如何保证效率 ——与自己的对话

这是一篇笔记,是笔者与自己的对话。

如何保证效率和提高效率,似乎是现代社会里永恒的命题。毕竟闲散而洒满阳光的日子是少数的,大多数时候,人要在时间之中不停穿梭于楼宇之间,无论哲学命题中如何去定义时间,至少人类社会设定了这样一种刻度,人们只能在其中打转,犹如一只松鼠跑在那个轮子上。

保证效率更有可靠性,因为提高效率是在人的熟练度和工作流还没有固定的前提下,才有可能压缩出更多的时间。如果已经是中午熟练度的工作,那只有保证效率这一途径。

与自己对话时,发现效率与预期是相对应的,设置的清单项目过多,过高估计自己的CPU处理能力,会带来不好的感观。

只要要点的话,只看这张小图就行:




这里正文开始,具体操作起来,简单几个步骤:

1.列清单。

清单分为大清单和小清单。

大清单就是一段时间内必须要完成的事项,比如有个考试要到来,那就要花时间准备,这是不以人的意志转移的,这个时间安排肯定是块状的,也就是一段时间内要保证有效时长数,否则除非智力超群,大概率是会被考试拦截的。

小清单就是每日需要做的事项。依据大清单中每个事项块的期限,拆解动作,将动作填入到小清单,这些拆解后的事项块构成了小清单的基石,除此还要填入当日需要完成的其他事项,此时是不加筛选的。

2.删去冗余。

2.1清单列好后,先去关注小清单。

2.2除去前文说的基石事项块,果断划去一些可有可无的事项,比如买个新健身垫,除非是个被别人安排的有时间期限的事,否则把这种事放入到头脑的即兴时间段中,相信你在和朋友喝咖啡闲聊时会不自觉地打开一些购物APP并把它解决掉。

3.估算每项工作时间并乘以放大系数。

每项工作的时间应当充分估量,比如准备考试的时间,如果每天低于2小时,那可能不会起到作用,而且为了保证顺利进行,应当对时间保有余量;系数大小,当然因人而异。

4.重读所有清单。

4.1认识自己的时间。安排好时间刻度后,清单就变得生动具体起来。

除基石项目外一天中尽可能不超出5件需要整块时间的事,否则睡眠时间就会压缩,影响次日的头脑运转;更重要的是,清单无法完成时带来的压迫感和挫败感,会使人陷入焦虑。

4.2这里强调的5件是指需要整块时间处理的事情,如果是碎片时间里可以解决掉的,那适当放入。

5.保持专注

5.1听些什么能使人更快进入沉浸状态,比如我不爱听音乐,但听几分钟播客会有助于我摒除杂念专注到眼前的事情上,但在几分钟后,心绪平静下来之时应该果断切断音源,否则就会过犹不及。当然可能每人不同,笔者是感觉会被背景音拖慢头脑节奏。

5.2即时通讯消息的打断是笔者难以克服的事情,发现被打断超过三次后,自己注意力会失焦,后续的工作进入一种浮于表面的机械式动作。没有好的应对办法,有时工作性质决定你不能不及时响应那些消息,唯一的办法是控制自己每十分钟去查看一次内容,以减少干扰(但其实也不很起作用,因为经常这十分钟内,消息来源那端见无人回应,会直接电话过来)。

6.如果可以,尽可能早起。

总结发现,早晨4点至7点时段,是24小时中唯数不多能不被打扰的时段。笔者羡慕许多人长期熬夜至凌晨还能保持次日高昂精神的能力;但那取决于基因,曾经以为意志力可以解决这样的事情,但困倦到写字如鬼画符时,你会知道那是徒劳地挣扎。


最近总看到有人讲各种对抗焦虑和提高效率的方式,但其实这如同医病,每个处方都不一定能复用,提取公因式的结果,往往是照猫画虎,最后画成了哈士奇。索性自己与自己对话一次,诊断开方,望有效用。

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