整理是一切的开始 · 时间

时间就像海绵里的水,用正确的方式就能多挤一点,还怕没有时间去做自己喜欢的事儿么?

这正确的方式,就是整理自己的时间。

在《整理是一切的开始》这本书的第二章——关于时间的整理,作者提出了十条关于时间整理的技巧,同样在最后指出了整理时间的原因,以及几种必须要放弃的时间。关于这十条技巧,我大致分为了两类:

安排时间类

整理时间,就需要将时间安排得井井有条,合理的安排时间,将会有事半功倍的效果。

作者说,如果认为一天有24小时的话,你利用时间的方式肯定会失败。为什么呢?因为一天可利用的时间并非有24小时,而是除去睡觉、工作、吃饭等等,剩下可自由支配的时间,是少之又少的。如果将一天时间用便签分成24份的话,那么该如何分配“必须做的”和“想做的”份数呢?像睡觉和吃饭等等这些必须的时间,可以用一种颜色的便签分配,再用其他的颜色的便签来分别标识其他事情。因此,如何将自由支配的便签份数增多,才是整理时间的重点。而我们所能做的,就是减少无用时间,包括外界干扰或是分神发呆等等这些时间。

首先,只有时间是确定的了,才能知道哪些时间是别人的,哪些是自己独有的。这就需要我们提前安排好时间,即做好日程,确定好时间,并做好时间的预算。我们常常会有“看您的时间,我什么时候都行”之类的回复,就是这么简单的一句“都行”,在敲定时间上便会浪费大量时间。若要避免如此,就必须指定好具体时间。若是有求于人,可以给对方几个可供选择的时间,而若是自己为主,可以确定一个具体的时间告知对方。这样,对自己或他人,都是负责任的表现,同样也能减少不必要的时间浪费。

其次,安排时间的另一个技巧,就是要在合适的时间做合适的事情。我们都说要提高效率,但很多人都不知道的是,效率也分时段。就比如公司开会这件事,很多人都是在早上开会,一开就可能是一上午,而会上讲着讲着,就有可能跑题侃大山;这就可能将一天之中最宝贵、效率最高的时间浪费掉了。都说“一天之计在于晨”,上午应该用来做一天中最重要的工作,而像开会这种需要讨论出主题结论的时间,可以放在下班前的一两个小时来进行,因为都急于回家,便能很快得出结果。另外,我们做事安排不能一成不变,而是需要不断尝试,找到适合自己的最佳时间模式。比如早上做方案,上午回邮件,下午去开会讨论,晚上回家做做杂务等等,依据个人生活习惯、工作环境等等来自由安排和分配。

最后,作者提出了“周五早睡”的习惯。一般来说,很多人都喜欢周五晚上熬夜到很晚,因为都认为明天就是休息日了,睡个懒觉岂不更好。可如此一来,这个周六上午的大好时光就浪费掉了,进而这一天,都可能在昏昏沉沉中度过,结果却什么也没做。但若是周五晚上早早睡觉,周六早起,上午可以做一些自己喜欢的事情;中午再睡个小觉,下午又是精力充沛的半天,又可以做其他的事情,比如约朋友出来聊聊天,吃个饭呀。既休息好了,又做了很多有意义的事情,何乐而不为呢?

节省时间类

在这类技巧中,作者提出的几个建议,很是有趣。

其一,相关性时间的整理。一方面,是利用动作相关性,将琐碎的事情积攒在一起做,形成集中工作时间,减少不必要的动作而浪费时间。如回邮件,发文件,打印资料等需要电脑完成的事情,再如收发快递,取资料等需要起身去做的事情;都可以整理到一起,归类去做,从而将时间攒到一起完成,会节省不少重复时间。另一方面,就是与他人相关的时间,即时间共享。这个时间是自己不一定能支配的,因为需要别人的配合,可能会影响和牵连多个环节,因此凡事都要提前准备,不要等到事情来了,再让别人等自己,做到尽量不占用别人的时间。

其二,便是预留时间的整理。一方面,要为自己留出备用日或时段,不要将日程安排得太满了,否则一旦遇到突发事件,就无法有效的实施自己的计划安排了。作者建议,可以将一周的周三,哪怕是半天时间,预留出来,不安排任何重要的事情;那么,如果在周二突然有急事,或周四要出方案等等,都可以利用这个预留的时间,来做充足的准备。另一方面,就是准备一个“时间整理袋”,在谈到整理物品时,曾说到过,物品常常与时间并存,很多时候,时间都是浪费在寻找东西上面,若是预备一个时间整理袋,把一件工作需要的物品放到其中,当做这件工作时,便直接拿来使用,可节省不少时间呢!

其三,就是整理零碎时间。可别小看那些零碎的时间,用处可大了。我们可以利用零碎时间去看一本书,去集中精神思考一件事,去准备见面前的谈话等等。若是利用好了,可使得大脑松弛有度,获得充实感。另外,当你有意拉长零碎时间,可能会有意想不到的效果,如见客户可提前一小时到,便可避免堵车风险,还能在早到时,顺便吃个早饭,或者整理一下相关资料等等。这样就可以提升办事效率,甚至超出预期的效果。


其实讲了这么多的技巧,我个人觉得,整理时间,就是要对时间“合理安排,有效利用”。

对于整理时间的原因,作者指出了以下几点:第一,时间是流逝的,即便不用也会减少,这与物品是不同的。因此必须节约时间,加以整理。第二,我们可支配的时间是有限的,浪费了,便会更少。第三,时间是无形的,若不有意识的使用,是很难控制的。第四,时间是会随着年龄增长而变化的,如何在不同阶段适应变化,高效利用时间,那么,整理时间就必不可少了。

最后,若想最大限度的减少不必要的时间浪费,作者更是整理出了五类必须要放弃的时间:其一,与个人成长无关的时间,必须舍弃,要利用有限时间来充实自己,实现梦想。其二,不要在对自己健康无益的时间上浪费,身体是革命的本钱,没有健康的身体,如何去为梦想打拼呢?!其三,浪费他人的时间,不可有;珍惜自己的时间重要,同样也不可肆意地占用别人的时间。其四,毫无意义的零碎时间,不能有,比如漫无目的的上网或发呆,这些时间皆不可有。其五,便是凌晨后的时间,这是睡眠时间,不仅有损身心健康,还会影响第二天的工作和生活,定要放弃。将这些时间放弃掉,我们就是时间的掌管者,人生的把握者。


时间整理,就是在和时间赛跑。只有你主动掌控它,才能更好地驾驭它,让时间为自己服务;若是被动地随着时间转动,那你便如行走的机器一般,生活何来意义,何来乐趣呢?从现在开始,找到属于自己,适合自己的时间模式吧,让时间整理成为一种风尚,做一个自由的时间达人吧。

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