机关公文的各种体裁的文字材料，如决定和决议，工作总结和会议报告，领导讲话和典型材料，乃至公函、书信、通知等，都有其各自的写作特点，但在本质上的要求是一样的，一是要引人看，要有吸引人的力量。不仅开头引人看，还要让人家能够一口气看到底。二是使人看得懂。人家看不懂，或不完全懂，目的就达不到。三是能说服人、打动人。如果看完了、看懂了，说服不了人，还是达不到目的。能够体现这三项要求的，就是毛泽东同志指出的，“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性”。我感到，要使写出的文字材料呈现出“三性”要求，就应注意做到以下“四有”：
★要有思想作灵魂
古人讲，“文以载道”，用现在的话说，写文章就是表达思想。所以，思想是文字材料的骨干和核心，关系很重大。
认真分析一下就会发现，凡是那些千古不朽的作品，都赖于它能表达深刻的思想，给人以震撼力、感染力和说服力。范仲淹的《岳阳楼记》能流传至今不衰，主要还在于文中洋溢着“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的思想境界。诸葛亮的《出师表》，也就相当于请战书或决心书，之所以流传下来，也在于文中“鞠躬尽瘁，死而后己”的高尚情怀。
文章赖“思想”而永生，无“灵魂”而猝死。起草文字材料，一定要注意把思想提炼出来。那么，如何使写出的材料有思想？
一是把上边的东西实际化。起草文字材料，应以上级的指示和要求为指导，但决不是上边东西的简要抄袭。有些东西在上级是“思想”，在下一级简单照搬，不一定会被人们感到是“思想”，还可能落个“传声筒”的名声。正确的做法是，紧密结合单位实际，把上面的东西细化，把普遍的要求个性化，在上情与下情结合中，提出自己的具体要求和办法，既不违背上级精神，又能突出单位特色。
二是要把具体的东西政治化。公文写作最忌讳就事论事，从现象到现象，只见事不见人，或只见人不见思想。这就要求动笔写材料的人，要善于站在讲政治的高度看待具体问题，从一般的现象中看出不一般的本质。能够做到，着眼上边向下边看，看提出的观点对不对；着眼外面向里面看，看提出的观点新不新；着眼全局向局部看，看提出的观点指导性强不强。
三是要把传统的东西时代化。写文字材料最怕语言陈旧，信息陈旧，事例陈旧，观念陈旧，“重复过去的故事”。要使写出的文字材料有思想、有新意，必须给传统的东西赋予时代的内容，以增强时代感和针对性。使人感到有新思想、有新语言、有新事例，这样才能使传统的思想在新形势下发扬光大，焕发活力，保持威力。
★要有事实作筋骨
任何一篇好的文字材料，都不是空话连篇，言之无物，而是通篇充满着事实的力量。思想是从事实中提炼出来的，道理是用事实阐发出来的，经验是从事实中总结出来的，即使鞭鞑的各种消极现象和消极因素，背后也都有事实为左证。简言之，一切都要有事实作支撑。
一是善于运用自己调查的资料。这就要求动笔前，要深入基层，深入实际，调查研究，掌握大量的第一手资料。我过去搞新闻时，听到一个“七分采访，三分写作”的说法，感到很有道理。机关干部起草公文也可以借鉴这个“三七”律，有了丰富的第一手资料，就不用闭门造车，绞尽脑汁空洞编造了。
二是善于运用数字资料。数字本身枯燥无味，但如果运用得当，就会极大增强文章的感染力、说服力。比如，周恩来总理是举世公认的鞠躬尽瘁、死而后己的楷模，用什么样的赞美语言歌颂都嫌不到位。有一份材料用了这样一串数字：“周恩来是1974年6月1日住进医院的，据资料统计，1至5月共139天，他每天工作12－14小时有9天；14－18小时有74天；19－23小时有38天；连续24小时有5天。只有13天工作在12小时之内。而从3月中旬到5月底，2个半月，日常工作之外，他又参加中央会议21次，外事活动54次，其它会议和谈话57次……”有这一连串数字，任何赞美的评价都可视为是多余。
三是善于运用科研成果资料。科研成果中，有自然科学的，有社会科学的，根据文字材料需要，都可以适当运用。比如，我们经常论述坚忍不拔的精神，有的文章就列举几位名人的韧性：达尔文《物种起源》用了27年，歌德的《浮士德》写了60年，司马迁的《史记》用了18年，司马光编 《资治通鉴》达19年，李时珍写《本草纲目》花了30年，章应星的《天工开物》写了18年……通过这一座座丰碑，我们仿佛看见了这些名人为实现他们的目标而毅力坚韧，百折不挠的高大身影，增加了文章的感染力、说服力。
四是善于运用典故资料。在人类历史的长河中，古今中外留下了许多脍炙人口的典故，其中有的事例不一定真实，所阐述的思想内容却是真实的，运用得当，可使文章增辉。我看到李瑞环同志在会见香港各界知名人士时的讲话稿，其中就运用了一个典故：古书中记载了这样一个故事，汉朝时，京城田氏三兄弟田真、田庆和田广，一直和睦相处，庭院中有棵紫荆树，也长得花繁叶茂，但后来他们闹别扭，要分家，紫荆一夜之间就枯萎了，兄弟三人大为震惊、大受感动，于是兄弟不再分家，和好如初，紫荆花又盛开如故。晋代陆机作诗说,“三荆欢同株，四鸟悲异林。”唐代李白感慨道，“田氏仓卒骨肉分，青天白日摧紫荆。”上面讲的故事，是体现“天人感应”思想的一个传说，未必真有其事。但这个故事所表达的道理，的确发人深思。
当然，写文章用材料用事实说话，不能是事实材料的简单罗列，而应该把叙事与明理结合起来，夹叙夹议，事理结合。比如前边讲的李瑞环同志引用这个典故后接着说：“我们这个五千年文明古国，之所以历经磨难而绵延不衰，屡处逆境而昂扬奋起，就是因为有许多这样博大深邃的思想，有一种内在的强大凝聚力。当今中国要发展，要振兴，必须继承弘扬中华民族的优良传统，特别要倡导‘和合’，强调团结。”
★ 要有细节作血肉
现在，机关文字材料有三个比较明显的弱点：一是空泛论述不实在，二是抽象呆板不生动，三是干干巴巴不丰满。大话、套话、空话、废话太多。“看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。”
一篇好的文字材料，必定要有血有肉，详略适当，该简的地方一笔带过，该繁的地方不能省略，否则就剩下干巴巴的几条筋，像骷髅般丑陋难看。
胡乔木同志曾指出，写文件要生动，不生动人家不愿意看，但不能像普通文学作品那样办。要生动就得在抽象的论述中加些不抽象的东西，可以增加生动性。纯粹抽象的，像算术题似的，一道道列下去，怎样也不会生动，因为全部是抽象的。我们讨论工作本来是比较抽象的东西，讲的道理、列的数字是抽象的，可以穿插一些具体人、具体单位、具体事实，这样文章就可以不那么沉闷。
“细节”也不一定都是人物对话、人物动作，把工作中的原则要求讲细致，就得有细节。比如，我们经常强调，改进领导作风，关心群众利益，要“想群众所想，急群众所急，帮群众所需”，这话没错，写起来顺手，读起来顺口，听起来顺耳。但仔细一琢磨，到底怎样做才算“想、急、帮”，很难有个准确地答案。所以，千真万确的大话、套话，不一定是有用的话，在材料起草中一定要少用或不用。毛泽东同志在《关心群众生活，注意工作方法》中就把“细节”交待得很清楚：“我们应该深刻地注意群众生活的问题，从土地、劳动问题，到柴米油盐的问题。妇女群众要学习梨把，找什么人去教她们呢？小孩子要求读书，小学办起来了没有呢？对面的小桥太小会跌倒行人，要不要修理一下呢？……”这“应该讨论，应该决定，应该实行，应该检查。”看了这些要求，任何人都知道如何去做，用不着费劲去揣磨领导心思。
有人讲，机关公文理性占很大比例，不好出细节。实际上，理性文章用形象化的语言表述出来，也能出“细节”。比如毛泽东在《论联合政府中》讲到大革命失败以后说：“中国共产党和中国人民并没有被吓倒、被征服、被杀绝。他们从地下爬起来，揩干净身上的血迹，掩埋好同伴的尸首，他们又继续战斗了！”写得多么简明、生动？马克思的《资本论》是大部头的理论著作，马克思在描写劳动力的买卖时这样写到：“原来的货币所有者成了资本家，昂首前行。劳动所有者成了他的工人，尾随于后。一个笑容满面，雄心勃勃；一个战战兢兢，畏缩不前，像在市场上出卖了自己的皮一样，只有一个前途——让人家来鞣。” 我想，“爬起”、“揩干”、“掩埋”、“昂首前进”、“尾随于后”、“笑容满面”、“畏缩不前”等也属“有细节”、之类。所以，只要我们重视细节的描写和运用，文字材料就会变得栩栩如生、引人入胜。
★有感情作容颜
“无情未必真豪杰”。做人是这样，做文同样如此。
起草文字材料，目的是给人看的，尽管是讨论工作，但是应该有感情。提倡什么，促进什么要有感情，反对什么也要有感情。感情在文字材料中的作用是非常大的。有感情的材料，如浴春风，使人爱不释手，其中所讲的东西也容易接受。无感情的材料，冷若冰霜，令人生厌，唯恐避之而不及，很难谈得上发挥其作用。
使文章充满感情的第一条要求：位置要摆正，不居高临下。毛泽东同志曾指出，当自己写文章的时候，不要老是想着“我多么高明”，而是采取和读者处于完全平等地位的态度，你架子摆得越大，人家越是不理你那一套，你的文章人家就越不爱看。我们应该老老实实地办事，不要靠装腔作势来吓人。对老人家的这些教诲要谨记在心。机关干部行文，多是代表一级机关，或是代替一级领导立言。不论代机关还是代领导，都要以真诚平等的态度对待他人，始终以普通人的态度出现，不摆架子，不神气十足，这样笔下出来的东西就自然会动之以情，晓之以理；就会多用常见句，少用晦涩句；多用短句，少用长句；多用启发句，少用命令句。“面目可憎”也就变为“面目可亲”。
使文章充满感情的第二条要求：思维要辩证，不走向极端。对工作的看法，对人的看法，肯定一切或否定一切，都是片面的。而在起草文字材料中，有的人容易走极端，说好一切都好，说不好一切都坏，这样的文风也是令人生厌。正确的方法是辩证地看、全面地看、联系地看、发展地看，不以偏概全，一丑遮百俊，也不一俊遮百丑，实事求是，全面客观，这样的材料符合事物本来面貌，令人可信可亲。
使文章充满感情的第三条要求：语言要活泼，不板着面孔。要使材料有感情，还要注意学习和使用群众语言。有人说，机关公文用群众语言多了，会给人一种不严肃、不实在的感觉。这是一种偏见。严不严肃、实不实在，不在于群众语言多少，而在群众是不是讲了这种语言，以及用这些语言能不能正确说明观点。如果确实有又能说明问题，选用到公文中，是可以增强感染力和真实性的。
