执行者不可以变更计划的主旨和目标,却能够依据实际的需要,改变细节的施行,以利计划的顺利落实。
计划能否变更,不适宜用二选一的二分法来决定。认为计划是可以改变的与主张计划是不可以更改的,都是比较极端的看法,相当不切实际。如果采取二合一的思考方式,把可以改变和不可以变更合起来想,应该能够寻找出一条两全的途径,也就是同时兼顾可变与不可变两个部分,符合“合中有分,分中有合”的法则。
可以变更的部分,请执行者必须特别注意,仅限于下述三大项目。兹分别说明如下,以供参考。
第一,基本条件发生变化,与原先的估计出现重大的差异。这时候若是完全无视情境的变迁,抱着“死马当作活马医”的蛮干心态,固然有时候决心胜过一切,也有攻克难关把计划付诸实施的可能。但是除非万不得已,最好不要如此。因为这种以精神排除万难的方式,并不适宜常常运用,以免拗不过实际的阻碍,而功败垂成。比较合适的想法,应该是衡量当时的条件,做出合理的调整。
第二,政府的政策发生重大变化,不利于原计划的执行时,不能不加以改变或修正,甚至需要暂时停止执行,等待政策有所变化,再来考虑调整或放弃。因为自古以来,民不与官斗,几乎成为企业界自律的不二法门。特别是政府新政策刚刚宣布,或者雷厉风行的时候,更不必违背政策,以免被当作杀鸡儆猴的标的,蒙受很大的损失。配合政策的需要,一向是企业界奉行的法则。每当重大政策颁布时,设法调整自己的计划,应该是合理的态度。
第三,遭遇意外的天灾人祸,导致执行上的重大困难。这时候即使再有执行的决心,计划也可能被迫停止。因为天灾人祸,往往不是自己的力量所能够预料、控制或补救的。必须众人花费比较长的时间来处理,才能逐步恢复。不幸遇到这样的状况,恐怕只好暂时喊停,等待情况改善之后,再来想办法。不过暂停一段时间,就应该重新用心调整原有计划,使其适合情况的变化,而能顺利继续执行下去。
遭遇上述三种状态,基本条件发生变化、政府的政策发生重大变化、遭遇意外的天灾人祸,执行者当然可以考虑将计划加以适当的变更。但是,所有的改变,都应该尊重原先的主旨和目标。不论如何,我们所能够改变的,不过是细节部分,而且以不违背既有的主旨和目标为原则。
执行人员必须掌握下述三大原则:
第一,目标实现原则。不管在计划拟订的过程中,执行者是否参与、有无不同意见,一旦决定执行,即应坚定信心,非实现计划所订立的目标不可。譬如新进人员的训练,主旨在促使新人早一天进入状态,了解组织内的实际运作,以及工作的分类与性质。所有参与执行的人员,必须牢记在心,从各种层面来完成这些目标。即使从组织的现况来看,根本没有时间来举办集中式的训练,也应该设法化整为零,采取一对一的形式。通过工作的进行,由资深员工来带领新进人员,逐步引导他们进入正轨,达成预期的目标。我们相信,只要有心把它做好,自然会随机应变,就现有的条件,创造出有利于达到目标的途径。
第二,渐进试行原则。不要一开始便想要改变,应该抱着试试看的心态,采取渐进的方式,先将部分计划付诸实施,等待大家接受后,再全盘实现。通常我们会先从比较容易接受的部分开始,或者由比较容易接受的事项着手。譬如营销部门订立销售计划,主旨在说明用什么方法把商品卖给哪一种人。其中牵涉到生产合于市场需要的商品,稳定地供应给客户,分析市场,掌握市场区隔,以寻找潜在的顾客,确定出售的方法,并建立企业忠诚度,做好售后服务,提供商品的附加价值,注意流通环境的变化,设计促销活动,订立营业目标,提供激励措施等。执行时可以分别从各个项目中,寻找比较容易接受的部门,例如生产部门中的研究开发单位,试图以更为便宜的成本来生产。或者选择比较容易接受的事项,例如调整销售的通路,考虑商品于何时在何处摆出多少数量的相关战术。由抗拒最小、收效最大的点着手,对执行很有利。
第三,水到渠成原则。凡是雷厉风行的结果,大多是五分钟热度转瞬就会成为幻影。先渐进试行,然后顺水推舟,再趁热打铁,采取及时的行动,这样水到渠成,往往更加持久有效。譬如提高销售能力的计划,主旨在增进销售人员的挑战精神与自信心,可以针对营业人员访问顾客不得要领或对顾客有明显的好恶、安排时间不适当、访谈技巧有问题、自认为工作量太大、性格内向、不够积极、缺少自信心、对商品不了解、惧怕被拒绝等项目,逐一加以分析,找出真正的原因,以便对症下药。这时候可以由主管陪同销售人员一起访问顾客,或者在工作之余个别面谈,以护士看护病人的心情一直到痊愈为止。
总之,执行人员不可以完全无视计划的主旨和目标,坚持按照自己的意见去调整,而应该以计划的主旨和目标为基础,把它当作不可变的部分,再来审视当前的实际需要,加上自己的创意,使计划执行得更顺利、更有效。
遇到执行人员过分偏离主旨和目标时,主管必须马上指出其行为逾越界限,要求立即改善。不过这种过分偏离的执行人员,通常都相当能干,对自己的能力很具信心。他们的共同缺点是自作聪明而又自以为是,也就是自我意识十分强烈。若是当面浇冷水,要求马上改正,必然引起抗拒和不满的情绪。最好先给予相当的褒奖,再明确指出偏离的事实和可能的后患,在不伤其自尊心、顾全面子的情况下,用“聪明人共同的通病”来加以劝阻,比较容易被接纳。
对于擅自变更计划宗旨及目标的执行者,切勿宽恕,劝导不听时,必须严厉处分;如果再不改善,就应该调换或者劝告其自动离职。执行者我行我素,基本上是不可原谅的行为。但是,一切不用心、盲目全盘执行,同样会带来非常严重的弊害,也是不可宽恕的做法。
明辨可变和不可变,站在“不可变”的立场来找出“可变”的部分,这种以不变应万变的执行精神,才是正当的方式。可惜现在很多人不能够了解并掌握这个原则。