走在大街上，有人随手塞过来一份传单；被拉去参加一个会议，得到了一份资料；办个会员卡，签署十几页的协议；甚至买个喝水的杯子，都可能会附赠好几页说明书和一打优惠券……
这些文件、通知、资料被我们带回家，然后就随手放进抽屉，或者直接扔在桌子上，过不了多久，就变成了一沓再也没有勇气去整理的纸了。
同样的数量下，对文件进行清点，比对衣物、鞋子、工具这些物品的清点要困难数十倍。
这是因为，大部分的文件我们都需要去仔细阅读和分辨才能知道其中的内容。
拿出一沓文件，光是搞清楚它们到底是什么，就过去了大半天。
为了不让自己走进这样的死胡同，你就要在拿到文件的那一刻开始行动——是否保留？
放在哪里？下一步还需要做什么？
这些问题如果不在当时就做出处理，几乎就永远都不可能再处理了。
能够支持你进行这种快速处理的，必须是一个简单好记的文件分类系统。
蚂小蚁在《爱上收纳》中分享她也曾经为文件分类的琐碎和庞杂而头疼，直到有一天，她在《你早该这么玩Excel》一书中找到了答案。
我们都知道，根据不同行业的不同需求去设计不同格式的Excel表格是一件非常复杂的工作，但这本书提到了一种异想天开的概念——“天下第一表”。
所有的信息其实都是具有相通属性的，无论什么行业，什么数据模型，都可以用“源数据表”加“分类汇总表”加“参数表”这三张表搞定。
这种化繁为简的方法同样可以帮助我们来应付各种文件。
因为文件里包含的也是信息，从收纳的角度来说，信息的保留价值无非也是三种：待处理、处理完毕需存档、随时查阅。
文件第1类：流动的文件
流动的文件指的是那些有明确的进一步处理需求的文件。
比如：尚未报销的医疗单据、等待填写的表格、需要转交给他人的资料等。
它们适合收纳在拿取方便的地方，例如你的办公桌上。
文件第2类：存档的文件
存档的文件指的是那些已经处理完毕，但依然需要长期保存供查阅的文件。比如：学位证、结婚证等证件，走完流程的购房、购车、保险合同等，体检记录及历史医疗单据，已完成的学习笔记等。
它们适合收纳在空间比较充足，但不一定特别方便的位置，例如你的文件柜里。
文件第3类：随时要用的参考文件
随时要用的参考文件指的是我们平时常常用到的一些参考资料。
和流动的文件不同的是，它们没有特定的待处理需求；和存档的文件不同的是，它们的使用频率很高。比如： 打印出来的宝宝辅食菜谱、常用联系人的资料、日常健身或饮食计划清单等。
它们适合收纳在使用场所的附近，例如你的冰箱上、黑板上、格子间的墙壁上。
在这三大类的基础上，如果有必要，我们再按照归属人、时间、功能等属性进行进一步地细分类就可以了。
这种以不变应万变的“万能的文件三分法”，几乎适用于工作场景和家庭生活场景中所有信息类物品。
总结一下，任何像文件这样的信息类物品都可以按照我们使用它的方式分成流动、存档、参考三类，这样分类还能便于我们找到对应的收纳方式。
