新员工入职手册——如何发现并解决项目中的核心矛盾

       工作中领导常说:把工作捋一遍,以前一直不知道啥意思,现在想想,就像挤一根猪大肠,作为炒大肠的第一步清洗工作,要把大肠一点点的从上到下挤一遍,看看哪有“疙瘩”,这些“疙瘩”就是工作中没想通的地方,如果这个工作还是涉及其他人的,你就要问问他有没有相通,他如果也没想通,这个工作可能就是会耽误节点的地方。要重点关注,或者要明确利益,引导执行的同事进行深入思考。同事们都还是很希望把事情办好的,引导他们排除疙瘩,进入“机器人模式”的执行状态是比较高效的。

       突然觉得这篇文章很有味道~

      
举个例子

最近有个项目,上周三开的交付协调会,要求周五由技术部门协助采购部把相关物料的交付周期明确下来,这周四技术人员完成图纸的归档,周五采购部开始对所有物料下发采购的通知。刚好在本周六开始的9天高温假前把工作安排到位,不影响后续供应商的供货工作和周期。九天之后,假期结束,一切工作继续开展,项目可以正常交付,我又可以借项目交付与客户加强交流,深入磨合,继续合作。一切是多么的祥和而美好。

这几天是最关键的时间,本周三,我跟技术人员沟通,关注了一下图纸归档节点。技术人员反馈高温假期间才能完成图纸画图,领导又不在,假期之后才能完成图纸归档工作,节后才能安排交付,也就是节点推延了11天!并且把原因推到采购部周五没有把厂家定下来,所以他们顺理成章的根据优先级先安排别的工作了。MMP

到这个节点,现在这个问题的信息量非常大,涉及采购、技术、计划部(负责制定计划和监督)三个部门。

其实当时我是爆了粗口的,冷静之后,还是要想办法解决问题。

1、我又跟技术人员电话沟通,了解事情的原委,为什么节前归不了档,什么原因导致的,有没有可能把节点抢回来。(采购部上周四没把厂家定下来,直到这周一才定下厂家,所以这三天他们在干别的优先级高的工作;

目前看来节前无法归档,图纸太多,流程太长,

并且计划部已经把我的归档节点定在了节后

工作的正常开展一定是按照制度开展的。

2、然后和计划部及采购部反复沟通,为什么上周协调会中安排的上周五的工作节点没有执行,为什么把节点放在节后,节后下请购能否保证交期。(上周五的工作,采购部推脱是技术人员对接太慢,他们才没能定下供应商,但这不是理由,到底谁是工作的责任部门?

计划部反馈虽然工作要求是节后归档,但是要求技术部门在节前把图纸拿出来一部分,先和供应商开展图纸的对接,最终的交付节点和开会沟通的一样,不变。

采购部觉得这样的计划安排本身就不合理,怎么能把高温假算做他们的工作时间呢,而且假期前发来的图纸,不是归档后的终版,又不能按此要求供应商进行生产,否则图纸发生变动,出了问题谁来负责?最多只能安排供应商进行对图的工作

计划部反馈,这个节点是经过采购部该同事同意的,而且前期定的节点采购部没完成工作,让他们自己想办法弥补)

总结一下!


问题的原因是采购部上一步骤没有按节点完成,导致了這一步骤的拖延。采购部是责任主体。

制定计划时,采购部没有反馈不同意见,虽然口头上说觉得这样不合理,但实际执行不了。

采购部觉得没归档的图纸不能用于正式的输入,安排供应商进行生产加工,只能安排对图等工作。

所以,如果不经过沟通,采购部肯定无法执行节点。他们的工作中有失误。

但是他们的工作失误会严重影响我的工作。

所以,现在问题的核心在于,图纸做好了,没法归档,还有改动的可能性,这个责任不知道谁来承担。

最后,采购部也急了,主动给计划部沟通,最终达成一致意见,供应商和采购、技术确定下周二为节点,把技术状态定下来,图纸不再变更,先开始生产,流程只是签字的事,后补。

这也是计划部的核心意思,但是采购部没有领略到。拖到节后,采购部肯定无法按时供货,到时候会说是计划下的不好,扯皮一堆,对大家都不好。


归根到底,两个部门的沟通没到位。


总结一下方法:

1、协调工作,一定要在制度的框架内进行协调,私下要求同事加班赶工作是不现实的也是容易产生冲突而低效的,除非你是他的上级领导,或者你说服了他的上级领导,或者有什么PY交易。否则,别人凭什么按你的指示增加工作量呢?

2、协调的最根本目的,是捋出来工作中的疙瘩,解决/引导相关同事抹平疙瘩,保证自己的工作和利益不受影响。

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