第二章 掌握生活：横向管理工作流程的5个步骤
“建立管理系统是为了让它发挥作用，而不是单纯地为了拥有它。“
Q1 “搞不定”的原因
日常生活中人们试图一口气完成“搞定”一件事的五个阶段：1）收集引起我们注意的事务和信息 2）理清每个项目的意义和相关措施 3）组织整理结果，提出选项 4）进行思考回顾 5）选择行动
Q2 如何“搞定”
1.收集 —— “清空你的大脑，这比清空你的胃更有好处。”
1 ）收集什么：一切“未竟之事”，无论轻重，大小，缓急
2 ）收集工具：有形文件夹、纸质记事簿、电子记录簿、录音设备、电子邮件
3 ）为了确保收集工具的有效性，工具数量越少越好，保证随身携带，并定期得到清空。否则任务越来越多，收集工具只会给我们增加压力，而起不到提醒的作用。其次，清空并不是指完成所有事务，而是定期检视收集的任务，判断自己想要达到的结果，思考采取哪些具体的行动才能完成这些任务，如果无法立即完成，放回收集箱等待下次检视，而不是直接丢弃。
2.理清 —— 按部就班地对每一个任务进行思考
1 ）为什么需要理清：收集到的信息有可能冗杂而含混不清，但如果不尽快将其中的有效信息提取出来，而是置之不理，就有可能造成严重的后果。
2 ）如何理清？
Step1 判断是否需要采取行动：丢弃无用的垃圾； 保存等待分析的资料（将来/也许清单和备忘录）；归档参考资料（务必确保在需要时能毫不费力地查找到，可按主题、日期等分类)
“把那些不必立即付诸实践的事情与尽快需要解决的问题区分开来是至关重要的，否则，我们将会发现任务堆积如山，找不到切入点。”
Step2 对于需要采取行动的任务，思考：
001 我承诺完成其中哪些工作，达到各种目标？
002 下一步需要采取什么行动？（可执行，可操作，无歧义的具体行动，完成后能推动项目朝既定方向发展。)
-两分钟内可以完成：立即执行
-超过两分钟，且自己不是解决这个问题的最佳人选：指派他人
-超过两分钟，但自己是最佳人选：延迟处理（记录在”下一步行动“的清单上，等待完成）
“做事情时，并不需要花费很多精力，但在决定做什么时，却要投入大量的精力。” —— 阿尔伯特·哈伯徳
3.组织整理 —— 针对确定需要自己完成的事务，新建：
1）项目清单：记录完成这个任务需要的多个步骤
“我们不可能直接执行一个项目，我们能执行的是与项目相关的下一步行动。当完成了足够多的正确步骤以后，才能达到预期目标。”
2）参考资料的存储系统：以项目清单为索引，存放每个步骤需要的细节、计划和辅助资料
3 ）（最核心）下一步行动清单：记录所有需要完成的任务，包括日程表。日程表（必做事项）：记录需要在某一指定日期或时间里执行的行动或获取的信息
*日程表中无需包含“每日工作清单”，因为虽然有参考价值，但实际情况是由于周围环境的改变我们不得不随时调整。如果不停地把一个日期的任务誊抄到另一个日期，未免令人泄气。
下一步清单的使用：如果任务太多，可以根据工作环境来细分。比如在电话旁边，就完成所有打电话的任务。
4.回顾 —— 提示行动的信息
“在纸上记下‘需要牛奶’是一回事，而在商店里回想起来‘需要牛奶’就是另一回事了。”
1 ）回顾内容：日程表→下一步行动清单→将来/也许清单
2 ）成功的关键因素 ： 每周回顾
“生活中的大多数事务之间都存在复杂的联系。如果不考虑这种联系而一味孤立地处理问题，肯定无法得到满意的结果。” —— 詹姆斯·菲尼莫尔·库伯
5.执行 —— 提升信心和行动力的关键
“完成你的项目，履行你的义务，兑现你的承诺 —— 然后，你的潜意识和意识都会获得成功，从而令你获得满足感、自尊感和唯一感。” —— 约翰·罗杰
1 ）执行计划有利于减少随机选择时，心理的不确定性
2 ） 选择行动方案的三种方法：
“四标准法”（情境、剩余时间、剩余精力、重要性)：确定某一时刻的具体行动
“三分类法”（事先安排好的工作、突发事件、安排自己的工作)：确定每日工作
“六层次法”（当前行动、当前项目、关注点及责任范围、目标、愿景、目的和原则)：总体检视工作的实质、目标和完成标准
