本章节讲的是建立个人的任务管理系统,工具只是我们工作的辅助,但是如果说让印象笔记来做我们的个人任务管理工具,我觉得在实用性略显牵强.市面上很多其他清单类的工具都很不错,比如我正在使用的"滴答清单",以及"DOIT.IM".
但是,本章节所提到的关于任务管理的方法,还是非常值得学习的.
我们平时工作生活,都会做一些计划.比如常说的,说走就走的旅行,结果可能会因为,假期没有,手头拮据,票不好买,没什么人一起等等问题而搁置.或者是做一个工作改革,可能也会因为,与其他部门协调会有很大问题,店铺员工配合困难,自身工作内容调整不方便等等的原因胎死腹中.
所以在开篇,让我最刺眼的一个词就是"第一步" . 我们可能会把我们的计划做的很详细很美好,但是,他可能一直都是存在我们的"将来/也许"中.又或者是"重要而不紧急"的事情中, 然后我们做的确实重要紧急与不重要紧急的工作. 但是,我们得有能力去分辨他是不是一个任务,是有计划有意愿的任务. 就是因为明确"第一步"的行动而被搁置了.
一场说走就走的旅行,打开12306订一张票,后面的工作自然就会开展.工作改革,方案制作好经由领导审批,领导批准马上就会开展.所有的一些没法开展的工作,皆因我们没有走出第一步而开始.
还记得早年在工作中发生一件事情.为了减轻门店的工作量和工作时间,安排门店全部使用上打印机.当时丽萍安排给我这件事情.我因为思考可能会因为跑单等情况造成员工工作量不降反增,还有多余票据作废的操作造成员工工作时间的增加.这两点一对比,发现有违工作的初衷.于是,这个方案一直被搁浅,这个时候,领导和我聊了一下这个事情.当时领导给我的建议和也我上面提到的第一步一样.我们虽然可以预见可能会发生的问题,但是,我们安装上打印机,在员工对于系统的熟悉程度足够的情况下,是能够大大降低员工的工作时间和工作量的,而我们需要走出的第一步,就是把打印机放在店铺的收银台上. 事实也证明,虽然后续使用上打印机后,也碰到了很多挫折,我焦虑的问题也出现了, 但是都被一一克服解决了. 当最后更换为IPOS,相比原先增加了一倍的工作量, 店铺也离不开打印机,并且乐于去接受多一倍工作时间和工作量.
我们的个人任务管理系统的建立,在前面,我提到,印象笔记可能并不是非常适合任务的动态与时间这两个属性的跟进,但不可否认的时候,他对知识和信息存储方面的能力是很强大的.我们可以利用印象笔记来管理我们的工作流和任务.
我们的任务进行分成三个层面:工作流,经验库以及知识体系.
工作流挺好理解的.就是我们现在当下正在进行的工作,拿一个车间来打比方,在车间流水线工作的时候,工作台不会杂七杂八放了很多东西, 只会放当下正需要使用的东西.我们的工作也一样.我们需要区分和清理出我们当前工作行动内容以及相关资料.
经验库,像我们的工作,不是一个项目一个项目进行的,每一次的工作可能都是一个连续性的.从而造成好像工作永远都做不完的错觉,其实,我们可以进行分块.比如我们手头现在做的微信项目,这是一个长期的项目. 所以我把他按照不同的维度去区分,比如我有开发阶段的维度,我建立了一个一阶开发,二阶开发的大标签,再从一阶开发的每一个需求项目,又是一个子标签.比如说二阶段开发中的一个推荐员工的项目人,在这个标签下的内容,全部都是关于推荐员工的内容, 他可能涉及到最初的需求,以及如何开发的依据,以及后续碰到的问题的解决方案, 后续出现问题的维护方案. 都会存放在我的经验库里面, 以备后续的查询和检查反思.
知识体系,我们在前面了解如何建立自己的知识体系,而我上面介绍到的微信VIP的开发这个例子,在我的体系中,他是属于产品经理以及个人能力成长块的.我就可以通过相应的笔记本或者标签进行知识体系的梳理和定义,以便我后期进行内容的回顾.
书中列举了一些对于工作流的管理方法,如何能够有效的进行工作流内容的管理.比如,使用风琴夹,印象笔记的清单以及提醒功能, 通过纸质资料电子化来整合工作流的内容.其实,这些都是一个手段.就和我前面说的一样,印象笔记并不适合进行任务的管理,但是当然我们可以通过印象笔记来进行工作流的内容梳理. 不过,最重要的一点,还是需要我们自己的时间规划管理以及意志力的坚持.
到最后,一个工作或者一个任务结束后,最重要的还是进行反思.
这次的工作任务是否达到预期?
执行过程是否偏离目标?
最初的目的又是什么?
实际发生了什么?
通过这个任务,我们学到了什么?
采取了哪些行动?立刻执行的有那些?
工作哪里需要进行改进?在下一次的任务可以实施的又是哪些?
我们在一个任务结束后,需要对我们自己的工作进行总结反思思考.公司在很多时候,都要求我们进行总结汇报,并且专项内容,还进行了会议.但是,大部分时候,我们可能不想去表达太多的问题以免暴露自己工作方面的缺失.却做事后诸葛亮,进行工作的推诿.
这其实非常的不好,这样做,不仅仅阻碍了自己个人的成长,也妨碍了公司整体发展规划.
扁鹊曾说过,自己虽然能治各种疑难杂症,但自己不算高明的大夫,真正高明的大夫是让人注重身体的维护而不生病.
我们需要养成对工作项目掌控能力,而这个能力就是通过我们长期工作经验的积累.而经验从何而来,不单单只是从书中或者别人身上获取,更重要的,是从自己通过一次一次的实践获取到的. 而犯错或者失败本身对我们就是一种经验的锤炼.
