今天记录的是我在工作中领悟到的一个技巧---“分类汇总”工作法。
（比较懒，图例就放在最后统一上吧）
【问题】
当手里同时负责很多块不同类型的工作时，会觉得杂乱无章。尤其是时间上又都要求比较紧、或者都较为集中在某一个时间段内的时候，心里的感觉会“还有那么多事情要做，好乱啊，没有头绪，怎么办？”的感觉。
是先做完一大块，再开始下一大块，再下一个........还是哪个有人催了就先做哪个？
其实这些我都遇到过，也都经历过，滋味各有千秋吧，但都不是很满意。
【来源】
某次想到生产线的作业方式，是同一工序集中处理。
为什么要这样呢，不就是为了节约时间吗？
我就想个人的工作其实也是类似的：一个人就是一个车间，各种事情就是各道工序。那么自己这条流水线，该如何布置呢？
于是我借用车间流水线的布置规则，想到了一个“分类汇总"的方法，并且实践了一段时间，发现不论是思路还是具体效率上，都感觉轻松了许多。
下面就来说说如何进行，其实很简单。
初期可能需要一点时间做整理，但是后面的一段时间，就不太需要太费心费神了。
【步骤】
一、首先，把自己手里工作的大块内容列出来。建议使用EXCEL ，比较方便整理。
二、把每个大块的事项，分解成具体的小内容，分解到一个具体的动作，例如“给谁打电话”、“做一个什么样的表格”......这样具体的动作。
（相当于把你每个大块的事情都当作项目来分解到位，然后自己做自己的项目经理）
三、对上表在第一列做好每行的序号，以便后续整理时恢复初始的顺序。
四、浏览一下拆分后的小事，大概做一个分类，每个分类设置一个代表性的标签。
例如：打电话、开会、做表格、核对账单、数据分析.......
五、在标签页，用分类汇总的功能进行排序。排序后，同样标签的事项就被合并在一起。
六、根据自己的时间安排，给一类事项设置一个大致的目标时间。
七、尽量把同类事情设置在同一个时间段里（预备集中批量完成）
这样的好处是，大脑不需要频繁切换频率，不需要重复做选择，只需要在同一个类似的环境下运行相对长的一个时间，不容易疲乏。（类似于电脑任务同时开得比较多就会运转比较慢一个意思）。
例如上午花了三个小时的时间都在做数据分析。有销售的，有采购的，有费用的....但总归都是在做表格这一类事情，很容易专心做下去。三个小时，可能搞定了头疼的几个大活。
【重点.1】
脑子乱是因为每一大块事件都会有不同的时间要求，而每个小事能够进行的节奏又进一步的各不相同，因此当具体去动作完成一件事之前，都要做一次选择、思考、切换......即：
刚回了封邮件，
又做了半个表格，
然后又想起来该打个电话............
刚想接着把表格做完的时候，前天定的会议提醒又到时间了，又跑去开会，
开完会发现下班了。
然后脑子里惦记着好几封没回完的邮件，没做完的表格，还有开会中说的一大堆新任务，还要赶紧去接孩子不能加班...........焦躁滴下班了。连电脑都关得那么没有底气。
因此，重要的事情说三遍：
尽量把同类事情设置在同一个时间段里
尽量把同类事情设置在同一个时间段里
尽量把同类事情设置在同一个时间段里
【优点】
所以经常会觉得:
我今天好像没什么成就感，却觉得很累，
脑子很乱，又不出活儿？
上班焦躁，下班依然焦躁。
上班时大脑为今天如何选择“先做什么”而紧张，
下班了大脑继续为“明天那么多事怎么处理”而焦虑.......
周而复始.....进而导致紧张、易怒、吼孩子、夫妻吵架、失眠......等等一系列的负面影响......
note 1: 扯远了啊，其实此处我就是想说，当你做完以上六大项，做到第七项时, 就会发现，此时去选择什么时间做什么事情的时候，
就不再是给每一个具体的小事情做选择，而是针对“一类”事情做选择。
每标注一个目标时间，就可能明确了同类的其他五六七八件事。
效率和成就感都会提升。
接下来就简单了，最后一步：
【步骤】
八、把以上列表保存好，放在桌面。
每天早上来的时候先打开此表格，看一下今天大致的主要内容是什么，
（此处可以按照日期进行排序，集中看该日的主要内容）
然后自己确保一段较长和比较完整的时间段，集中完成这些事情。
（敲黑板：这段时间内专心只做这一个目标项下的事情！！！）
其他临时新来的（只要不是火上房）的事情，都尽量不要插进来干扰。
主要目标完成之后，再去把今天临时来的事项整理一下。
紧急的赶紧处理完，一时处理不完的，继续按如上一至七的方法放进这个表。
【重点.2】
最后不能忘的一点，就是一定要给完成了的事情标上一个自己喜欢的颜色。(当然，你不喜欢标颜色我也奈何不了你）
在下班前，把工作表做一个整理，按照第一列的序号进行排序。
当事项回到初始顺序的时候，你就会发现，很可能每大块事项里都有被标上颜色代表着“已完成”的小内容。
第二天，颜色会更多，你会更开心一点；
第三天会更多，
第四天....很可能发现那堆乱七八糟的各类事情已经几乎被自己喜欢的颜色填满了。
余下没有颜色的，就是一些需要等待答复、需进一步加工等等无法马上完成的事情。（对这类难啃的骨头再重复以上一至七的步骤进行拆散，分类汇总........）
【图列】
以下图一，工作内容做完拆分和做好标签,并按标签进行排序之后
以下图二，做好时间计划，当天工作时按时间排序，主攻当日内容
以下图三，下班前整理，按序号排序恢复顺序，看各事项内容的完成度
以下图四，次日再按日期排序，锁定当日主要目标
【效果】
下班了，看着满篇漂亮的果绿色，或者洋气的粉色，心情是不是好了许多。未完成的事情留在了电脑里，而不需要记在自己的脑子里，轻松关机，下班。
当然，对于刚上班一边开机一不小心浏览了两小时手机、或者刚打了一个电话，又忍不住看了半小时朋友圈等等这类情况引起的，无法完成目标的情况，不在以上讨论之内啊。
上班时看手机，要慎重。
【后续】
好了，今天就到这里了。休息，休息一会。
写的比较粗，只是一个大致的框架，其实具体操作时，还可以根据自己的时间、工作性质、工作习惯等等进行调整。每个人的情况不同，可能就需要在实践中摸索和感受了。
关于工作内容，涉及一个工作流和整体框架的问题。例如以上“七”中写的时间设定，每一类事项怎么设定才更有效轻松呢？篇幅太长了，下次再说吧。
希望在“下次”之前我别给就着我的半杯苏打甜酒给喝掉了（捂脸）。
喝一杯睡觉去了。晚安。
（原创文章、转载借用请联系笔者）
