首先，为什么使用责任矩阵
项目需要完成的任务往往千头万绪，参与项目的部门与个人又五花八门，为此需要一种手段将任务落实到相应的人头上，确保每个任务都有相应的人员去负责和完成，这便是人员分工。责任矩阵(Responsibility Matrix, RM)就是一种将工作任务分配、落实到项目执行组织的相关职能部门或个人，并明确表示出其角色、职责和工作关系的矩阵图形。它以项目的工作任务为行，以组织单元(部门或个人)为列，用字母或特定的符号表示相关部门或个人在不同工作任务中的角色或职责，简洁明确地显示出项目人员的分工情况。通过责任矩阵，项目的各项工作都能落实到具体的责任人，确保项目因岗设人，人人有事做，事事有人负责，从而避免责任不清而出现的无人负责、推诿扯皮的现象。
其次，责任矩阵有哪些作用
(1) 将项目的具体任务分配、落实到相关的人员或职能部门，使项目的人员分工一目了然，每个成员都能明确各自的职责；
(2) 清楚地显示出项目执行组织各部门或个人之间的角色、职责和相互关系，避免责任不清而出现的推诿、扯皮现象；
(3) 可以充分考虑任务执行人员的工作经验、教育背景、职业资格、兴趣爱好、年龄性别等特征进行分工，确保最适当的人去做最适当的事，从而提高工作和项目管理的效率；
(4) 有利于项目经理从宏观上看清任务的分配是否平衡、适当，以便进行必要的调整和优化，确保项目人力资源得到充分、有效的使用；
(5) 确保项目因岗设人，机构精炼；
(6) 便于就人员分工情况与项目利益相关者进行沟通，使大家都知道各自的角色与职责，并且达成共识。
然后，责任矩阵怎么用
(1) 召集项目小组成员运用头脑风暴法或工作分解结构(WBS)等工具列出需要完成的项目任务，如果已经有了项目的WBS，则可以直接用WBS中的工作包。注意要尽可能把任务分解到可由一个人单独完成，完成这项工作可以有且只能有一个交付结果，任务分解不彻底难以落实到人头上，或者可能导致人员分工出现混乱的情况。
(2) 列出参与项目管理以及负责执行项目任务的个人或职能部门名称，并且搞清楚这些人员的教育背景、工作经验、性格特征以及能够用在项目上的工作时间情况，以便在分工时予以考虑。
(3) 以工作任务为行，以执行工作任务的个人或部门为列，画出相互关系矩阵图。
(4) 在矩阵图的行与列交叉窗口里，用字母、符号或数字显示任务与执行者的责任关系，任务执行者在项目管理中通常有三种角色和职责——直接责任、参与以及审批，用字母表示为A——审批，R——直接责任，I——参与。
(5) 检查各个部门或人员的任务分配是否均衡、适当，是否有过度分配或者分配不当的现象，如有必要则做进一步的调整和优化。
(6) 将责任矩阵与项目成员沟通，让每个人都明白自己在项目中的任务和要求，确保他们明确各自的角色和承担的责任，获取他们的承诺，从而确保项目各项任务的完成。
(7) 将责任矩阵与相关的职能部门经理沟通，让职能部门经理清楚他们部门的人员在项目中承担的工作任务和职责，以及项目对这些工作任务的要求，以便最大程度地得到职能部门的支持。
(8) 必要时，还要将责任矩阵与客户沟通，获得客户的认可和确认。
