拖延应对(17)——应对外部打扰(2024-02-01)

今天我们继续练习如何处理打扰,保护你的番茄质量。

先来回顾一下处理打扰的基本思路。

在做番茄的过程中,你突然想起另一件不相关的事情,这时更推荐的处理方式是?

将要做的事情记录下来,然后继续完成当前番茄

可以去做另一件事,只要达到25分钟,仍然算作一个番茄

建立保护番茄的意图

打扰分为内部打扰和外部打扰。

外部打扰往往来自于环境,例如手机的消息或者同事的打断。内部打扰更接近自己的走神和冲动。

应对内部打扰和外部打扰,都是为了保护当前番茄能够顺利进行下去。我们经过深思熟虑列出的待办事项,大概率要比临时的自动反应更加明智。

每一次当你意识到,打扰或者走神已经让自己偏离了这个番茄要做的事情,就可以把注意力温柔而坚定地拉回到番茄上来。

具体做法是:意识到打扰,先通过可视化的方式记录下来。在今天的记录中,你可以尝试区分内部和外部打扰。

如果碰到一次内部打扰,就画一个撇号 「 '」

如果是外部打扰,就画一条横线「-」。

例:阅读行动营内容' x "- x

这个记录意味着在今天的阅读任务,使用了两个番茄,其中第一个番茄经历了一次内部打扰,第二个番茄经历了两次内部打扰和一次外部打扰。

同时,如果打扰形成了新的待办事项,把它写入「计划外紧急」或者「活动备忘」的栏位,然后坚定决心,继续完成当前番茄。

等当前番茄结束后,再来安排「计划外紧急」里的活动。这时候,你可能会有不同的看法:

有一些活动,可能你现在觉得没有那么重要或紧急了。你可以选择:

直接删掉

移到「活动清单」里

在今天番茄的长休息期间顺便去做另一些活动,可能你仍然认为重要又紧急,值得今天就做完。同样,可以三选一:

放在下一个番茄里做。跟今日待办」里一样,在右侧画「 x 」记录番茄

重新安排今天的待办,取消一些活动,安排新活动

最后是个调皮的做法:对这项干扰活动反复说「下一个番茄我就来做」,然而,下一个接下一个,仍然做着原计划里的活动。就看看干扰活动到底是不是真的紧急。

Tips ~

从正念角度,最后这个调皮做法,可以看成一个特别的练习。它让你高频地检验「这件事真的重要,我不快点完成不行」的想法。这类想法也许并不符合现实我们鼓励你在安全的前提下做这个练习。一般来说,不涉及身心健康或重要人际关系的活动,才适合这个练习。

通过管理情境减少外部打扰

很多时候,因为外部打扰不受我们控制,所以更容易造成挫败感。今天教给你三个小方法,可以通过改造工作情境,来减少打扰发生的可能性。

技巧一:预先管理信息入口

可以预知的打扰,通过提前安排来避免。

例如:

设置手机上各种 App 的提醒权限;

.在下单时备注把外卖放到指定地点(假如安全);

定时查看、回复各类消息和邮件;

如果你需要处理的消息很多,可以安排专门的番茄,用于对外联络的活动

也许不是所有时段和所有消息都适合这样做,但它能大大减少外部打扰。

技巧二:「告知﹣协商﹣回电」策略

无法避免的外部打扰,尝试通过沟通解决。

如果事情特别紧急,当然可以直接作废当前的番茄,去响应其它工作。而在大多数时候,推荐使用「告知﹣协商﹣回电策略。例如:

告知:「我现在还有一些事情没有做完。」

协商:「能不能稍等我五分钟(十分钟,具体时间取决于当前番茄的剩余时长)?」

回电:「等我准备好了,马上去找你。」

只要及时告知对方原因,积极协商时间安排,并按照协商好的时间主动联系对方,一般不会损害你们的关系。配合你的联络专用番茄,可以大大增进你的主动权。

技巧三:团队番茄

需要小组密集沟通的场景,可以使用团队番茄。在研发练习计划期间,两位主创尝试了团队番茄。

在具体做法上,跟番茄工作法原始版里的团队规则相比,有所改动和简化,但也挺有效,或许仍然值得你参考:

约定好在同一时间开始番茄,提前设定好每一次休息和开始的时间。

在番茄进行时,分别完成各自的工作。

结束每组第一个和第三个番茄的休息时间,通过简短讨论及时沟通。可能会因此调整各自在下一个番茄中的安排和策略。

碰到需要立刻沟通的部分,在番茄中也可以随时发起讨论,不算作打扰,因为这些讨论都是任务的一部分。

实践证明,这种方式可以提升协作成效,甚至比无打扰下的单独番茄都更有效率,也更有节奏感。除了及时排除困难外,团队成员的互相陪伴和督促,也为彼此提供了宝贵的情境和动力,所以一天下来,你可能发现自己完成的番茄数量也大大增加。

我的练习:

今日待办事项 

① 番茄记录:杂事'' X

 ② 番茄记录:拖延营练习 '' -X

 ③ 番茄记录:

 ④ 番茄记录:

 ⑤ 番茄记录:

 计划外紧急 

活动清单

记录你在应对打扰中的观察和收获:对内跑神,觉察到了拉回来继续做;对外打扰,把番茄暂停,处理完继续做,仍算一个番茄,我的地盘我做主。今天本来想摸鱼,因为我没有太多的外部干扰和非做不可的事情,想想即使这样,也是有打扰,还是记录。在记录的过程中焦虑情绪得到缓解。

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