敏捷工作法的核心是一种不断迭代的工作方式,提倡不断调整、适应,逐步去达到目标,而不是“一步到位”。
丰田汽车曾经总结出生产线上的七大浪费,它们是:“过度生产、质量返工、库存过高、没用的搬运、多余的动作、不增值的工艺,以及没必要的等待”。
丰田说的是“生产线上的浪费”。其实,我们也在经历,工作过程中的时间浪费。
第一种,就是“完美主义”。
除了一些军工、航天、医疗等高精行业,需要0误差。对于普通的职场人,完美,是不可能,也是不必要的。
一旦你真的“完美”了一次,就相当于提升了周围所有人对你的期待。而你下一次只要稍微差那么一点,大家就会非常失望。
同时,完美是有代价的。你的时间、精力的投入,把一个只需要做到80分就可以的事情,做到了100分,看似你非常努力,但这种努力,可能是以牺牲七八件需要做到60分,而你完全没有时间去做的事情为代价的。
第二种,叫做“范围蔓延”。
用句俗话说,就是做了超出职责范围的事。尤其是当下属面对上级、乙方面对甲方客户的时候,非常容易发生讨好对方的情况。
于是不断让步,增加原本工作范围内没有,也不必要的工作量。这种让步,一旦走出了第一步,对方就习以为常了。
第三种,返工。
这情况特别让人沮丧。好不容易把一件事,从头到尾完成了,结果却不符合对方的要求。可能是之前没有沟通好,也可能是对方的想法变了。这就意味着,你之前做的大部分工作,都白费了时间。
完美主义、范围蔓延、返工 这三种情况都属于“把时间浪费在努力工作中”。要避免这些情况,你需要的是一套“敏捷工作法”。
敏捷工作法
敏捷工作法包括两个要点:“最小可交付”和“持续迭代”。
最小可交付意识
掌握敏捷工作法,首先,要建立交付意识。(没有交付的动作,在旁人看来,你等于什么都没做。)
工作可以分为“输入”、“处理”和“交付”三个阶段。
记住,你的每一个“输入”和“处理”的动作,都是服务于“交付”的。
什么意思呢?
交付有两层含义:1. 输出;2. 输出的对象。
你在搜集和处理信息的时候,时刻要想着,你的汇报对象是谁,他希望看到的信息是哪些,以什么形式呈现,这样你的前期工作也会更有针对性(左右互搏:站在考官的角度看考试,再学而时习之)。
那么,为什么要强调“最小的”交付呢?
因为,计划不是一成不变的。我们常常说计划赶不上变化,很多时候,就算是老板,也没有办法做到100%看准一个方向。更多时候,需求方也没真正想清楚到底要的是什么。(停下来30s,想象几乎到DDL才第一次提交的场景)
所以,你就需要一个,在早期,就能够给需求方看到最初级的版本(v1.0, 拿得出手,又不至于过于复杂)。它可以帮你确认最终的需求,避免把时间投入到不必要的地方。
所以,当你接到一个任务或项目的时候,第一步不是向对方承诺什么时候交付最终结果,而是承诺什么时间去完成第一次交付。
持续迭代,把背上的猴子扔出去
提交了v1.0版本(最小可行交付)后,接下来就是寻求对方的反馈,然后迭代。
迭代:一次比一次更好的“交付”。
心得:重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代。
把v1.0版本交付需求方(客户、老板等)后,先获取他们的反馈,再进行修改。
活交出去,对方就需要开始进行吸收、反馈或者加工。这个时间,你就可以安心地做下一个活。
这样做的好处在于,一方面,你源源不断地产出。和你合作的伙伴,也始终处于一个合理的忙碌状态。而不是所有人都在等你的时间,万一你憋了半天,出来的东西不是他们想要的,整体效率就会被你拖累。
另一方面,你每一次都是“刚好就好”,你的时间没有被浪费。
一个形象的比喻:
一个一个任务,就好比不断扔到你背上的猴子。聪明的工作者,之所以可以完成更多的事情,不会被累垮,秘密在于,他总能在接一只新猴子的时候,把背上的另一只猴子扔出去。他的背上,始终只有一只猴子,否则早就被压垮了。
别让猴子跳回背上
猴子理论:让责任待在它的主人身上,不要让别人的猴子,爬满你的全身,结果自己焦头烂额,下属还无法成长。(责权利)
神句:你觉得呢?(牢牢记住,对着镜子多练几遍!)
- 你和你的下属必须明确猴子,也就是责任、下一个动作的归属,不能他以为在等你,你以为在等他。
- 每次和下属的辅导和讨论,应控制在 5-15 min 之内。每天控制总的讨论次数。
- 只能在约定的时间讨论,不耽误你自身的责任。
- 和下属的讨论,一定要电话或者见面,不能通过邮件。(同步沟通 v.s. 异步沟通)
- 每次讨论完,要约定下次沟通时间。(最小可交付意识)