记得以前学会计学的时候,对于库存商品有两种出库方式:先进先出法和后进先出法。
先进先出法是指把先进库的货物排在最外层,有生产需要时先出库;而后进先出法则是把先进库的货物排在最里面,每次调用的是最后一批进库的货物。
在工作和学习中,我们是不是也可以把工作学习任务视为“库存”,当任务不止一件的时候,我们要先处理哪一项呢?
专家给出的建议是遵循先进先出法则,处理最先接手的那一项。
有人会说,要按照任务的重要性排序,要先做那些重要的、优先等级高的事项。
道理没错,但对我们很多人来说,优先级排序法往往存在着三个难点:
一是我们难以判断哪个事情更重要,应该优先解决。很多时候,我们的工作乱成一团麻,就是因为不知道怎么排序优先!你非让他(她)按照重要性排个一二三出来,那不是强人所难吗?
二是,越是简单的事情越不容易导致拖延,久拖不做的恰恰是那些重要的事项。比如我们手头有四项任务:写工作报告、扫地、打印文件、浇花。大部分人会绕过第一项,先把后面三项做完。最难最重要的却没有做。这时候,排序已经没有太大的意义了。
最后一点,那些优先级低的工作虽然不重要,但也需要你花精力完成的任务。与其把时间花在排序的纠结上,还不如什么也不想,直接做掉。
工作不是单一的,有时候要求我们同时推进多项任务。我们本身已经有了一堆事,领导还不时布置一些临时任务,直接领导会找你,大领导有时也会直接找你,这个时候还怎么判断优先级呢?
大领导的任务一定比直接领导重要吗?列入计划的任务一定比临时任务级别高吗?
显然不能这样泛泛而定。还有,这种排序也要花费精力,排序本身是不是也变成了一项不必要的任务?
先进先出法就能够避免上述的麻烦。
只要把手头所有的任务排一个队列,按照接受任务的先后排列,越早接受的任务排得越靠前,然后就按照队列顺序处理任务,做完一个接下一个。
这样我们就能专心致志地做事,不用做着任务A想着任务B,也由不得你畏难不上或是找各种借口来推诿了。
其实在工作中,我也会用到先进先出法。
当面临大领导、直接领导安排的任务,我会多问一句,这些任务大概要什么时候完成?再结合我手头的事,我大概会排一个优先顺序。如果我在领导安排的时间内做不完,我会提出我的工作进度,会请示领导是否可以延期。领导也会根据我的任务表,另外安排人或推迟任务完成时间。
当我们面临复杂繁多的工作时,多请示汇报是必须的。
先进先出法在无法决定优先级时,可以果断采用,防止拖延和陷入混乱。