通过有效的沟通工具,布置任务的时候就要想怎么让对方能把结果拿回来。
工具: 工作意愿三角形
管理者要做高杠杆率的事,解决“会做+能做”的问题,原作就能解决
所以以后布置工作前,要问自己:他是不会做、不能做,还是不愿做?我要有征对性地做沟通。
布置工作时,要给启动时间,触发他采取行动。 动机、能力、触发缺一不可。
公式: 布置工作=工单+前馈+跟盯+辅导+闭环
第一步:“工单”
要结构化地布置工作,使用五点工作法
起点 :交代背景信息
管理者看全局,下午只看跟自己有关的局部,因此背景信息要交代清楚,减少盲区。
正如拿破仑说:知道为什么而战的士兵事不可战胜的。
终点:明确工作目标
告诉下属做成什么样是合格的,后面会怎么评价和验收
主动帮下属设立目标和标准、设定终点
重点:告知关键要素
对于业务不熟悉的,帮助下属找到可以抓大放小的工作要素。
卡点:告知风险点和难点
预测可能的风险和难点,提前做好充分准备
提前设置卡点,防止被下属帅锅,保护好自己
节点: 制定汇报和检查机制
直接给定汇报和检查机制
少干预,授权多,让下属觉得有自主性(省心的下属);多干预,授权少,下属会更受控(不省心的下属)
工单格式: 某某,基于____背景,我们要完成____(目标),需要你做____(具体事项),那个时间点交付,我希望你以____方式跟我同步。你还有什么问题吗? (若不放心,让他发邮件做确认)
第二步:前馈
事情还没开始,让他在脑子里先推演一下,问他这件事准备怎么干。
如果给了建议或方法,让下属自己说一遍,其实是让他自己做出承诺, 即所谓的“承诺一致性”。
第三步:跟盯
把“节点”落实下来
日报,周报,月报
跟盯重点: 看每个节点的汇报提交没?结构化的报告里反应了什么问题?怎么一起解决?要不要干预?
如果管理多人,可以用标准化的任务看板
把每个人的任务进度公示出来,让彼此间“多对多”监督,透明化的力量,也是上了杠杆。
第四步:辅导
辅导= 营造辅导“场”+GROW提问法+案例对标法
营造辅导“场”,明示下属“我在辅导你”。
要避免边干事边辅导,防止下属“习得性无助”,谁的猴子谁背走
例如:“来,如果你愿意的话,今天工作完成以后,咱们花点时间做个复盘,我愿意跟你梳理一下你最近的工作思路。”
GROW提问法
管理者不能急于给意见,而是学会问问题
G-goal- 目标- 目标是什么?
R-reality-现状-现在情况怎么样?
O-options-方案-你有哪些方案?
W-way to go-行为-你准备怎么干?
案例对标法
把之前的提问进行一个收口,给一个具体的参考案例,多用“好不好”、“行不行”等友好温和的说法,让下属有掌控感。
第五步:闭环
待命换-PDCA 循环
P- plan-计划
D-do-执行
C-check-检查
A-action-改善