最近跟同事一起拜访一个客户,拜访结束后,同事就输出了一份纪要,把当时跟客户沟通的记录全部放到纪要中,形成了一个一问一答的清单就发送了出去,这包含我们公司的同事,客户这边的伙伴。
我第一时间看到了纪要邮件,大篇幅的答标问答格式,不禁就产生了密集恐惧症,这也就不由得投入了一点注意力进行了点追问和思考。
首先要回答:什么是会议纪要?然后就是为啥做会议纪要。
百科上说:会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种法定公文。它的行文方向比较灵活,可以是上行文、下行文和平行文。
会议纪要与会议记录不同,会议记录只是一种客观的纪实材料,记录每个人的发言,而会议纪要则集中、综合地反映会议的主要议定事项,起具体指导和规范的作用。
用我个人的理解来看,会议纪要就是把会议中的要点重点结论记录下来进行同步的一种方式。
会议记录和会议纪要有着本质区别,一个是对会议信息的全面客观记录,一个是对会议信息的信息加工整理。
从数据视角来看,一个是数据记录,一个是数据挖掘,数据挖掘代表着把大量的信息进行加工形成有效的观点,更容易让别人直接使用,而数据记录却很难让观者从中抓到主要结论和观点。如此看来,我们同事更多的是在做会议记录,而不是会议纪要。
回到会议纪要,继续就追问就会发现,其实会议纪要不过是会议的一个附属品,要谈其价值,还要回到会议本身上来,尤其是客户交流相关的会议,这会议上面其实盖着一个问题:
那就是寻找双方价值交换的路径。
会议也好,会议纪要也罢,就是为了打通双方价值交换的路径,找到价值交换的供需机会。因此,从价值交换的机会出发,就很容易定义出会议纪要的重点内容,通常形成的重点结论是一点三方面的信息:
一点:围绕以需求方为中心的问题原点
三方面:针对需求原点的双方观点,达成共识的观点,以及遗留问题的计划 三部分。
所有的一切都是为了解决核心的需求,刚需问题。双方彼此基于需求原点同步和解决思路探讨,并达成进一步解决问题的思路。形成结论,作为接下来双方工作的输入,也是下一次交流合作又更加深入的合作基础。
除此之外其他的信息都是锦上添花。这便是会议纪要的核心逻辑,我认为的会议纪要模型。
基于以上的思考,我自己输出了一个会议纪要模型,供同事参考,也分享在这里,供大家参考。
跟同事沟通后,同事又按照新的模型进行了输出,写的很晚,但却是一目了然的清晰。这让我又想到了之前反复啰嗦的一句话:选择比勤奋重要。做任何事情,如果不能够找到问题本质,没有抓到主要矛盾,没有目的的马上行动,就必然会惯性的做一次又一次,再多的勤奋也不能抵消选择错误带来的目标偏离。
今日思考,不求绝对,但求养成思考的习惯。