作者:倪云华
沿着公司的走廊,你从一个会议赶向另一个会议。一个同事,又或者是报告,带着重要的问题,会要求你在行走中停下来那么一分钟。你很容易就想回答“让我想想”,然后躲进会议室。在那半秒内,其实做决策的所有责任就已经转移(给了你)。而不像一分钟前的是,现在的你身上又多了新的待办事项(猴子)。
这些情况的挑战其实是双重的。首先,你不太可能有足够的信息去做出决定。第二,没有时间可用来解决这个问题。
(想象一下)相同的情况还会出现3到4次,出现于每个工作日……这样就很容易理解为什么这些走廊谈话会在团队中形成巨大的瓶颈。每个人都在讨论,却没有人在决定或行动。团队的惯性应运而生,而公司的执行速度嘎然而止。
小William Oncken 创立了一家管理培训公司,他制定了一项策略来帮助管理人员处理待办事项(猴子)。
当面对一只待办事项(猴子),一份报告有五个选择:
1. 等待指令
2. 请求帮助
3. 建议操作和请求批准
4. 行动, 但立即汇报
5. 行动并且等待下一次一对一见面后再汇报
Oncken认为,前两种选择是最差的,因为它们促使待办事项(猴子)通过像前面描述的那种走廊对话形式来传播扩散(并非解决)。相反,管理者应该相信他们的报告,去寻求3至5的选择。这三种选择的每一个都需要后续跟进会议和带有更新排期时间表,以便分配足够的时间来讨论如何最好地处理待办事项(猴子)。最终,通过推行这样的实践来建立团队成员之间的信任,增强团队成员的评估和解决问题的能力,培养员工的技能,并能同时提高管理者的效率——实现双赢。
Oncken管理待办事项(猴子)的技术确保了业务流程的连续性,防止经理成为(问题解决的)瓶颈,并授权报告快速有效地执行起来。这是保持最高执行速度的好方法。