「给我一份会议日程，否则我不会坐在会议室，如果我不知道为什么坐在这里的话，没有必要开会。」这是一家美国科技公司 CEO ，在谈到开会时的一个原则。

原来的提纲是「如何写出令人印象深刻地周例会主持稿？」由于很多人即使在演讲的时候也不一定会有逐字稿，所以今天将话题改成了「如何写出高效的会议日程？」，有了日程，讲什么样的内容也就出来了。

你可以把会议日程看作是会议通知的补充和延展。一般来说，比较复杂的会议，需要在开会之前列出会议日程。

会议日程有很大的价值，包括：

● 它是帮助会议有效运行的框架，也是会议上一步步讨论的主题列表。

● 高效的会议日程能提高及提成就：提前通知、充分考虑议题、保持专注的讨论和有效利用与会人员时间。

在《给经理人的第一课》中，安迪·格鲁夫写了很多开会的要领，在随后的二三十年中，各个公司都形成了自己的开会文化。我们可以看看不同公司是如何开会的：

保洁公司：「备忘录式会议」

宝洁公司的会议被很多人称为「备忘录式会议」 。顾名思义 ，宝洁公司的会议内容繁多而全面 ，完全可以和备忘录媲美 。熟悉宝洁会议的人说，和其他公司相比，宝洁公司开会并不频繁 ，但只要是开会，哪怕内容很多，也一定要保证高效精确。

为了保证会议的精确性，宝洁公司在准备会议的时候，会派专员对会议每个步骤进行详尽的分析，他们研究每个环节之间的相关性，并且和演讲者、讨论者做好书面沟通工作，保证会议各个环节的连贯，以处理更多的问题 。

三星：最严苛企业会议制度

为了做好会议准备，三星制定了一套制度：所有会议的资料都要提前发给与会人员，与会人员也要提前看完资料并做好准备，不能开会的时候再临时思考；如果不能做好准备，这场会议必须取消，而针对会议准备，三星集团中甚至有专人负责检查，已经到了事无巨细的程度。

三星集团的会议议程有严格的时间规定。演讲时间、展示时间、讨论时间、辩论时间和总结时间都有明确甚至精确到分钟的计划。会议最后一定要有结果。会议的决议，在大会上也要大声地读出来，让与会人员都听到。即使无法马上得出结论，也要根据预先制定的规则进入下一个流程，直到走完最后的流程。

三星集团的会议中主持人有绝对的权限。他不仅起到了主持和串联流程的作用，而且有权力对违反会议纪律的人进行处罚，也就是承担了纪律检查官的作用。

如果与会者没有按照流程进行，主持人要提醒，屡教不改者会受到严厉的处罚；发现谁的发言带情绪，对人不对事，主持人也要及时制止，并给予严厉的警告和处罚；甚至开会时下面私自的讨论也不被允许，一有响动，马上会被主持人制止。

Facebook：严格按照议事日程办事

每次参加会议，Facebook COO 谢丽尔·桑德伯格都会随身携带一个螺旋装订的笔记本。在这里面，谢丽尔详细记录了待讨论的问题以及其他事项。「每当一个问题讨论完毕，她就会划掉它；当一页中的事项都讨论完毕时，她就会撕掉这张纸，然后进入下一页的内容。」《财富》杂志报道说：「如果每个事项进行十分钟，那么一个小时的会议很快就会过去。」

Google：即使是五分钟的会议，也应该有明确主题

雅虎 CEO 、前 Google 副总裁梅里莎·梅尔有开会的七原则，其中一条就是即使是五分钟的会议，也应该有明确的主题。会前与会者必须看见会议议题、讨论大纲和时间分配。

「五分钟」当然是一个夸张的手法，正如前面提到的「 1 小时的发言需要 10小时的时间准备」、「 1000 字的输出要有是 10 万字的输入」道理一样，准备要充分。

此外，Google 开会明令「杜绝人际关系，只要数据」。开会做决定必须要有清楚的依据标准，杜绝人际关系的影响。在中国，人际关系的影响是非常普遍。

最后，附上一个会议通知 + 会议日程的案例供各位参考：

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五月份销售总结工作会

时间：2014 年 5 月 31 日 14:00-16:00 （建议大家提前 10 分钟到达）

地点：总部 201 会议室

会议目的：

检讨 5 月份销售达成情况，找出当前存在的问题，并制订出解决方案。

预期成果：

找到影响 5 月份销售额达成的三个重要问题；

寻求合理解决方案，制订行动计划。

会议议程：

14:00 会议开始（ 5 分钟）

14:05 5 月份销售总结（ 5 分钟）、各片区通报情况（ 20 分钟）

14:30 影响销售达成的三个问题（ 20 分钟）、意见汇总（ 10 分钟）、确定重要性最高三个问题解决方案（ 25 分钟）

15:25 制订行动计划（ 20 分钟）

15:45 确定会议成果

15:55 陈总总结发言

16:00 会议结束

参会人员：

陈继伟－会议主持

韩小冰－会议记录

陈总－总结发言

苏宏经理－主题发言

各片区经理－每人 3 分钟发言

产品经理－参与小组讨论

会前准备资料：

1.各片区销售数据；

2.新产品资料；

3.去年同期销售数据；

4.你认为当前最需要解决的问题。

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本节作业

回顾一下关于开会的这五节，你最大的收获和感受是什么？哪些要点你以前没意识到，现在觉得特别重要，或者你学习完之后，在实际开会中有运用哪些方法？都可以在留言中与大家分享。

谢谢大家，我们下节课再见！