疫情期间，很多人都在家办公。在家办公，难点可能就是工作之间的沟通和协同。很多公司也启动了早会、晚汇报形式，每天早晚进行线上的会议，保障团队内部的沟通。

早会是一天工作的开始，开始上班，沟通全天的任务，罗列和确认工作的任务和清单。晚汇报更多的是一天工作的结束和复盘，汇报当天工作的进度。一场高效的线上会议，是每个团队和个体都需要的。

最近特别喜欢一个词，叫做「优雅」。我觉得优雅应该是有条不紊、有内涵、有好的呈现。今天就来一起探讨一下，如何优雅组织一次线上会议。

01、会议形式

线上会议，确保大家能给同步和及时沟通，保证参会的专注度。所以语音会议和或视频会议肯定是比较好的选择。同时，也能提醒每一个参会伙伴，在家也要注重生活的仪式感，早起、洗头洗脸、换服装进行会议，也是非常必要的。

一定避免出现文字会议和语音条聊天会议。没有人能保证，正在发文字的对方，现在正在干什么（捂脸）。也会出现有人失联、没有明确的信号、把握不好参会人的状态的情况。

02、时间建议

好的会议体验，其实时间选择是一个技术活。之前参加过一个线上学习课程，每周三、周六会有一次1个小时的线上分享会，组织者每次都把时间定在了早上7点，也是让人苦恼和纠结。

如果是早会，正常作息的团队，8点30分-9点中间开始，比较符合日常工作的时间，早会结束之后，大家就可以像平时一样，正常进入工作状态了。

晚汇报，6点到7点之间比较合适（不建议晚于7点）。看到过一个段子说，「你妈做饭的时间，不是你的下班时间」，即使是这样，6点基本上大家已经在吃饭啦。日常工作中，6点正常下班，延迟一个小时属于正常情况。如果放在晚上9点，因为工作问题需要探讨的时间太长，沟通和交接的事情太多，可能会议结束后还要对工作进行收尾，就不知道几点。（需要夜间工作、特殊工作除外）

03、时长及内容建议

线上会议和线下会议一样，控制时间是一个会议主持人必备的素质。个人建议时间要控制在15-30分钟。并且根据会议的人数、议程板块，进行时间的切割和把控。

比如会议由知识分享、工作安排、协调沟通几个板块组成，根据人数，可以进行时间的切分。与此同时，可以进一步细化要求。

比如知识分享，切记不要出现放开讲、长篇大论的情况。可以提出具体的时间要求，比如1分钟。也可以提出具体的小点要求，比如分享3个小点。既是对会议时间的把控，也可以有效的培养参会者的结构化思维。

04、人员分工

好的会议，一定是有角色分工的，或者是角色扮演的。可以是多人参与、也可以是一人扮演。

角色1：主持人。每日会议需要明确主持人，主持人主要负责串联具体的流程，安排分享的顺序。

角色2：时间官。需要由专人把控时间，在分享时间和会议时间到达之前，进行提前的预告，保证会议及分享不拖堂。

角色3：会议记录。可由专人进行记录，或将自己所说的内容，自行同步到线上共享文档（如石墨文档），方便同步与跟踪。

当然，可以根据自身团队情况，设置不同的角色。

05、会议纪律

有组织、有纪律、有要求，才能够保证会议的效果，也是优雅的一种体现。

提前准备，包括提前进群准备会议，将分享的内容、工作安排的文字或素材提前准备好，避免临时思考，浪费时间。

避免会议中的无效沟通，会议组织过程中，只谈工作相关或会议相关内容，避免出现过于冗长的闲聊时间，保证会议效率。（主持人把控）

谁分享谁开麦，在他人分享时，关闭自己的麦克风。轮到自己分享时，再开通自己的麦克风，避免出现声音干扰，降低会议效率。（如果大家都不关的话，请自行脑补古文《口技》）

及时回复，会议前回复1集合，会议后回复2收到，确保明确释放会议开始和结束的信号。

06、说在最后

一场会议的组织成功与否，可能除了组织者的流程把控，每一个参会的人，是否准备良好也很重要，比如自身的状态、工作的清单罗列、分享者的分享内容。因地制宜、根据自身团队的情况，确认板块和内容很重要。

好的团队，一定是相互促进、相互成就、彼此支持的。

最后，祝福武汉，祝福中国。