加入头马一年不到,时间官是我第一个尝试的角色,可能也是做的最多的一个角色。最近几次,突然像是开了窍,对于这个角色有了一些感悟和改进,可能真的是量变引起了质变。干脆,也做一个笔记整理吧。
关于如何做一个更合格的时间官。我有几点体会。
1.用两只手机计时
时间官计时的过程中,会遇到许多问题,比如主持人的时间是间断不连续的,只用一只手机计时,会导致我们无法记录主持人所用时间。再比如即兴主持环节,需要记录即兴演讲者的用时,还需要记录即兴环节的总体用时,如果只用一个计时器,也很难兼顾。
所以,推荐用两个手机同时记录,这样可以确保总体用时以及子项目的用时。另外,当在备稿环节个评和备稿的快速切换时,也可以自如切换。不会这边时间还没有记录完,那边已经开始演讲了,又要手忙脚乱的清零计时器开始计时。
2.分段记录用时
刚开始加入头马的时候,看到大家做时间报告都只有一个笼统的时间。后来去别的俱乐部参加了一次会议,遇到前小区长做时间官,把每个备稿的时间都分段做了报告,一下子觉得好厉害。而且这种计时方式对备稿者帮助很大,可以帮忙改进稿子的结构段落,在后续备稿的时候更注意开头、正文、结尾各部分的时间分配。当然,这也需要时间官对通用结构有一定了解,比如总分总、黄金圈、SQA等;
而常做时间官,多注意这些分段,也能帮助自己在写稿的时候有意识的去设计各部分的用时。比如我现在经常有意识的会看一下各个段落的字数。
3.抓住关键词和转折点
如果要为备稿、个评记录分段用时,那么不仅需要熟悉演讲的通用结构,还需要对关键词比较敏感。比如当个评人在点评备稿人的优点时,突然用到了“但是”“那么”“说了这么多优点”之类的过渡词,意味着接下来要进入建议环节了,可以在这个时候在计时器上点一次计次,做个记号。
再比如,备稿人的内容都会有许多关键词,比如破冰,假设某个演讲者用的是给自己贴标签的方法,那么第一个标签“爱笑”我们记录一个用时,第二个标签“幸运”我们记录一个用时,这样可以帮忙记录演讲者切换话题的频率,也给其他的参会者一些参考,多久切换一次话题是合适的。
4.可视化呈现
难度较大,因为时间官是很忙的。整场会议都是精神高度集中,不停的举牌子、复位计时器、记录时间等等,所以如果想做到可视化呈现,一定要事先做好设计。
比如介绍规则的时候,只有一分钟,如果要用PPT辅助解释规则,那么一定要提前连好投影仪,在开始前就准备就绪。
比如呈现报告的时候,如果要用电脑的图表形式呈现,一定要提前完成图表生成,并连上投影仪。这一点我没试过,但是觉得时间很紧张,短时间内心理压力会很大。所以我最近两次会议都是用的提前设计好的纸质图标,会议过程中直接填色。
5.大胆给出建议
有许多新会员在刚加入俱乐部的时候会选择做时间官,因为入门容易,但是对于台上的不合理的时间用法,新会员有时候不敢直接建议或不自信自己的意见是正确的。但是头马是一个容错氛围特别好的地方,所以,无论我们怎么想的,说出来,如果说的正确,总评官会给我们点赞,如果说的不正确, 总评官会帮我们改进。但如果不说出来,就没有验证的可能性了。