番茄工作法简图解——简单易行的时间管理方法

作者：瑞典 诺特伯格

第一章 一次只做一件事

一次只做一件事

自己动手：为活动限定时间段，专注25分钟休息5分钟，是为自己设置界线

为何要用番茄工作法：番茄工作法是以动作为导向的，扭启番茄钟是动作，遵守铃声是动作，填写今日代表表格是动作。习惯成自然，充分利用条件反射的力量。  一天结束前要做三件事：记录、处理和可视化 。  将一件事拆分成小项目，使其更加清晰。  番茄钟7个以上的项目要进行拆分，对项目进行“定量预估”，并把预估当承诺。  流程管理，跟踪阶段就是在收集全天工作流程的真实数据，这些数据用于每日回顾，以改进第二天的流程。

问自己：一次只做一件事

为什么让你半途而废？

在哪些地方读书，更容易让你集中精力？

你是怎样逃避做无聊琐碎事的？

通常哪类活动会让你花费的时间超过预期？

你的时间是否经常被事务型活动填满，即使有更重要的事要办？

第二章  背景

基础：好整以暇、正襟危坐、全神贯注的姿势

大脑性能：

生物节律：通过执行一套相同的动作和准备程序，可以使大脑自我调节，进入执行某类事务的最佳状态

时间是交替的也是持续的

心流：有一种精神状态称为心流，它具有以下特点：明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和及时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一。

在进入心流阶段之前，我扭启一个番茄钟，让它稍后唤醒我，这样我可以暂时换上战略眼光，观察全局，然后再次回到心流中——这就是节奏

激励：激励是一种生理活动加剧的状态。一个可持续的步伐。

薄片：正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了作出正确决定，你需要简化问题，使其至包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。

真正的挑战在于建立一种简单、透明、具有支持性、自我完善、有灵性的进程。灵活性是基于我们跟踪记录的事实数据，不仅调整指标数据还要改善我们自己。

问自己：

在一份耗费脑力的活动上你能专注多久？

你的私人生活和职业生活的节奏是怎样的？

对于考验记忆的游戏，你能玩得好吗？

* 你上一次拖延是什么时候？为什么？

* 你做决定的时候是凭直觉还是凭意识？如何平衡？

第三章方法

番茄工作者的一天具有以下5个阶段:

1* 计划：在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

2* 跟踪：确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段（称为一个番茄钟）内，你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。

3* 记录：在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。

4* 处理：从所记录的原始数据中提取有用信息。例如，可以计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。

5* 可视化：最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯，在自我调整过程中，基本上每天都要做这样的回顾。在每天开始时，进行计划；每天结束时，进行记录、处理和可视化；在两者之间，进行对25分钟周期循环的跟踪。

戴明循环的4步为：计划 — 执行 — 评估 — 应用。* 计划（Plan）：定义预期的结果，以及达成它所需的流程。* 执行（Do）：实施该流程。* 评估（Check）：对流程进行衡量，比较实际结果与预期结果，找出差距。* 应用（Act）：对差距进行分析，找出问题根源，以图改进。

番茄工作法只需要一支钢笔或铅笔、一枚厨房定时器、三张白纸或横格纸。

“现在就做”是一个很好的原则

将最重要的活动排到第一位，并全力以赴去做，有一种脚踏实地的安全感，否则注意力会一直被这样的问题扰乱：“我现在真的在做最重要的事吗？”在我的例子中，每天早晨我先纵览整个积压工作清单，选出最重要的一项活动，在一小段时间内与它共舞，之后再重新评估它是否仍然是最重要的。我在心目中将“ 必须得做完”换成“从哪里开始”，将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”。

在一天的开始，从我的“活动清单”表格中选出一些最重要的活动，填到“今日待办”表格中。这就是计划阶段。

“活动清单”表格里的事情，别一股脑都抄到“今日待办”表格里，要考虑全部做完的承诺是否合理。继续练习不要停止，直到番茄钟响铃。然后继续读这本书。

制作当下清单：是指我现在、此刻关注的事情。

休息：休息3-5分钟，喝水、走两步、伸个懒腰等等

放下：休息的时间不能思考上一个番茄钟或下一个番茄钟，不能打重要的电话，写重要的邮件。

阶段性休息：每4个番茄一组，休息15-30分

如何迅速进入深度放松状态？我是这样做到的。

(1) 找一张舒适的椅子，或者在你办公室有张沙发更好。

(2) 休息一开始就闭上眼睛，身体找到最能放松的姿势。让脖子、手臂、腿完全放松。

(3) 想象有一台光扫描仪：一条明亮的水平线从头到脚、从上到下缓缓移动。集中注意力在光带所及之处的全部肌肉，让它们进一步放松。尤其注意眼睛，仔细地消除眼部的紧张。

(4) 想象有一个白色巨大的矩形轻轻地漂浮在空中，如果它消失了，没关系。这只是一个引子，让你放下对之前番茄钟工作的思考。

(5) 当休息完成后，轻轻睁开眼睛，启动番茄钟，专注，前进。

行程：设置界限，确实有形的目标，能激励我完成工作。

已完成的活动：如果番茄钟进行一半，你当前的工作已经完成，就用剩下的时间进行“过度学习”。过度学习，指达到熟练程度后，继续学习或练习的行为。

抽象时间单位：基本承诺是，花上25分钟，尽可能地努力做好，关键是在这一刻你尽全力了。

记录和处理：制作记录表格，来处理原始数据，找到其中规律，改进

精进：我是否需要让活动更小型化，我是否遇到经常性的困扰？在我的标准化活动和个人流程中，是否有不必要的开销？

记录跟踪数据，在每天结束的时候进行分析、观察，基准点是自己，在分析的基础上改进方法，是以自己为起点进行的增量升级。

此时此地：在一天结束的时候专门分配一段时间和空间来进行每日回顾，用以制定属于自己的个人流程，

                每天要有一个承诺：一个番茄钟，一个活动，一个目标！

问自己：方法

你是否有过一个长长的工作清单并深受其害？

你的精神奖励是什么？

哪种计时器适合你？

你在工作中多久休息一次？

你在什么时间对工作习惯进行反思？

第四章  中断

学会坚持

注意力缺乏症候群:心理学和脑科学研究的新发现表明，并行处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈：工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时，找回它要付出昂贵的代价。

避免:既接受改变，又给你专注于履行承诺的时间，并且周流不息。

可持续发展的步伐：休闲（彻底放松）——工作（100%投入）——战略（全局考虑）

中断策略：内部中断和外部中断

内部中断：接受、记录并继续。一旦番茄钟启动必须走到响铃！对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。

外部中断：处理外部中断的策略，由以下四步组成。(1) 告知： “我手头有事，正忙。”(2) 协商： “周五再帮你做，行吗？”(3) 计划： 写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。(4) 答复： 按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

问自己:中断

* 你在工作中经常被哪类中断困扰？

* 当有人拿毫不相干的问题烦你的时候，你会怎么做？

* 你如何保存灵光一现的新想法？

* 你在什么时间没法专心做事？

* 你总是能够记得按照承诺答复对方吗？

第五章  预估

测量和猜测：做计划

活动清单表格中的预估

今日代办是每日的承诺，要求所选的活动应当具有可行性。

在活动清单上写上预估的番茄数（番茄数是可以修改的）

活动的规模：超过7个番茄钟，就需要拆分这项活动。拆分的每项小活动在活动清单单独占一行，各自设置预估值。小于1个番茄钟的标0，单独占行。

选择：在活动清单中选择当天的活动

定量预估误差：第一次预估不准，超时就需要进行第二次预估圆圈标识，第三次预估三角形标识

昨日的天气：利用历史数据

记录表格中的预估：一项活动被高估了3个番茄钟（+3），有两项活动被高估了2个番茄钟（+2和+2），还有一项活动被低估了2个番茄钟（-2）。把这些数字相加，“今日待办”表格中预留的小方格比实际用量多了5个，即总体预估误差为+5。

新增的第二列，用来记录重新预估的次数。有多少行是画圆圈的，即二次预估？有多少行是画三角的，即三次预估？

绳子鼓缓冲区:缓冲区活动清单，鼓今日待办，绳子连着两端，活动清单的量为今日待办的10倍左右

问自己：预估

* 你通常能按照每天的计划完成工作吗？

* 你是否经常修改自己的预期？

* 要将你承诺过的事情全部完成，你知道需要多久吗？

* 你所预估的活动时间，最长要花多久？以天、小时还是分钟计？

* 你所预估的活动时间，最短要花多久？以天、小时还是分钟计？

第六章应变

使用简单工具:纸笔番茄钟，方便调整

设置事务番茄钟，用于处理特定事务

固定声音和形状，形成惯性

番茄钟长短:根据你的的专注时间决定，每个时间长度坚持2周以上

休息时间长短:5分钟，3个番茄钟后长休息，15-20分

进度表格:把活动清单做成进度表格式，进行跟踪分析。

优先级淘汰赛，对活动安排进行排序

收件箱清零：1、从顶部开始，2、一次处理一件事；3、不允许将事情放回收件箱；委托他人的事，马上委托

反复回顾：思想在头脑里也需要出人头地，和明星一样，曝光次数越多，宣传机会就越多。在学习期之后或事情发生后，在短时间内做一次回顾或复习。一天后再次复习，一周后第三次复习，一个月后第四次复习，半年后第五次复习。

思维导图日记:每日回顾时，在纸面中央，我画一个简图代表今天的主题。我今天的主题是什么？我今天跟同事沟通最多的是什么？今天画下最多×的活动，它们的关键词是什么？我今天参加的会议有什么主题？我今天有没有使用一些新工具和新方法？有很多的问题，和很多可能的答案，我只能选择其中之一作为我今天的主题。我选择脑海中跳出来的第一个念头，它在某些方面非常突出。每个月的今日待办表格和往常的每日思维导图收在一起。每月一次，在下班前对上个月的一叠思维导图进行回顾，对所收获的知识进行复习。

问自己:应变

* 你在哪些事务型工作中使用笔和纸？

* 你上班时在哪个时间段打电话和发电子邮件？

* 你通常多久休息一次？

* 你什么时候会长时间连续专注工作，而不休息？

* 你如何在工作中使用索引卡片？

第七章  团队

限值时间的会议

跟踪会议：

匹配节奏：彼此告诉对方，我休息时做些什么，估计需要多长时间

授权番茄钟开始：确认开始再开始

匹配番茄钟长短：最好不要变化，至少一周内从25分开始

临时单飞：

团队文化：

问自己：团队

你们开会用多长时间？

在两人搭配工作期间，你们多久休息一次？

在团队协同工作期间，你们多久休息一次？

哪些类型的工作不适合两人搭配完成？

即使有人没准备好，你们的会议仍然会开始吗？

目标

番茄工作法是一套简单的工具和流程，用以提升你个人和所在团队的生产力，从而做到：· 减轻时间焦虑· 提升集中力和注意力，减少中断· 增强决策意识· 唤醒激励和持久激励· 巩固达成目标的决心· 完善预估流程，精确地保质保量· 改进工作学习流程· 强化决断力，快刀斩乱麻