每一个职场人每天面对多项不同类型、不同内容的工作,很可能牵涉众多。因此也经常会遇见各个环节衔接并不流程,导致错漏百出,不是忘记带资料,就是搞错遇见客户的时间地点等等。为了解决这种问题,我们必须要对自己的日程进行有效的管理。下面给大家分享5个步骤,可以有效的管理自己的日程,达到提高工作效率的目的:
1、合理的编制周日程
职场人的日程表是根据工作安排拟定的的行动大纲和基本指引。有些人习惯用月日程,有些人习惯用日日程,也有习惯用周日程的。但是从实际工作出发,跨度太大的月日程和需要每日指定的日日程实用性并不如周日程高。因此,在每周结束前利用表格编制好自己下周工作的日程,可以有效的防止自己的工作出现遗漏的情况。同时,最好给每天的安排留下一定的空白时间,防止有临时安排的紧急工作需要处理却没有时间。
2、每日核对当日安排
作为一个职场人,具备一定的执行力是必要的。有了日程表,却不按照日程表去执行是没有用的。因此,我们在每天工作开始的时候都需要核对下当天的工作安排,以及昨日工作是否有遗漏。而每天结束的是则需要确认第二天有什么工作要做,尤其是涉及外出或者见客户的情况,一定要提前准备并清点好携带的物品。这能最大限度的防止我们忙中出错。
3、紧盯每个活动安排
自己一个人单独工作的时候,出现一些小的纰漏或者错误,还可以在旁人不查的情况下修正弥补。但是一旦遇见活动这种安排时,很多时候错误是没有办法补救的。因此,不管是什么类型的职场活动都应在日程表上着重标记,提醒自己额外关注。尤其需要提醒自己需要注意活动的着装,资料准备,衔接人员等重要事项。
4、总结周期性的工作
职场人士因为岗位固定,所以大部分的工作还是相对明确和稳定的,只是偶尔会有一些突发性的工作需要处理。面对固定和稳定的工作内容,可以根据工作量或者工作重心等方面的周期性变化来总结归纳,这样可以在安排日程时未雨绸缪,将一些可以适当调整时间的工作错开,保证自己的不会被“突如其来”的“忙季”打个措手不及。
5、根据实情更新记录
每周结束时,最好核对整理一次本周的日程表。将本周处理过的工作在日程表上进行更新记录,保证日程表与实情相符,并存档。这样长此以往,你就建立了一个个人的职场工作日志。等需要写总结时,这份日志可以很好的提供依据和参考。这样就不怕在写总结时无话可写,无内容可说了。
这样五个步骤可以环环相扣的联系起来,有效的帮你管理好日程,提高职场效率。如果你还有其他时间管理的小技巧,不妨留言分享吧。