长假回来，我发现很多管理者比节前更忙了，找他们的人和事总是排成长长的清单。通常情况下，很多管理者会根据任务的重要性和紧急情况来做选择，但不管怎么样，他们往往还是要处理完所有的任务，但是要处理完所有任务，他们的时间根本不够用。为了完成所有任务，他们选择长期的加班、熬夜，这很可能把自己累垮，因为随着时间的推移，不断会有新的任务排进来。
许多管理者以为，只要更努力，就能提高生产力。但这将是一个必败的游戏。他们疲惫不堪、整体产出下降，最终有可能因为崩溃而选择退出。实际上，管理者不应该仅仅因为活动非常重要，事情特别紧急，就把他们稀缺的时间花在上面。他们应该只做企业里其他人几乎做不好或者完全做不到的事情，尽可能多地把时间花在这些事情上。也就是真正发挥自己在企业里、团队里的比较优势。具体而言：
一是明确自身优势领域。管理者在企业中往往具备多种技能和知识。例如，有的管理者擅长战略规划，他们能够凭借对市场趋势的敏锐洞察和企业资源的深刻理解，制定出具有前瞻性的战略。像苹果公司的乔布斯，他具有非凡的产品设计和市场洞察力。他把大量时间花在构思产品理念、确定产品发展方向等关键战略决策上，而不是去处理日常的行政事务。
还有一些管理者在团队激励方面有独特优势。他们深知员工的需求和心理，能够运用有效的激励手段激发员工的积极性。比如，谷歌的管理层通过营造开放、创新的工作环境，提供丰富的员工福利和职业发展机会，让员工感受到公司的关怀，从而提高员工的工作热情和忠诚度。这种激励能力是他们不可替代的优势，他们应该把时间重点放在与员工沟通、设计激励机制等事情上。
二是切实提高工作效率。当管理者专注于自己擅长的、不可替代的事情时，能够以更高的效率完成任务。因为他们在这些领域积累了丰富的经验，掌握了高效的工具和方法。例如，在项目管理方面，一位经验丰富的管理者能够快速识别项目的关键环节，合理分配资源，监控项目进度。他们不需要花费大量时间去学习和摸索，相比那些不擅长项目管理的管理者，能够更快地推动项目向前发展。
同时，这种专注可以减少因处理不擅长事务而产生的错误和反复修改的时间成本。比如，一个不擅长财务分析的管理者，如果硬要自己去处理复杂的财务报表分析任务，可能会出现理解偏差、计算错误等问题，需要花费更多时间去纠正，而把财务分析工作交给专业的财务人员，自己专注于自己擅长的决策制定等事务，会大大提高整体的工作效率。
三是提升企业价值。管理者是企业的关键决策者和协调者。如果他们能够充分发挥自己的比较优势，就能更好地为企业创造价值。例如，一位在市场营销方面有优势的管理者，能够精准地把握市场动态，制定出有效的营销策略，从而提高产品的市场份额和品牌知名度。这比他们花费时间在一些琐碎的事务上，对组织的价值贡献要大得多。
他们还可以通过发挥自己的优势，带动团队成员发挥各自的优势，形成一个优势互补的高效团队。比如，管理者擅长沟通协调，就可以通过有效的沟通，让技术团队、销售团队等不同部门之间更好地协作，发挥各自的专业优势，共同推动组织目标的实现。
与此同时，在时间管理方面，管理者要尤其避免眉毛胡子一把抓，眉毛胡子一把抓会给管理者或企业带来显著的弊端：
一是时间浪费严重。管理者如果试图处理所有事务，就会陷入事务主义的泥潭。例如，一个管理者既要去处理战略层面的决策，又要亲自处理一些日常的文件审批、员工考勤等琐碎事务，会花费大量的时间在这些低价值的事务上。这些琐碎事务可能只需要花费几分钟或者十几分钟就能完成，但管理者因为要频繁地切换任务，会浪费很多时间在任务切换上，而且很难集中精力处理重要事务。
最大的问题是，管理者如果花太多的时间和精力于琐碎的事务中，他们就没有时间去思考公司的战略、业务和关键人才等了，过去外部环境良好的背景下，这些思考的缺失，似乎并不影响企业的发展，而在当前充满不确定性的当下，一个企业如果没有人去思考战略、业务、人才等，企业可能很快就运行不下去了！
二是精力分散导致决策失误。管理者精力有限，如果要兼顾太多事务，很难保证在关键决策上能够集中精力进行深入思考。例如，在企业面临重大战略转型决策时，管理者如果还要分心处理一些日常的客户投诉、设备维修等事务，可能会因为精力不集中而对战略转型的细节考虑不周全，导致决策失误。这种失误可能会给组织带来巨大的损失，如进入错误的市场领域、投资错误的项目等。
三是不利于团队成员成长。当管理者眉毛胡子一把抓时，团队成员往往没有机会去锻炼和提升自己的能力。例如，管理者亲自处理一些本该由下属负责的事务，下属就会失去锻炼的机会，长期下去，团队成员的能力得不到提升，团队整体的活力和竞争力也会下降。而且这种管理方式会形成一种依赖文化，团队成员习惯于把问题都推给管理者，不利于团队的自主发展。
总而言之，管理者应该通过识别自己的优势，合理分配时间，把精力放在关键的、不可替代的事情上，同时学会授权，让团队成员发挥各自的优势，这样才能实现高效的时间管理和组织的有效运作。事实上，那些利用比较优势原则将某些任务从日程上移开，以便能够承担真正的关键任务的人，将创造出最佳机会帮组织获得竞争优势，同时也让自己元气满满（原创作品、版权所有，欢迎关注）。
作者简介
王荣增：管理咨询师、国际注册管理咨询师（CMC)、管理培训师、商业作者。专注企业文化、人力资源咨询及培训，著有《精进管理：如何成为卓有成效的管理者》。
