生产率悖论
如果没有进行过系统训练，你使用的任务管理方法，可能反而会破坏你完成任务的效率
高效的待办事项清单应能协助我们完成什么？
始终把时间和精力投入到最重要的事情上
为什么要列待办事项清单？
突出最重要的内容（找到优先级最靠前的任务）
不确保完成所有列在其中的工作，确保完成真正需要做的事情
为什么待办事项清单必须要有截止日期？
帮助我们根据完成任务所需时间来确立其优先级
刺激我们赶快做决定并行动（战胜拖延）
决策疲劳
人的认知资源是有限的，在每天早晨睡醒后恢复，在每次做决定时（无论简单或复杂的决定）消耗
当一天结束时（晚上），因为认知资源很少甚至已耗尽，即使是最简单的选择也变得很难：决策疲劳
在这种状态下无法做出正确决策
每个决定都在侵蚀认知资源，增加决策疲劳，并最终导致“决策逃避”：面对太多选择时，避免从中挑选，而是把时间花在无聊的事情上，以便逃避这件事：决定真正应该做的事
认知资源耗尽时，我们不太能控制自己的冲动，倾向于选择能提供即时满足的活动，而非更有价值的需要更多认知努力的活动
为什么要为任务添加背景信息？
背景信息：完成所需时间、优先级、它在完成某件事（最终目标）过程中起到的作用
背景信息帮助我们了解哪些任务需要立即关注，让我们知道它是否值得做，有多值得做，最终帮助我们决定做不做它，何时做它
为什么要具体地定义任务？
具体定义：包含明确的起点和终点，能容易地衡量任务是否完成，完成得如何
具体和细化能鼓励人行动，容易让人获得反馈，减少拖延的可能性
怎么做？检查宽泛的大任务是否可继续分解成较小的任务
分解后，我们可以更好地把握最重要的内容，将大部分精力投入其中
为什么任务要与具体目标关联起来？
人所做的一切都有目的
设定目标是为了促使自己采取行动。当人能预测完成特定任务的积极结果时，不太倾向于拖延：对结果越确定，越可能果断采取行动
应指明（写下来，具体化）清单中每个任务的原因：为什么要完成它，期望通过完成它得到怎样的结果
消极情绪会降低工作效率！
消极情绪：不快乐、压力、恐惧……
消极情绪使我们注意力分散，易分心，创意缺失，难以做决定
要意识到：处于消极情绪的时刻是暂时的，我们终将重拾积极情绪
慢性压力和恐惧会改变大脑状态，妨碍人的决策能力
当处于消极状态时，应查明产生消极情绪的原因，找到引发消极情绪的事，采取措施改变状况
哪些内容不应出现在待办事项清单上？
愿望：宽泛，无可操作性，需分解成具体步骤
含义不明确：缺乏细节和背景，难以引起人的注意
琐碎：难以引起人的注意
承诺（下定决心做某事）：需分解成具体步骤
用动词刺激行动
把动词放在待办任务前：用动词表达待办任务，为其注入情感和动力
通过动词告诉我们该做什么，定义要做的具体事项
关键是要借助动词让待办任务变得更具体：指明如何具体行动
如何处理需与他人协作的任务？
首先要找出哪些任务需依靠他人的行动
在上述任务处说明需要对方交付的结果内容是什么，以及期望对方交付的日期
如果未及时收到结果，上述日期会提醒我们要跟进对方的进度：督促对方为其要交付的结果负责
决不能浪费时间等待他人采取行动
批量处理微任务
微任务：完成时间小于10min
处理方案：在单个工作时间单元内批量解决
留出30~45min，一个接一个地处理这些任务
最好将背景相关的任务进行批处理（切换“工作情境”需消耗精力，这样可以降低转换成本：用更少的时间完成更多的工作，减少在过程中犯错误的概率）
微任务不应列入日常待办事项清单（避免“污染”其他重要任务，使它们陷入繁杂的任务群中）
不要被“任务山”压垮！
任务越来越多时，要衡量自己的能力，决定承担新任务还是干脆直接拒绝
不要低估不堪重负的感觉带来的消极影响，压力会让人的抗干扰能力变差，降低工作效率
复盘
定期（如每周）回顾已完成的任务，评估实现各目标的进度，考虑是否要重新规划任务的优先级
要留出整块时间（45min）专心复盘
如何复盘？
- 收集所有待办事项清单
- 将脑中闪现的所有任务记录到主清单中
- 将新任务细分为单个任务
- 根据情境（项目、类型、位置）分离新任务，为较大的任务建立专门的基于任务细节的清单
- 删除不再必要或重要的任务
- 标记出重要且紧急的任务，将它们确立为每日清单中的待办事项
- 记录正在等他人反馈的任务：对方的名字和希望收到反馈的日期，若在该日期来临时未收到反馈，应主动跟进
- 查看重要任务的截止日期，在必要时调整
- 为所有任务设立截止日期
- 根据下一个时间段（下周）的可用时间和前面列出的所有事项清单，创建每日清单
复盘能确保我们把有限时间集中在高价值事项上，以推进我们最重要的工作，尽快达成目标。
目标
目标决定了我们如何度过一生
目标让我们有所担当
如果我们知道自己想实现的目标是什么，就会意识到自己做出的每个决定都会产生影响：让我们更接近或更远离目标
如何做？
为每项任务设定一个具体目标，给我们完成任务的动力。
如果我们意识到完成某项特定任务与自己最终想要达成的计划一致时，就会变得专注。
目标要具体，具体的目标可跟踪，可衡量。
模糊的目标让我们无法评判进度：没有明确定义衡量是否达成目标的标准，当然就没有办法确定离达成目标还有多远
每隔一段时间（一个月）回顾一次目标：确定进度，重新评估目标是否发生改动
待办事项清单应由想完成的目标驱动
方法论是为了达成目标而存在的
那些管理时间和提升效率的工具是为了让我们更快地行动，而非让我们深陷其中犹豫不决
使用任何任务管理法的目的是为了帮助我们按时完成恰当的任务，提高效率，使生活更轻松
不要因专注于方法论而遗忘了自己的目标。它们应帮助我们找到目标、更快地接近目标
遇到障碍时，应寻求解决之道而非自我否定
用好习惯取代坏习惯是艰巨的工作。关键在于，摔倒之后我们选择做什么
不管什么时候摔倒，摔得多惨，只要心中明白所做的是正确的事，就不要否定自己：自我内疚毫无价值
摔倒后，应思考是什么导致我们摔倒了（原因）？进而更改和纠正潜在的问题，以防再次摔倒，让每次摔倒都能发挥最大的价值。
整合待办事项清单和日历
待办事项清单：希望在特定时间内完成的内容
日历（将时间划分为若干时间块）：确定待办事项清单是否可行（是否都已经分配到了足够的时间块）
