邮件写作的本质是清晰,高效和换位的书面沟通(好的沟通应该有很强的换位意识)。
Effective email writing=formulaic pattern(所谓套路)+clear thinking(任何好的写作都不可或缺的)+empathy
写任何邮件前问自己三个问题:
①谁是收件人:Who is the reader?目的是为了明确称呼,区分语气和用词及换位因素。
②写作的目的是什么: Why do you write?要有这个自问的意识,一般在首段首句就应该写出来,以便最快达成诉求。
③有哪些必写的细节: What are the essential details?
真实场景回放
如果写正式的邮件,最好设置自己的头像,并使用中文或英文名全称(First impression matters.)
下面是Justin给出的范文
范文思路梳理
第一段:开门见山你要做什么,及对方处理这件事时有可能需要的账号信息。
第二段:简单描述事件。
第三段:重审诉求。
第四段:结尾。
分析:
表达的清晰性决定别人对你的信息一目了然。那么该怎样写邮件的标题?
标题的好坏决定了有没有人读你的邮件。好的标题让收件人:
①点开邮件,快速知晓相关性。
②对邮件内容有预判,快速回应。
这篇邮件中的范文标题是
Shared ride overcharge and refund request.
对于不知道收件人姓名的开头称呼(注意标点):
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam,
Hello there,
Hey there,
邮件开头句型:
①I am writing to request(要求)/inquire(咨询)/complain(投诉)/confirm(确认)...
②For your reference, my email address linked to X is Y.
结尾句型:
Attached is X.
I am attaching X to this email.
The attach file is the document that you requested.
I would like to request...
Looking forward to hearing from you.
Thank you in advance./Thank you so much.
总结
①表达要清晰,礼貌。
②换位思考,明确必写的细节。
③使用谷歌搜索具体的邮件写作场景。
小伙伴们好的表达:excusable, miscalculated, promptly and properly, fare dispute, reasonable explanations等。
这次的写作直播特别契合我们群的宗旨"用英语,用好英语",学以致用的道路上继续日拱一卒吧。