大家好！
在昨天的文章中，我结合了自己过往的经验，将影响协作的因素分为了两个大类，并引入了“孤岛化”这个概念，相信大家已经对孤岛化有了初步的了解。
从今天开始，我将通过两篇文章，和大家聊一聊在数据和信息层面的孤岛化现象。本篇文章先简单介绍一下数据层面的“孤岛化”现象，并针对企业发展中的“基础数据”进行详细阐述。
数据层面的孤岛化
数据层面的孤岛化，主要有两种表现形式：
一种是数据本体处在未知的存储区域，无法为外界所知，而这里的“外界”往往是真正需要这些数据的同事；
另一种则是数据处于一种未知的状态，当有人获取到这些数据时，既无法得知这些数据是否完整而准确，也无法得知这些数据是否是最新数据。
无论处于哪一种情况，都会给协作带来较大的影响。
而从企业管理的角度，数据的孤岛化又有两个层级，这两个层级自上而下，形成了可怕的“数据损失链”，甚至达到了全方位、全闭环的孤岛化。
第一个层级的孤岛化是在各部门间存在“部门墙”，重要数据无法得到很好的互通和共享，造成很多数据的重复采集，或者因数据不全，或者因数据过时而导致业务无法正常进行。
第二个层级则存在于每个人的身上，在尚未拥有分享文化或者数据协作机制的企业中，重要数据往往会分散在每个人自己的电脑中，既不会分享出来用于协作，同时这些数据也会随着时间的变化，慢慢消失在自己的记忆中。
在这两个层级的相互“照应”下，数据将会成为一种极为混乱的存在，完整性、准确性、匹配性、可查性、保密性等完全无法保证，协作中处处存在或多或少的信息损失，任何工作的质量都将无法保证。
基础数据的孤岛化
在企业运营过程中，其实有很多非常重要的基础数据，这些基础数据将在很多部门或场景下得到应用，如果没有一个非常好的协作机制的话，那么很容易出现各种信息不对等的问题。
笔者曾经担任过至少两家企业人力资源部的文档合作伙伴，主要是为人力资源部设计和优化部分内部文档，使其在适用性、高效性和美观度上都更上一个台阶。
在合作过程中，我发现员工的基本信息不仅仅是人力资源部门首要的基础数据，也是企业运营各个条线都会涉及到的重要数据，几乎涵盖了方方面面：
入职后的安排
入职后信息化系统的加入和权限分配
离职管理
考勤管理
薪酬管理
试用期管理
组织架构管理
财务管理
流程管理
...
如果员工的基础信息是一种孤岛化的存在，并没有相应的数据流转制度的话，那么负责维护这些数据的主导部门是不会主动去和相关部门沟通的，即使相关部门获取到了员工信息，往往也是滞后的，有时候会带来贻笑大方的后果。
此类孤岛化现象其实与企业文化是有密切关联的，如果企业本身没有协作的基因，各个部门都从自身的角度考虑问题，那么必然会出现数据的孤岛化。
同时，在这样的环境中，即便是那些具有系统化视野，能够拨开云雾、看清协作数据重要性的员工，也无法充分展开手脚，促进更好的协作。
如果暂且抛开企业文化这样的因素，好的做法应该是：将员工的基础信息数据统一放在一个在线平台或文档上，由人力资源部掌握最高权限，相关协作部门则拥有除编辑之外的权限。
在这一平台上，人力资源部门依然是主导方，统一对员工进行维护，实时反映员工的当前情况，比如入离职、工伤、长时间考勤异常等，确保员工名单是最新的。
协作部门则基于平台或文档上的变更信息，主动开始自身职责范围内的相关后续工作，确保工作的及时性。
当数据实现了去孤岛化之后，任何协作其实都变成了一种主动的协作，这对企业而言是有利无害的。
最后
我在与多家企业的人力资源部门合作期间，设计了不少相关的文档，粗略列举如下：
《员工试用期管理日历》
《员工季度KPI考核表》
《员工OKR计划表》
《组织架构-员工名单组合表》
《员工胜任度考评表》
《基于九宫格的人才盘点表》
这些文档的基准介质为Excel，也有在线文档版本，都具有实时的仪表盘显现功能，只要配合良好的协作机制，确保员工的基本数据都能做好维护，破除孤岛化，必然能为人力资源业务带来更高的价值。
在企业发展中，很多基础数据其实都扮演着“火车头”的角色，如果企业能够真正重视这些基础数据，并以此为契机破除数据孤岛的话，相信这样的火车头能够在毫无障碍物的铁轨上带动业务前行。
在明天的文章中，我将就数据过于分散的现象进行阐述。敬请期待！
