在工作中,常常有人遇到了问题就胡子眉毛一把抓,弄得自己焦头烂额,却什么也没解决。
那症结到底出在什么地方呢?
爱因斯坦曾说:如果我有一个小时来拯救地球,我会用59分钟界定问题,然后用1分钟来解决它。
可见,想要在工作中提高做事的能力,就要先学会如何界定一个问题。高杉法,就是这样一个模型。它先对问题进行分类,再提出解决思路。
高杉法由日本人高杉尚孝设计。高杉尚孝曾任职于麦肯锡管理咨询公司、美孚公司以及摩根大通公司,负责拟定企业的经营策略、并购计划和全球的人力资源开发。他在多年的工作生涯中,总结出了这套高效的工作方法。
一、把工作中遇到的问题,划分成三大类
工作,就是不断解决问题的过程。那“问题”到底是什么呢?问题就是工作现状和期望之间的落差。由此,高杉法把问题划分成了三大类:
第一类,恢复原状。解决已经出现的不良状态。比如,打了一天喷嚏,就需要治疗感冒了。
第二类,预防隐患。如果不采取行动,未来就可能出现不良状态。假如身边有很多人都感冒了,那怎么做才能防止被传染呢。
第三类,追求理想。当下没有不好的状态,未来也不会发生糟糕的事,但是希望现状可以更上一层楼。就像,虽然没感冒,也没有被传染的危险,但是想让自己身体更健康。
需要注意的是,同一个问题会因为立场不同,划分成不同的类型。举个例子,一个创业公司想要更好地发展,开发了一个新的产品。那么,对创业公司来说就是追求理想的问题,但是对承接销售的公司来说则不然。这个新产品能不能适应现在这个销售模式呢,这是一个有风险的事,所以对销售公司来说就是预防隐患的问题。
一个问题,有时也会包含多个分类。就像治疗反复感冒的过程中,不但要治好病,根本问题是要提高自己的抵抗力。这样,问题就同时包含了恢复原状和追求理想。
二、将分类进行准确定位,使工作事半功倍
首先,如何定位才能更有说服力呢。
我们在工作中遇到问题,大多数都需要和同事,甚至其他部门进行配合。想让自己更有说服力,就要注意一个前提:以对方的认知为重点。也就是,站在对方的角度来想。
就好像一件事,对方认为这是一个需要恢复原状的问题,你却认为现状没问题,只要预防隐患就行了。由于双方对问题的定位不一致,那问题就很难去解决了。不固执于自己的认知,转而从对方的认知出发,才能有说服力。
其次,面对领导时,该怎么定位问题呢。
领导的头脑中只有“追求理想”,不论是恢复原状还是预防隐患,他们都会认为这不是应该的么,哪算得上问题。
但事实上,员工每天面对的问题都是一些眼前急需解决的问题,这些问题大部分都是预防隐患或者恢复原状。比如一个正常经营的门店,员工只是需要努力保持销量的增速,维持在一个常规状态。或者有时,员工甚至还要面对业绩下滑的情况。
假设公司的一个门店出现了糟糕的情况,如果把问题定位为恢复原状,可能还会出现新的问题。那就是,解决问题的过程,通常都会变成寻找替罪羊,部门之间相互甩锅。因为大家都把注意力放在了“为什么会变糟”、“这到底是谁的错”。
所以,如果希望更积极地处理,想把大家的注意力转移到解决问题上,最好的方法就是把问题定位在“追求理想”。重点放在如何改善,如何制定成长策略,才是行之有效的方法。
最后,怎样定位一个问题,才能销售出高价的商品或者服务呢。
面对这种情况,把问题定位成“预防隐患”会有非常好的效果。
假设你需要修一个坏掉的手机,店员说这个配件现在很难找到了,可能需要1000块钱。你愿意花大价钱,只是把手机恢复原状吗?肯定不愿意的,这个成本太高了,不划算,还不如新买一个。
那假设你可以1000块钱买一件漂亮衣服,你选择“追求理想”吗?可能想一想,变美确实很不错,但是买新手机这事更着急,衣服就算了吧。
但是,假设花1000块钱可以打一种疫苗,让你终身远离某一种癌症,你会选择吗?我想大多数人会选择的。
心理学研究显示,每个人都想规避风险。在股市,赚1000万的开心,亏1000万的痛苦,哪个心理冲击更大?当然是亏损。所以,在特定情况下,把问题定位在“预防隐患”,更有利于解决难题。
三、根据定位的问题,快速找到解决之道
高杉法对每一种定位的问题,都给出了一套普遍通用的解决思路。当把问题的分类进行正确定位之后,实际上也就圈定了课题的范围。这就是高杉法能够高效解决问题的秘密。
什么是课题呢?如果要解决问题,就要处理好几件重要的事项。这几件事项就是课题,也是我们解决问题的方向。
首先,面对恢复原状的问题,课题的核心就是掌握状况。比如门店销量下滑,那就需要掌握现在的真实销售数据。下一步进行原因分析,为什么会下滑。找到原因后,采取根本措施,找到恢复的方法。有时,可能还需要一些应急处理,比如借调出色的员工。最后,思考如何才能防止复发,准备预案。
第二,对于预防隐患的问题,课题的核心有两个:诱因分析和预防策略。如果门店现在还是稳定增长,但是如果放松监管的话,情况就可能变糟。这时,就要对诱因进行分析,到底是什么诱因可能会导致情况变糟,并提前找到预防的策略。
这里还要思考一个重要的课题,就是发生糟糕情况的应对策略。预防策略和应对策略区别在哪呢?比如天要下雨了,出门带了一把伞,就是预防策略,但是又准备了一身替换衣服,就是应对策略了。这时,我们就能以不变应万变,放心地出门了。
第三,在应对追求理想的问题时,核心课题就是选定理想和实施策略了。假如门店平稳增长,也没有隐患,但是希望生意更红火。这时,就要根据自己的实力,选定一个理想目标了,比如希望成为朝阳区最火的小龙虾店。有了目标,还需要细致地制定每一步计划,进行策略实施。在这个过程中,也要对门店进行资产盘点,分析这个店的强项和弱项分别是什么。
到这里,就相当于爱因斯坦已经用59分钟界定完了问题,剩下的就是撸起袖子干活了。
高杉法,可以帮助我们在遇到问题时,第一时间弄清问题是什么,也能快速提出自己的解决方案。三种不同的课题思路,让我们的解决办法逻辑更严谨,也更有前瞻性。
当我们在职场中把工作做的更深入,把问题想在前面,甚至能做到和领导形成一种互补,职场道路一定会更顺利。