如何系统分析项目的干系人?

项目的干系人,也就是跟项目相关的人员。这里面有反对者,也有支持者,还有很多无所谓者,他们各自对项目有着不同的期望和诉求。我们把期望和诉求统称为利益。加上他们各自岗位的权利。我们就可以通过二维四象限工具把相关人员分成四类:

1. 高利益,高权利的代表:项目发起人;

2. 高利益,低权利的代表:项目组成员;

3. 低利益,高权利的代表:相关部门负责人;

4. 低利益,低权利的代表:外围支持人员以及客服这类需要知道项目特性的人员。

高利益,高权利的代表:项目发起人

项目发起人是项目的源头,为什么做这个项目,要做成什么样,都是由项目发起人向公司内部成员传达的。在我公司里,一般产品经理主导,他会按照公司的战略方向或部门阶段性目标来制定需求。在需求讲解的时候,会讲清楚需求的目的,以及实现的路径。

具体我们可以让项目负责人在需求评审的时候回答以下几个问题

1. 项目目标:这次项目的背景和初衷是什么?项目完成后需要达成什么目的?我们怎么知道目的是否达成?

2. 项目流程:项目中的重大事项如何决策?如果确认需求变更?

3. 项目沟通:在项目开发过程中,如何高效同步信息?

4. 项目风险:项目风险在哪?如果风险真的发生了,我们该如何应对?

因为利益相关,所以非常有意愿去帮助我们推动项目。在项目遇到困难,自己搞不定时,可以向项目发起人请教。

高利益,低权利的代表:项目组成员

项目组成员的绩效直接跟项目结果相关,所以他们也是非常有意愿把项目做好。但在很多公司,并没有把信息很好地传递给项目组成员,导致他们只能闷头做事。很明显这样做事效率不高且容易出错。为了解决这个问题,也可以借助提问去了解他们的诉求

1. 项目目标:你是否了解项目的背景信息?如果没有,你希望知道哪方面的信息?

2. 项目流程:项目的总体计划和里程碑是否周知?组内的任务分配是否合理?需求变更的流程是怎样的?需求文档、设计图、bug管理等工具是否了解?

3. 项目沟通:如何同步任务信息?

4. 项目风险:你认为项目的风险点在哪?

项目成员是直接干系人,他们能知道项目里的细节问题。所以项目里的各项章程、流程规范都应该跟他们进行共创,这样能更好地提高执行效率。

低利益,高权利的代表:相关部门负责人

相关部门负责人对该项目在利益上没有太大关系,但可能会涉及到项目资源的安排。它的态度往往决定了某些关键节点的效率。项目经理与其他负责人沟通时,要先去了解其部门的OKR或KPI,在项目的过程里帮助其完成指标,这样往往能给自己项目争取到更好的资源。

如果没办法帮助其完成部门指标,也可以想办法让部门之间的工作更顺畅。比如与设计负责人沟通,发现其一直抱怨设计资源不足,项目进度都很紧,开发对设计不友好等,当我们认真对待他的诉求时,往往也能得到超额的回报。

总结一句话,想要这部分负责人改变态度,最重要的就是弄清楚他不配合的原因。

低利益,低权利的代表:外围支持人员以及客服这类需要知道项目特性的人员。

项目里一些复杂度低且非核心的工作,我们有时候会安排给外包人员。对这部分工作项目经理更多是把规则和范围制定清楚,做好进度管理和监督.

对客服、运营、销售等工作上跟项目有交集的部门,要做好上线前的培训。他们对项目特性的了解直接影响到用户的使用,做得好能放大项目的价值。

ps:听再多不如做一遍,建议大家动手做一个干系人分析表格。

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