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作者:桦泽紫苑,精神科医生、作家。1965年出生于日本札幌。1991年毕业于札幌医科大学医学部。2004年起在美国芝加哥伊利诺伊大学留学3年。回国后创立桦泽心理学研究所。他是一个精英时间控代表:每天上午是我的写作时间,每年出版3本书;每天更新网络杂志、YouTube、Facebook、博客;每周要去体育馆锻炼4~5次:每周还能去电影院看两场电影;每月至少有15个晚上参加聚餐、派对或者出席活动;每月6次去医院坐诊,为患者诊疗;每月读书20册以上,并发表书评;每月举办2~3次研讨会、演讲活动;每月至少有15个晚上参加聚餐、派对或者出席活动;每年品尝100种以上的威士忌;每年去海外旅行的时间都在30天以上。
出处:《精英都是时间控》序章
一、 “神之时间管理术”第一原则:以“专注力”为中心对时间分配进行思考
(一)灵活运用大脑的黄金时间,将效率提高4倍
人类的大脑,在早上起床后的两三个小时里最清醒,也不会感到疲惫,而且经过一晚上的休息,处于一种非常有条理的状态。所以,从早晨到上午的这段时间,是一天中头脑机能最好的时间段。这段时间被称为大脑的黄金时间,特别适合做理论性强的工作,比如创作理论性文章、学习外语以及需要高度专注的工作。
(二)时间的“拼图”理论
日常工作,大体上可以分为:两种:一种是需要高度专注力的工作;另一种则不需要太强的专注力。可分别称为“专注性工作”和“非专注性工作”。您把什么样的时间段用来做专注性工作,会决定您一定的工作量和完成质量。
“专注性工作”,比如创作文章、制作策划书等文件、阅读英语资料、写英语论文、制作预决算书等;“非专注性工作”,比如查看电子邮件、打电话、复印文件、开会、接待客户等。
“非专注性工作”, 如查看邮件,上午可以做,中午休息的时候可以做,一边吃饭一边做也行,甚至在上下班的地铁里也可以做。即使身心已经疲惫,查看邮件也不会觉得有多麻烦,基本上不会给大脑造成什么负担。如果在上午大脑最敏锐、最清醒的时候查看邮件,就太不值得了,简直是浪费大好时光。
“专注性工作”就在大脑专注度高的时间段里完成。“非专注性工作”应该放在大脑专注力下降的时间段里做。如果是这样合理地分配时间,就可以把工作效率提高为原来的2倍,甚至4倍!
上午的时间价值是晚上的时间价值的4倍。
(三)不必勉强自己提高专注力
所谓“专注力高的时间段”,比如“早上起床后的2~3小时”“休息之后”“下班前的一段时间”“工作截止日的前一天”等。只要把“需要高度专注力的工作”放在这种“专注力自然很高的时间段”里做就好了。
二、“神之时间管理术”第二原则 “重启”专注力,创造出时间
(一)从一维时间管理术向二维时间管理术过渡
时间像“直线”一样,向一个方向不停地流。很多时间管理术的思想也是基于“一维”时间的观点。比如,“在乘坐地铁上班的1个小时里,不要再玩手机游戏了,改成看书!”“每天查看邮件的次数应该由5次减为3次,省出来的时间可以做其他工作”。像这样减少“时间的浪费”,或者把“无意义的时间”变成“有意义的时间”,就是把时间看作“一维”的东西而创造出来的时间管理术。我将其称为“一维时间管理术”。
节约30分钟,就可以把这30分钟用于做其他工作。其实,一维时间管理术的基本思想就这种时间管理术无法突破一天只有24个小时的壁垒。
我发明的这种时间管理术是“二维”的,如图所示,横轴是“时间”,纵轴是“专注力”。时间的流动并不是“线”,而是“面”。所以我将这种时间管理术称为“二维时间管理术”。
我们可以列一个等式:专注力(工作效率)×时间=工作量。
如果我们能够想办法提高自己的专注力,就可以提高工作效率,在相同时间内就可以轻松将工作量提高2倍或3倍。这正是“二维时间管理术”的厉害之处。
(二)把握好工作的节奏,在疲劳之前休息
我有提高专注力的简单方法。如果把专注力从100提高到120确实很难,但要想把因疲劳下降的专注力从70提升到90,还是可以轻松办到的。
工作一段时间,休息一会儿,再工作一段时间,再放松一下。把握好工作的节奏,在感到疲劳之前适当休息,是非常重要的原则。
日本人在工作中都擅长“拼命努力”,但自主地“休息”就不那么在行了。很多人都认为应该“一整天坐在办公桌前埋头苦干”,但结果怎么样呢?越是努力,工作效率就越低,还会造成疲劳不断累积,最终不但干不好工作,还会把自己累垮。
在感到疲劳之前及时休息,就可以提高专注力,从而使“专注力×时间”所获得的“专注时间”面积不断扩大。结果可想而知,工作效率提高了,节省了时间,不但在短时间内完成了工作,而且还有自由时间做自己想做的事情。
(三)提高专注力的特效药是“睡眠”
假设我们缩短1个小时的睡眠用于工作,虽然工作时间增加了1个小时,但第二天的专注力会下降20%。那么,第二天我们不得不多工作20%的时间,才能填补这个缺口。如果一天的标准工作时间是8个小时的话,那么20%就是1.6个小时。可见,前一天虽然多工作了1个小时,但第二天要再多干1.6个小时才能弥补因专注力不够而造成的损失。是不是不划算?
我所提倡的“神之时间管理术”,有一个基本精神就是避免降低专注力的生活习惯,坚持健康的生活习惯,将专注力维持在最佳状态。
所谓降低专注力的生活习惯,排在第一位的就是“睡眠不足”。
(四)完全重启专注力的秘诀是什么
我的秘诀就是“运动”。
我每周要运动四五次。每次60分钟至90分钟不等,主要是有氧运动,运动后我感觉不管是身体还是头脑,就像电脑重启一样,又充满了活力。打个比方,运动后我的状态就和早晨刚起床后差不多,神清气爽,无比轻松。
每次从体育馆出来之后,我会径直前往清静的咖啡馆,打开笔记本电脑开始写作。那时的我,就和早上处于大脑黄金时间中时状态一样,写文章的时候下笔如有神。
有氧运动对头脑非常好。在进行有氧运动的时候,头脑会分泌一种名叫BDNF(brain derived neurotrophic factor,脑源性神经营养因子)的物质,BDNF对脑神经的成长发育和正常运转起着至关重要的作用。此外,头脑还会分泌一种叫作多巴胺的神经递质,多巴胺能够提高人的兴致,使人产生幸福感。结果,适度运动之后,不仅能提高人的专注力,就连记忆力、思考能力、工作执行能力等多种脑机能都会得到提高。
每天保证充足的睡眠,再进行适度的有氧运动,说实话,这些生活习惯上的小小改变并不困难。但仅仅是这样小小的改变,就能提高或恢复我们的专注力。结果我们就能创造出“专注时间”,也就相当于创造出了额外的新时间。
三、“神之时间管理术”第三原则 掌握美国式的工作效率
(一)将工作效率提高2倍
提高工作效率,并不是单纯指做好工作计划、安排好时间,而是强调有意识地集中注意力提高工作效率。如果能做到这一点的话,就可以增加单位时间内的工作量。换句话说,就是创造出“专注时间”。
以前需要1个小时完成的工作,现在挑战一下自己,看能否在50分钟内完成,或者进一步缩短到45分钟。基于这种想法反复下功夫,就是我所提倡也是我长期实践的“神之时间管理术”。
要想提高工作效率,有意识地提高自己的专注力是基础。同时还要结合“工作方法的创新”“删减不必要的工作”等一般的工作技巧。
提高工作效率之后,人就可以从长时间劳动中解放出来。
四、“神之时间管理术”第四原则 要花时间进行“自我投资”
(一)让自己更忙碌的时间管理术可以废止了
每天创造出一两个小时的“自由时间”又用于工作了,但这却是最差劲的时间管理方法。
我所主张的时间管理术,是将人“从忙碌中解放出来的方法”。我会把工作限定在一个相对固定的时间范围内,在规定的时间内尽量增加工作量,提高工作的质量。如果您能坚决执行我的时间管理术,您一定能从忙碌的工作中解脱出来。
(二)玩游戏的人,读书的人
“娱乐”可以分为两种:一种是“被动性娱乐”;另一种是“主动性娱乐”。
“被动性娱乐”的典型代表有看电视、玩游戏,我觉得这些娱乐只不过是消磨时间,除了让人放松一下,没什么好处。
读书、运动、演奏乐器、棋类游戏(象棋、围棋等)都是可以促进自我成长的“主动性娱乐”。
“主动性娱乐”可以让我们成长,是一种“自我投资”。只要开动脑筋想办法,我们就可以在“玩耍”和“娱乐”中实现自我成长。
(三)通过“自我投资”获得无限的成长
学习时间管理术创造出来的自由时间,不要再用于工作,而应该用来做“自我投资”。通过学习、主动性娱乐,来提高自己的能力,为自己日后的工作打下基础。
通过自我投资,工作能力和技巧得到提升后,同样的工作就可以在更短的时间内完,通过自我投资获得自我成长,创造出自由时间再用于自我投资……就进入了一个无限上升螺旋循环。
今天用1个小时进行自我投资,就可以获得相应的自我成长。长期坚持这样的自我投资,自己的工作效率可以提升10%~20%,时间一长,就给自己节省出了成百上千个小时的自由时间。由此可见,没有比自我投资效率更高的时间使用方法了。
五、“神之时间管理术”的最终目标 “为了快乐”而使用时间
(一)美国人下午5点下班后都做些什么
下午5点之前,是工作时间。5点以后,应该是和家人共度的美好时光。所以,晚饭一定要和家人聚在一起享用。为了和家人共享晚餐,就要在工作时间里拼命工作,好在5点之前把工作完成。
(二)“人生最大的发现”与“人生最大的决断”
我三年留学美国,我决定:回到日本之后,我不做医生了,要当作家!
所谓“不做医生”,是指不当那种从早忙到晚的专职医生。现在,每周我还会去诊所坐诊几次。在我的履历里,一直有“神经科医生”这个头衔。而且,即使当作家,我也只能写一些与我所学专业相关的书籍,主要想为读者朋友“传递一些预防疾病,让身心更加健康的科学知识”。并在此基础上,分享一些从神经医学、脑科学的角度研究得到的科学学习、工作方法。