春节后，又完成了一个500人大会的组织工作。
组织较为大型的会议，肯定是一个“累”字了得，想想自己十年来都在做这个工作，真是感慨。
今天不妨说说会议组织中，容易疏漏的六个细节，都是血泪史，小伙伴们千万不要跳坑。
1、印刷品注意更新版本
大型会议的一个特点是文字稿、PPT、宣传册、议程比较多（原因：领导要求严格、时间流程总是变化等原因），经常需要反复修改，这时候一定要注意版本保存问题，一定要保证印刷或是打印的是最终版本，避免好不容易改完了一版，结果打印出来的还是老版本。当然，老版本也别丢，退回来的几率也是存在的。
2、座位安排的讲究
中国传统：以右为大，成语里有“无出其右”的说法。也就是说，无论领导人数是单数还是双数，2号要坐在1号的左手边。不过，以实践经验论，每个公司的习惯不同，这一点一定要注意，不要和惯例对着干，容易被骂“不懂事”的，所以要多征求领导的意见。
3、音响音响音响
重要的事情说三遍，音响非常重要，如果在测试中就感觉不合适，最好外租专业的，因为很多会议室的音响要么是为了省钱，要么是质量太差，总是有杂音。无论你的会议准备得多么充分，音响只要不行，开会的质量肯定受影响，还伤害会议准备人员的士气。
4、照相尽量关投影
现在的会议流行放PPT，但是一般的会议室无论是投影还是LED，如果有人在它前面合影、颁奖、讲解，照出相片来，人物很容易发黑。这个可以用拍摄技巧来弥补，不过要想比较简单的拍出好照片，特别是大合影，还是尽量将投影关掉吧。如果拍照之前为了看屏幕清楚，室内照明也关了，那在照相时就应该打开，充足的光很重要。如果是发布会性质的，需要给演讲者特写，可以考虑使用闪光灯，但是不要频繁拍，以免影响演讲者和会场氛围。
5、会前通知很重要
会前通知很重要，千万不要嫌麻烦。比如，服装要求、签到要求、车辆要求等等，一定要通知到位，否则只要一个环节出差错，很容易造成不愉快。另外，会前5分钟，要通知大家手机调到静音或关闭、是否有休会、从哪个门去洗手间等，避免这些因素影响会议进程。
6、第一时间宣传
做了就要说，开大会更要及时宣传。很多会议组织者，总是忙完了会议，就给自己放大假，思想意识也放松了，其实会后宣传可能比会议本身还要重要，所以“行百里者半九十”，宣传的稿子一定要及时写及时发。此外，重要的会议，往往议程、主报告、领导讲话都会提前写出来，所以可以根据这些资料提前写好宣传稿，最后加领导金句和图片即可。
组织会议是一个综合系统性工程，细节很多。
偶有建议，希望能够真正帮助到大家。
讲干货，上首页。
