1、签订物业服务合同。《物业服务条例》第十五条规定了业主委员会的职责,其中包括“代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同”。第二十六条规定:“前期物业服务合同可以约定期限;但是,期限未满、业主委员会与物业服务企业签订的物业服务合同生效的,前期物业服务合同终止。”由此可知,签订物业服务合同是物业服务公司与业主委员会进行沟通的头等重要大事。
2、确定物业服务费标准。当合同规定的费用标准不足以满足物业服务实际工作需要时,应与业主委员会进行沟通,并通过业主委员会与业主大会沟通,以适当地调高服务费用标准。当合同约定的费用标准超出了需要时,业主委员会也与物业服务公司沟通,以求降低费用标准。《物业服务收费管理办法》第七条规定:“物业服务收费实行政府指导价……具体收费标准由业主与物业服务企业根据规定的基准价和浮动幅度在物业服务合同中约定。实行市场调节价的物业服务收费,由业主与物业服务企业在物业服务合同中约定。”
3、专项维修资金的续筹、归集与使用。《物业服务条例》第十一条规定:“业主大会履行下列职责:…….(四) 决定专项维修资金的使用、续筹方案,并监督实施……”业主委员会作为业主大会的执行机构,在专项维修资金方面负有重要职责;当物业服务公司因工作需要而须动用维修资金时,首先应与业主委员会进行沟通,继而通过业主委员会征求业主大会的意见。
4、召开业主大会。按照《业主大会规程》要求,业主委员会要组织业主定期召开业主大会和临时业主大会,以讨论并决定相关事项,其中包括制定和修改业主公约,物业区域内物业共用部位和设施设备的使用,区域内的秩序,卫生等规章制度,物业维修资金的使用、续筹以及选聘物业服务企业等事项。
5、管理用房的用途。《物业服务条例》第三十八条规定:“物业服务用房的所有权依法属于业主。未经业主大会同意,物业服务企业不得改变物业服务用房的用途”。当物业服务公司为了某种工作需要,需改变物业服务用房的用途时,也必须与业主委员会协商,协商不成的则由业主大会决定。
6、共同催缴物业服务欠费。《物业服务条例》第六十七条规定:“违反物业服务合同约定,业主逾期不交物业服务费用的,业主委员会应当督促其限期缴纳。”
7、物业共用部位的经营。物业服务企业若利用小区的共用部位、共用设施设备进行经营活动,必须首先与业主委员会进行沟通,协商是否可以进行经营,以及受益的分配及使用问题。
8、物业服务维修基金的使用。物业共用部位,共用设备设施的维修更新费用从物业服务维修基金增值部分中开支,具体使用计划由管理公司提出,经业主委员会批准后实施。
9、预算外的管理支出。在实际管理运作中,经常会有一些支出是编制预算时未考虑到的,如政府的收费、维修工具(仪表)的更换等,只要是预算外支出一概要报业主委员会审批。