我们在进行公文写作的过程中，决然不能未经任何准备直接动笔就开始创作。如果这样做，那无疑只能是闭门造车，仅仅凭借主观意识去撰写材料。然而，公文的性质决定了其必须具备真实性，要始终坚持实事求是。公文里的一言一语、每一个数据、每一个例子都务必准确无误，因为稍有偏差，就可能会脱离实际情况。如果夸大其词，吹嘘过头，会使得你本部门本单位权威性和公信力受损，其次给领导一个错误的信息而导致一个错误的决定，从而影响工作的推进和落实，更无法经受住上一级领导的严格检验、兄弟部门单位的交流学习。那可想而知，后果有多严重。
在真正动笔之前，要认真收集、占有相关材料，把与你所写的材料相关的简报、数据、汇报、报告、简介等等全部收集起来，快速浏览一遍，抓住重点和关键信息，然后为己所用。
当材料收集完毕后，需要明确的是，我们不能将所收集、占有的全部材料原封不动地放置进文章中。而是应当对所收集的材料进行精心筛选和处理，去粗取精、去伪存真、高度凝练与融合。要在不违背材料原来的事实和本来面貌的基础上，展开一番深度的加工。
那么，究竟该如何对材料进行加工呢？首先，要对材料进行分类整理，区分出重要与次要、核心与边缘的内容。然后，对于重要和核心的部分，要进行深入分析和研究，挖掘其中的潜在价值和内在逻辑。对于次要和边缘的内容，则要果断舍弃，以免使公文显得冗长繁杂。接着，要对保留下来的材料进行提炼和概括，用简洁明了的语言表达出关键信息。同时，还要注意材料之间的衔接和过渡，使之成为一个有机的整体，逻辑连贯、条理清晰。只有这样，经过深度加工后的材料，才能在公文中发挥出最大的作用，使公文具有更高的质量和价值。分三点展开来说说：
第一，对于那些内容相同、逻辑相同、特点相同以及意思相同的材料，我们需要进行细致的分类归纳。在这个过程中，对于一些零散的材料，要有选择性地进行取舍，有用的则予以保留。随后，对这些保留下来的材料进行深度的概括、融合，从中提炼出最具实用价值、最有价值含量、逻辑最为严密、条理最为清晰的精华部分，以便为我们自身的公文写作提供有力支撑和参考。
第二，面对数量较多、采用平铺直叙方式呈现的材料，通常我们应当运用 “撮要概述” 的方法。这意味着要牢牢抓住其中心思想，将围绕中心思想展开的那些细枝末节的内容予以剔除。力求通过最为简洁的文字，清晰而准确地交代清楚事件的整体概貌以及核心实质。虽说这一要点在表述上看似简单，但在实际操作中却颇具难度，需要我们用心去仔细体会和琢磨。
第三，倘若所面对的材料本身质量上乘，具备清晰的逻辑架构、完整的事件描述，那么我们就可以直接截取自己所需要的部分加以运用。但必须注意的是，在截取材料的过程中，绝不能出现断章取义的情况，不能曲解原本的意思。同时，所截取的部分在上下文的衔接上要做到顺畅、自然，放入整个文章当中，既不会显得突兀，也不会感觉生硬，要确保整个文章整体流畅，达到恰到好处的效果。
