有了小目标,你也能做好PPT

题图:苹果公司9月7日发布会邀请函

今天不谈已上市的iPhone 7,反正你现在也很难订到。不如谈谈如何通过设立小目标做好PPT。

很多年前,在一家日本公司工作,代表部门参加公司组织的改善活动发表会,那是第一次比较正式的学习PPT,资料远没有现在这么丰富,就是从网上搜索一些韩式模板,再结合要发表的内容做了一些汇总,加上当时看起来还算不错的内容及演讲能力,拿了二等奖。以至于去年因业务原因再去这家公司拜方时,业务负责人说对我印象很深,因为当年的活动我们拿了奖(当年因部门不同没有打过交道,我对他的印象只是知道他的名字)。

现在回过头去看那份PPT,真是土得掉渣。但因为有了这次经历,让我对PPT有了不一样的认识,并有意识的去提升这方面的技能,在制作PPT时也有意识的在一些细节方面进行改善。后来在其它公司也因此多了一些在大众场合分享的机会,带领部门的同事参加一些活动并拿了更大的奖。

和专业人士制作PPT的水平相比,我现在制作能力远没有达到我希望的水平。因为有意识的在这方面下了点功夫,制作PPT的水平比身边不少朋友和同事的要好一些,我也相对容易的获得了一些机会。

回过头去看这段经历,教训也有,如果那时开始,设立一个个小目标,定时解决PPT制作中相关的细节问题,不断的去打磨。整体制作PPT的水平和能力应该会比现在好很多。

当然,现在开始也来得及。希望你可以从我的经历中学到,如何从现在开始在短时间内提升自己制作PPT的能力。


1.

题图苹果公司9月7日发布会的邀请函,我认为是一份很好的教程,尽管只有一张。下面结合这张邀请函谈谈如何通过设立小目标做好PPT。

(1) 主题

See you on the 7th.

发布会的日子,终于确定。这也是大家所关注的问题。有了主题,接下来的就是和这个发布会相关的主要信息了,发布会的具体时间,在线观看发布会注意事项。

我们做一份PPT,可以看看自己的主题是否明确?整体的主题?每一页的主题?有些自已认为不错的页面是否存在和主题无关的现象?是否可以删除......?

(2) 架构和逻辑

题图的光球(学名叫Bokeh)和下面的内容所构成的整个主题,其中有什么内在的关系?看过发布会的同学回过头来看这张邀请函或许会有不一样的解读。简单、明了,有合理的逻辑结构,看起来舒服是这个邀请函给我的第一印象。

我们做的PPT是否架构清晰?逻辑结构能经得起推敲?这是一个很重要的问题。

如果我们在制作PPT之前,没有先在纸上或黑板上先写下提纲或写出逐字稿。可以肯定,PPT的整体逻辑线肯定会有问题。

前面提到那份在公司参加发表活动拿奖的PPT。之所以能获奖,一个重要的原因是我从初稿到最终的定稿,几经修改,也提前做了预演,让同事现场提出建议,最后的定稿发表的那份资料,我特意从逻辑的角度去检查确认。

(3) 颜色

题图中的字体颜色简单且方便浏览。结合背景色有选择易浏览的白色字体。

7字图标下面的字体颜色有作区分,以示提醒。

我们制作PPT时通常选择什么颜色?是否颜色过多,不够统一,投影之后有些字体因颜色设置错误完全不能看清。

是否可以将此设为一个小目标,在一个月内,或是接下来要制作的PPT中解决这个问题…...?


2.

结合上面的三点具体示例,可以打开自己的PPT逐一检查。应该很容易就能发现一些问题。

如果你发现了很多问题,也不用急。结合主题、逻辑、对齐、间距、颜色、聚扰这些具体的项目在每次做PPT时有意识的去确认或是提高。


3.

如果你工作中经常要做PPT,经常要通过PPT来分享、演示。不妨在每个月设立一个小目标,比如,这个月解决字体的问题。字体大小的选择,字体型号的选择,封面用什么字体?每页面标题用什么字体?用多大的字体......?

字体的问题解决了之后,再去解决排版的问题。可以根据自己的时间和兴趣去设立具体的小目标。

有了小目标,并有意识的去解决现在存在的问题。一年之后,达不到专家级水平,也很容易把自己制作PPT的能力提高一个层次,比身边的朋友和同事做的PPT要好。不至于做了几年的PPT,还在重复一些很低级的错误。比如,一个页面放了密密麻麻的文字、没有基本的对齐和排版,字体五颜六色......。

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