学校档案工作坚持集中统一的管理原则。综合档案室在校长的领导下，负责统筹、协调、组织、管理本校的档案工作，并对各职能业务部门进行档案工作的业务指导。

一、总则

（一）根据《档案法》、《普通初级中学档案管理办法》的规定和国家档案局的要求，为了进一步加强学校的档案工作，推动学校管理现代化，更好地发挥档案的职能和作用，特制定本实施细则。

（二）我校的档案是学校在教学、科研、党政群管理以及其它各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式载体的原始记录。主要是由党政群管理、教学、科研、后勤管理、基建、财会档案组成。

（三）档案管理是各项管理工作水平和效果的真实反映和历史记载，是不可缺少的一项专业工作。各部门必须把档案工作纳入各项管理工作中。

（四）学校的档案工作要坚持集中统一的管理原则，所有档案由档案室集中管理。

二、档案的形成和归档

档案的形成是指各部门对办理完毕、日后对管理和教学、科研活动有一定查考、利用价值，按照一定的规律集中保存，定期向档案室移交的文件材料。

（一）归档的文件材料：详见《中学档案管理考核细则》。

（二）不归档的文件材料：

1.重份文件；

2.事务性、临时性的文件；

3.一般文件历次修改（定稿除外）；

4.为参考目的从各方面收集的文件材料；

5.参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

6.上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；

7.越级和非隶属机关抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

8.外事机关送来的征求意见的文件未定稿；

9.无特殊保存价值的信件、一般性建议或意见的人民来信。

（三）文件材料分别立卷统一管理。

学校采用各科室文件材料实行分别立卷，学校档案室要对全校文件材料的形成积累、整理和归档工作进行指导、监督检查。

（四）归档时间

1.学校档案的集中整理时间为次年的3月份。

2.电子档案的上传工作在次年的4月底前完成。

3.纸质档案的归档工作在次年的6月底前完成。

（五）归档案卷立卷要求

1.每年立卷一次，文书立卷前把材料收集齐全。请示和批复、正本和底稿、正文和附件必须立在一起；即正文在前、附件定稿在后，批复在前、请示在后，转发文件在前、原件在后，以保持文件的完整。

2.各科室工作的文件材料，要根据各自形成的规律特点，自然地形成成套文件材料的整体，同一类的归档文件材料应格式一致。

3.立卷前先拟定案卷类目，在根据类目进行分类立卷，卷内文件要保持有机联系和文件的不同价值。

4.卷内文件排列顺序固定后，需填写卷内文件目录，编制卷内备考表，拟写案卷题名，并填写全宗号、目录号和案卷号。

5.凡是归档的文件书写纸张要优良、字迹工整、图样清晰，一律用黑色碳素笔书写。

6.案卷内的文件装订前要去掉金属物装订，使之整齐美观。

7.整理好的案卷按顺序依次装盒，并按规定填写档案盒的相关内容，详见《中学纸质档案整理规则》

三、档案的管理

（一）档案的保管

1.在办理档案移交手续后，专职档案管理员必须认真验收，存放档案必须有专用柜，排列有序，分门别类保管。

2.档案室应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防尘、防虫、防鼠等安全措施，保证档案完整无损。

3.要编制档案总目录、分类目录等检索工具，便于保管与提供利用。

（二）档案的统计由档案部门负责，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管利用及时进行汇总分析，日常随做随统计，做到准确可靠。

（三）对保管期限已满的档案根据有关规定必须登记造册，经鉴定需要销毁的档案，提出销毁报告。经有关领导审批后销毁，同时报上级单位的并报上级主管部门备案。销毁档案要指定两人以上进行监销，严格执行保密规定，监销人应在监销清册上签字，已销毁的案卷材料，应在有关条目备注栏内注明。

四、档案工作机构和人员

（一）学校设立综合档案室，隶属学校办公室，受学校主管校长的领导，档案室负责统筹、协调、组织管理全校的档案工作。

（二）各部门设有兼职档案员，负责本部门日常文件材料的积累、整理和归档工作，并接受档案室的业务指导、监督、检查。

（三）学校档案室的业务工作受上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。

（四）热爱档案事业认真学习和掌握档案专业知识，忠于职守、埋头苦干，做好本职工作。

五、档案信息的开发利用

（一）学校档案开发利用是档案管理的一项重要内容。重点为教育教学服务、为科研服务、为学校发展服务，提高办学能力、教学、科研及其它各项管理水平、增加办学效益，最大地发挥档案的信息资源作用。

（二）重点进行档案信息加工整理，对原始档案资料数据汇编专题资料等。

（三）学校档案开发与提供利用必须严格执行学校有关保密规定，维护学校利益。

六、档案管理的现代化

在当前科学技术飞速发展的形势下，档案管理现代化已成为学校现代化管理的重要部分，在工作实践中要不断增强创新意识，拓宽电子档案平台的服务领域，努力构建一个网络化、数字化有机结合的新型教育、学习和研究的管理平台，提升学校档案管理的层次和效率，推动档案向标准化、规范化、现代化迈进。

附则：档案管理考核细则表

为了建立健全各项档案管理制度，本学校文件的积累、整理和归档工作要列入学校各项管理程序和各项工作的议事日程，作为各有关部门的职责范围和有关人员的岗位职责的重要内容，严格考核和奖惩。

本细则如与上级规定有抵触，按上级规定执行。