连续开了几天无效会议,心情特别的沉重,一方面时间已经过去,另一方面会中议论的事情悬而未决。
原本需要提案的会议,结果都是现场讨论,
原本需要告知的内容也都没有传达到位,
原本应该在会议桌上完成工作分配的,
结果都不了了之。
之前开会,常常被领导问的是:
1.我们本次会议的目标是什么?
2.如果不开,可能导致什么后果?
3.会议开完,如何判断它的成败?
——除非会议之前有个明确的目标,否则胡乱开一场会,徒然是浪费每个会员的时间而已。
会前明确会议目的,就可提前准备相关议题议案,提升会议的效率。
按照目的角度进行分类,会议可以分为以下四种类别:
一、告知性会议
如果有事情宣布,大都只要一本公文通知即可,不必开会浪费大家的时间。
但是如果这件事必须由某位特别的人物宣布,或是需要特别解释活评论,或与参会人员有深切关联的,最好能够列入议程。
这种会议,会中既不需要形成结论,也不需要采取行动,参会人只需接收报告,加以讨论就好了。
二、建设性会议
有些会议专门以讨论做什么主题,这种会议就需要有新的创意。
如:商业研讨一个新的策略、新定销售目标、新的产品、新的市场计划等,都属于这类范畴。
这种策划大都需要每个有关部门的人员共同参与。
三、执行性会议
决定好做什么之后,接下来的问题是:“怎么做”?
这个时候,那些人该做些什么,就得在会议桌上分配清楚。
在这种类型会议里,参会人员最大的贡献是勇于承担执行的责任。
如果会议到最后,都没有人勇于承担工作内容以及责任,那也要人不禁感叹:“蜀中无大将,廖化作先锋”了。
四、立法性会议
这种体制会议包括:制度(法规)、流程(规程)、条例(惯例),所有大大小小的活动,都得按照这种体制进行。
不少组织对于立法性会议避而不谈,谈之变色!
可是,通常体制修订会议比前述的几种功能来得更加重要,影响深远。
避而不谈,谈而色变的主要原因在于:
1.没有意识、正视此类会议的重要,
2.如果改动体制中的章程,有些高层(委员)就可能会觉得自己的地位受到挑衅而感到惴惴不安。
但是如果永远不改,它又无法适应时代的变迁。
因此会议的体制在何时应做何等程度的修订,一定要得到有关部门全力支持才行!