如何做好一场活动(二)

001 活动准备

随后到我们举办活动的环节。我们在活动举办日期的前半个月到二十天会提前入驻举办活动的城市,最好是活动范围在现场附近,以便于了解当地城市的天气状况、交通情况以及人流量等。

这种预先把时间留出来是我们一向的工作习惯,提前留出时间好对可能会出现的应急情况作处理。同时也可以将准备环节尽可能与活动当天现场环节一模一样,以此来还原与模拟。

002 活动现场

活动现场是举办活动最重要的环节,它决定了你这半年时间的准备工作是否合格,是否经得起考验。我们从接待的志愿者、活动现场组织者,活动引路志愿者等活动不同岗位工作人员方面着手去安排,尽可能做到所有细节都有工作人员在把控。

每一个环节的内容、环节的嘉宾,环节的音视频、环节的气氛、时长(精确到分)等都需要制定流程表,提前和嘉宾主持人以及工作人员进行核对。活动正式开始才能按部就班的根据活动的流程表来进行。

活动现场经常会发生一些意想不到的意外情况,嘉宾没有及时赶到现场,环节之间衔接有空场等等。这个时候备选方案和planB就起到了很好的作用,因此花时间和精力在备选方案上是很有必要的。

003 活动复盘

整个活动结束之后,先对所有到场的嘉宾以及参与活动的媒体和工作人员做一个类似活动闭幕式的发布会,把所有的流程和细节在短时间内进行复盘,快速地总结出环节的数量、内容、效果、以及对后续传播起到至关重要的通稿。

这个环节我参与过三次,个人认为,这种高度复盘比办一场活动需要的强度还大。但是通过复盘,不光是我们工作人员,所有参与活动的嘉宾和媒体都能很清晰明了,而且有收获。

004 二次传播

活动结束后的二次传播也是很重要的,涉及到城市的宣传以及各地媒体的稿件宣传。这个是我们举办活动的最后一个环节。

在这个环节中,会有专门的活动数据统筹来去复盘,总结出活动传播内容以及活动的相关数据,好分配给各个城市进行宣传。

005 总结

通过复盘一场我们的活动经历,大概能总结出主题-方案-传播-沟通-细节-现场-复盘-二次传播等几个流程。通过这几年活动的历练,让我有了活动的思维,无论做任何一件事情,哪怕是小到写一篇文章,都应该有逻辑和流程的分配

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