很多成功人士管理着庞大的事务，却并不觉得他显得特别忙，而有些人，只负责一些小部门，却忙碌得让人怀疑人生。从清闲从容，到首尾不能相顾，其实中间就差着一张事务清单和长期的坚持。
很多成功人士每天早晨起床之后的第一件事就是列出自己当天必须或者希望完成的任务，而每天晚上闲下来的时候，他就会检查清单，看看自己早晨计划好的任务当天完成多少，还有哪些工作还没有做。如果时间充足，简单做一下复盘。一些人会将这些习惯保持很多年，他们会利用清单提醒自己充分利用空闲时间快速完成其中某一项或者某几项任务。还有很多人会立即动手完成那些最重要的任务。这些人效率会更高，因为最重要的任务在清单中所站的权重会更高。
因此，相对于仅仅是列出清单并按部就班的执行而言，给任务清单排序则更能提高效率。很多时候，我们可能没有充足的时间完成清单上所有的任务，但是只要将前几项最重要的事情做完，也就相对于完成当天80%以上的工作。
那么如何才能让我们的清单发挥更好的作用呢？以下几项我们必须注意：
1、只有坚持每天列清单才会有用
很多事务繁忙的人都知道列出“事务清单”的重要性，但是这里面却有很多区别：处于顶级的人能够坚持每天都坚持列出当天的“事务清单”，而那些处于组织低端的人却很少有人能够做到长期坚持做好这件事。
我们知道，要想在有限的时间里完成尽可能多的工作，每天通过列出任务清单来提醒并指导自己一天的工作，是至关重要的。
如何列自己的“事务清单”其实并不复杂，清单上的内容非常简单，拿出一张纸，在纸的顶端写上“今日事务”，然后在下面列出当天要完成的工作。每当完成一项任务，就将相应的事项在清单上划掉。并随时补充上新的任务。为提高效率，最好将当天所有事务列在一张纸上，而不是随便写在小纸条或者便利贴上。最好将列好的清单随时带在身边，经常拿出来看一下。
2、决定把什么样的任务列入清单特别关键
有些人习惯将所有的要做的事情都列在清单上，包括那些日常工作和生活琐事，而有些则只是将那些自认为非常重要的事情列在清单上。很显然，很显然，后者的工作效率会高很多。事实上，我们的清单上只需列出那些非常重要，而且需要得到特别提醒的工作事项。
为了最大程度地提高效率，即便对清单上列出的这些重要事项也要按其重要程度进行分类。分类的方法使用很简单的“ABC"分类法，按照自己设定的排序规则对清单任务进行分类。将A类任务排在清单的前面，B类放在中间，C类放在清单的最后面，优先完成A类任务，以此类推。
这样做的好处是，如果时间不允许，我们可以选择只做A类或者AB类任务，C类任务可以选择推迟、放弃或者安排其他人去完成。
3、有所为有所不为——不要为无法完成所有任务而焦虑
列好清单之后，我们可以首先快速完成A类任务，然后着手处理B类任务，最后处理C类任务。有时候我们能够完成清单上所有列出的事情，但是很多时候我们可能根本无法做到这一点。而且有时候，我们即便是按照优先次序开展这些工作，也有可能连A累任务都无法全部完成。这个时候，很多人会为此产生焦虑。其实大可不必。我们必须知道，使用”事务清单“的目的是为了帮助我们更高效地利用自己的时间，而不是为了强迫自己做完清单上所有的事情。理解这一点，可以帮助有效缓解我们的紧张情绪。
如果我们已经做完了所有的A类任务，那么就可以考虑一下自己还有那些比较重要的工作没有完成，并把它们添加到”事务清单“上。
很多人使用”任务清单“只是希望能够让自己的工作变动井井有条，这样坚持几个月之后，这其中大多数人都会觉得，在定期列出任务清单并对任务的重要程度进行排序之后，他们的工作生活变得比以前更有条理了。
如果你的工作内容包含很多细节性工作，那事前工作次序的设定就显得更加重要：它可以确保我们不会忘记某些重要工作；可以帮助我们确认自己已经完成了所有重要的工作，可以激励我们划掉那些并不需要的工作。
通过完成更多的A类任务，并尽量减少C级任务所占用的时间，我们所能够取得的成就就会发生结构上的变化。而这只是高效工作的开始。
4、如何在限定的时间内做更多重要的事情
”任务清单“的记录作用，可以让同样工作变得更容易，效率更高。我们前面讲到将重要的工作列为A类重要事项，其原因可能由于这件事我们是第一次做，需要深入学习，会花费大量时间，做不好的几率比较大，后果会很严重，必须引起我们足够的重视。如果我们成功地将这些任务完成，并通过复盘将成功完成这项任务的步骤、心得记录在相应的清单上保存起来。之后遇到同样的任务，我们就可以很轻松地快速完成这些任务。甚至可以将这些之前的A类任务列入C类任务，安排指导他人去完成就可以了。
总之，在学习并利用时间管理技巧的时候，刚开始最重要的事情就是体会自己如何利用好每一个五分钟时间，这样才能够清晰地意识到自己的时间分配方式。一旦我们能够自动识别这些模式，就不要时刻考虑这些问题，除非你想继续提高自己的时间管理水平。
那些善于高效利用时间的人总是会为自己安排很多A类任务。他既不会反复考虑自己应该先做那一项A类任务，也不会在某一项A类活动上过于追求完美。先完成，后完美是他们做事的基本原则。相反，他们每天都会去完成好几项A类任务，并且时刻提醒自己，一旦明确了任务，完成这些任务最佳时机就是现在。
