修炼“秘书”功夫，稳坐“二把手”交椅＋《老秘书工作笔记》
《精英律师》里的行政秘书栗娜一出场，就吸引了无数人的目光：精致的妆容，丹唇轻启，仿佛贴身裁剪的套装，更是衬得她，摇曳生姿，风情万种。
办公室里若有一位这样的秘书，大家可是有眼福了。
可若想要做一个合格称职并且让大家都能积极配合你工作的秘书，那可不是空有好颜色就能顺风顺水的。
是不是经常苦恼“我”怎么就成了个端茶倒水点外卖顺带收发快递的跑腿儿的呢？说好的“二把手”呢？
在《老秘书工作笔记》一书中，作者张小文会告诉我们怎么做才能成为一个真正的“二把手”。
作者张小文中国人民大学MBA在读，曾有2年是高级翻译院院长助理并获得“金牌助理”称号，从事线下秘书培训工作，学员遍布海内外。
2020开始线上培训，把跟秘书相关的技能整理成稿和超过1000页的课件，相关内容受到阿里巴巴、京东、联想和科大讯飞等企业员工的欢迎。
下面就从商务接待、传达领导旨意、公司开年会这三个点来告诉大家怎么做才是遇事正确的处理方式。
1. 商务接待
接待字面意思就是把接来的你好好的款待一番，再把你好好的送上回去的车。无非就是吃吃喝喝，逛逛街，买买土特产。
那我们的商务接待也是这样的吗？
若你作为接待的秘书这样想的，也是这样做的，那你可以分分钟卷铺盖卷儿走人了。
想要完成一次完美的接待需要把接待分为三部分，分别为接待前、接待中、接待后。
接待前确认接待信息可以用5W1H(目的、内容、时间、地点、人、预算)，根据来客身份和要谈的事情的重要程度确定接待标准。
制定详细的接待流程，接待流程越详细越好，从制作接待流程日程表开始，每个环节、每个细节都要提前考虑到，大到会议会谈具体内容小到拍照背景、站位。
若是因为一个拍照站位就浪费十几分钟，想必在别的细节上浪费时间更多。
来宾感觉不好，陪同领导对安排接待的秘书印象也不会好到哪里去。那后期再有接待的事务怎么也不会轮到自己的。
2.传达领导旨意
领导说去把市场部的李总的业绩报告拿来看看。
领导说完秘书自信满满的走出办公室，去把领导的话传达给了李总。
随后李总问领导要求什么格式、内容、上交时间、需不需要合作渠道那边的数据、新上的电商项目需要报告不……
秘书一脸懵，口中默念着我怎么什么都不知道，这要怎么说，再回去问领导。
问领导也是个技术活，不能自己想到一个就跑去问一个。再问的烦了领导可能会拍桌子骂人了。
要想传达工作一次做到位且有效率，《老秘书工作笔记》讲了7种方法解决方法，其中一种就是学会提问。
在领导安排完工作的时候，立即跟领导确认“人、事、时、地”这四个细节。
相信会了这7种方法，秘书跟老板的默契就会像榫卯结构那样心有灵犀。
3.公司开年会
公司开年会是对过去一年的总结和对新的一年的期许。
若是只有吃喝玩乐老板不高兴，若是只有长篇大论的总结发言，员工不高兴，如果能做到“让大多数人满意”就是一次成功的年会。
那年会肯定得是既能吃串喝啤酒又能总结工作定目标了。
公司规模不大，这年会办起来就非常简单明了。
若是像万达、万科这种大公司，开年会就相当要把全国的干系人员全部聚集在一起。
那就不能明天开年会，今天才通知相关人员。
开年会相当于是一个项目，这项目会受到时间、范围、成本的约束，会经历启动、计划、执行、监控和收尾五个阶段，需要用到WBS（工作分解结构）图和甘特图。
WBS图会把年会的每一项都清晰的展现出来，确保每一项都不遗漏。
写在最后
做秘书就相当于一个车上的齿轮轴承链条，承上启下，若是时不时的出个小错，那职业生涯也是堪忧。
在《老秘书工作笔记》这本书真的是一本秘书教科书，手把手教你怎么从一个秘书小白历练成一个人人配合工作的真正的“二把手”。
