析一下，为什么一次又一次反复地低估这件事？也许应当将活动拆开，降低复杂度。

在一天结束时，确认你已将跟踪数据填入“记录”表格，然后，可以对预估进行记录，给表格增加两列。方法如下：

新增的第一列，用来记录今天所完成活动中，有多少小方格没填满。假设其中一项活动被高估了3个番茄钟（+3），有两项活动被高估了2个番茄钟（+2和+2），还有一项活动被低估了2个番茄钟（-2）。

例如：把这些数字相加，“今日待办”表格中预留的小方格比实际用量多了5个，即总体预估误差为+5。

新增的第二列，用来记录重新预估的次数。有多少行是画圆圈的，即二次预估？有多少行是画三角的，即三次预估？

我们的目标是让这两列都为0。不过，由于预估误差的来源之一是不断变化的世界，新问题、新情况不断涌现，因此在预估番茄钟和实际用量之间总会有所差异。无论如何，第一列的总和应该是零，即高估与低估的情况互相抵消。新问题和新情况既可能降低、也可能增加活动的难度。以长期的眼光来看，这些误差应该能相互抵消。

如上五点小主题关键思路还是预估可视化，更直观地记录每个事务的细节，持续迭代，提升预估能力和可行性。

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