主持会议:怎样降低你的存在感,提高你的控场力


脱不花老师说,在一个会议场合中(本章更适用日常正式或半正式的工作会议),主持人不仅不应该是主角,而且存在感应该越低越好。

【设置专职主持人】团队再小也应该把主持人的位置腾出来,让成员轮流当主持人。设置专职主持人,其实是为了在一个更可控的情况下推进会议。这样不仅仅是对团队成员的锻炼,也会规避团队领导“自导自演”的情况,并且让决策者最终的判断更有分量。

【会议主持人=牧羊人】一名合格的会议主持人,应该要求自己像牧羊人一样,把握会议方向,控制会议进程。牧羊人就是要目标坚定,把所有羊往羊圈里赶。其次,有强烈的责任心,在羊群走散时负责把它们找回来。坚定地“把羊群送往羊圈”,将会议讨论引导至一个边界清晰的范畴。

【主持会议=行为设计+全程控场】

动作1:行为设计。主持好一场会议,前提是清楚会议的目标是什么。

一是设计场地:是现场、还是专门的会议室、还是度假村,开会场地的选择传达了非常丰富的沟通信息。

二是设计时间:提前还是很晚,花费的时间有一个预估。

三是设计环境:座位摆放、放置物品(水、笔、杯子、计时器、罚款单等)、主持人服装等。

四是设计规则:规则的设计,简言之在会前“立规矩”。规则要根据不同的目标和会议形式去设计。常见的会议规则:第一是手机和电子设备的使用规则设计;第二是发言时间的规则设计;第三是会议材料管理的规则设计。

动作2:全程控场。

方法一:会前积极跑动。方法二:开场自我赋能。方法三:会中敢于干预。方法四:结束出口成章。好的会议总结就是口述一份会议纪要。主持人要高度管理自己的注意力;主持人要提及所有人的意见;主持人可以巧妙地表达自己个人的想法。

【上个台阶:会前如何寒暄】

开会前要注意的负面清单:第一,绝不能聊待会儿开会的正式内容;第二,不能闲聊天,最简单的方法就是发起一个请教,稍微提前关心一下大家做的工作、发生的事情。

【个人感触】

当好一个主持人真的不容易,今天的学习我的感受就是要有几个度:

(1)要有力度。把自己放到牧羊人的身份,目标坚定,做好会议的行为设计。

(2)要有深度。在总结的时候要有一份完整的会议纪要,这就是一个深度的总结概况。

(3)要有温度。关注每个人的意见,不能忽略掉每个人。设定好规则,对每一个人都运用好规则,一视同仁。

(4)要有高度。要规避自导自演,要有较高的觉悟。

(5)要有精度。要设计好规则、时间、环境等各个环节,精心而不失规范。

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