我并没有去啃那个600多页,已经更新第11版的那个大部头。我选择了它的简明版,并且在1个多小时内翻完了它。(呃,发现最近都是在翻书。)因为是带着目的性去看的,看看它到底有多少是在平时会议中可以使用的。翻完后的几个确认点:
遵循原则,而不是规则
真正完整的议事规则可能更适用于固定组织的固定会议。对于一般企业内各种不同的人召开的不同会议,很难完全参考这个规则来执行。像头马的这种例会议程,其实应该是吸收了部分议事规则的内容形成的。
规则背后的原则,其实更具有普遍意义:
1、平衡,保护各种人和人群发表意见的权力。
2、对领袖权利的制约,不是一家之言独大。
3、多数原则,多数人的意志将成为总体意志。
4、辩论原则,所有决定必须经过了充分并自由的辩论协商。
角色简化
会议主持人的设定是可取的,任何会议都需要有一个主持人,控制流程、维持秩序,也能让上述原则得以贯彻。所以这个角色至关重要,一个真正完整的议事规则可能更适用于固定组织的固定会议。对于一般企业内各种不同的人召开的不同会议,很难完全参考这个规则来执行。像头马的这种例会议程,其实应该是吸收了部分议事规则的内容形成的。会议是否能有序、公平和高效地开展,取决于主持人的知识和技巧。
根据原规则,有秘书官角色,并且秘书官在会前、会中、会后都有很多事务。而实际我们开会过程中,可能只会临时指定一个记录员做个会议纪要,不存在长期的秘书官。那么会前的事相当于是没有人去做的。作为变通,我们可以将会前的准备事宜放到主持人那里。说到会前准备,还是比较推荐5P(明确参会者、会议目标、会议流程、会议期望的产出、以及会议可能存在的风险)。
流程考虑,简化+本地化
一般我们会议面临讨论的就是How和What问题。在这两部分讨论中都可能需要用到书中所述的“辩论”和“表决”。
很多时候我们使用头脑风暴,但是发现头脑风暴其实效率不高,容易发散收不回来,而且经常就变成菜市场了。那么借鉴辩论规则,限制发言次数、限制发言时间、直接让发言者结论现行,然后再允许阐述原因,只与主持人对话不与其他意见提出者直接对话等方法,还是可以用来保证头脑风暴效率的。
比较正式的“表决”其实我们在会议中用的不多。也就回顾会偶尔会用到,其他会议大部分问一下有没有意见,没有就散了。实际上对于讨论的结果,如果有个正式的“表决”,可能对执行确实会有所帮助。
另外对于会议纪要,一般就由记录员自行回去整理后发出了。实际上记录员应该如实记录,并在会议结束前宣读一遍,得到大家的确认无误后才能真正发布。原因在于,一般我们会发现写纪要的人或多或少地加进了一些自己的理解和看法。
头马时间官的设置对于控制会议时间十分有效。所以一般会议室,结合主持人会前设计的流程,由一个人来记录并提醒各阶段议程的时间还是必要的。
以上是结合书和实际情况,对规则做了一个简易版的考虑。还有待进一步完善细化。