如何使用TimeMeter做好时间记录?

我在知乎上的回答:原文链接,如何使用TimeMeter做好时间记录?

最初接触到TimeMeter是2013年9月24日,使用的版本是1.6,用了大约1个小时之后就暗暗惊呼:此乃神器。如果使用正确,可以记录人的一生。

先推荐几本书,《卓有成效的管理者》《把时间当作朋友》《奇特的一生》,这三本书可以成为一个最基本的理论组合,对使用TimeMeter进行时间记录有很大的帮助。

除了时间记录的理论基础之外,对Excel有一点熟悉也最好,不需要多复杂的操作,会最基本的数据透视表就行。如果不会,可以用TimeMeter自带的数据分析,如下图的右边就是在某个活动类别上所用的时间比例。

最开始使用TimeMeter 并没有建立多复杂的规则,后来在使用一段时间之后,反而建立了一套复杂的操作流程,不过熟悉之后,也不复杂。之所以说“复杂”,现在如果和其他人分析如何使用TimeMeter的时候,居然生怕他走入了“不正确的的使用方式”,也就是说要么记录不正确,要么在使用的过程中会因为错失了一些基本原则而中断了不能进行记录。在使用TimeMeter之前,在印象笔记进行过一段时间的记录。当然,很多熟悉的朋友知道我是用为知笔记,怎么会提到用印象笔记呢?主要是为知笔记承载了很多的体系,要增加一个新体系需要试行一段时间,就这样用印象笔记记录了一段时间,记录显示:2013.1.15-2013.9.24,是在印象笔记进行记录。自2013.9.24以后,时间记录从未间断过。下图是在阅读《奇特的一生》的时候,开始尝试进行“事件--时间记录”,这也是我进行时间记录的最初版本。

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在找合适的工具之前,就已经很明确要找的工具是一个可以进行“事件-—时间”记录的工具,这一点很重要!要记录“事件”,也就是我们在生活中的每一个时刻在做什么事情,然后加上时间的维度。明白这一点,对使用TimeMeter 有很大帮助。

为什么事件重要呢?之所以记录时间并非是有几个标签划分时间就不了了之,一个人在一生的时间中可能做的事情变化是非常大,所以,无论是什么样的标签,都无法把人的一生的3万天的时间划分完毕。且随着时间的增长,标签的越来越多,管理也不太方便。而如果是记录“事件”,就可以把我们所做的事情划分清楚,这时候加上标签的维度,用来分析就足够了。所以,在看到TimeMeter的时候,用了一个小时左右就被开发者的理念震撼到了,打开TimeMeter的第一件事,就是写下“描述”,也就是事件,我们可以把这个描述想象成提问“你正在干嘛?”从而记录我们在每一时刻正在进行的事件。 写下来了正在做什么之后,开始整理下面的标签,也就是这件事是属于什么性质的内容。标签的主要意义是:分析的时候非常方便;平衡各种时间的维度。而由于“描述”部分可以记录任何的事件,所以标签方面最好一开始的时候就确定下来,这也是使用TimeMeter的第一步:设定标签并尽可能地固定。

说到这里,就不得不强调使用TimeMeter的第一个“误区”了。有很多朋友在使用的时候会添加大量的标签,有些增加了30~70个不等,从而希望可以把自己生活的各个方面都加上一个标签,便于进行统计。这个想法当然是没有错的,但是在执行的时候,却发现事情并不容易,每增加一个标签,是要增加维护成本的。如果打算效仿柳比歇夫的话,要做56年的时间记录,这个维护成本恐怕也不容小觑。

从使用的统计情况来看,建议标签总量设置为15~20个为佳。设置好标签之后,就可以进行TimeMeter的记录了。

当然,如果仅仅是时间记录,是不够的,最好还要能在时间记录之后进行时间分析,也就是到底各个时间做了一些什么,用在了什么地方。

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关于用在什么地方,更重要的还是“到底做了什么事”,所以在分析的时候,一般都是看时间的走势,然后再具体到当天,到底做了样的事情,有什么启发意义。为了方便查看,可以考虑把TimeMeter的的时间记录做成文字版,如下图所示:

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在这里,可以说说记录的问题,记录一定要尽可能地详细,详细到什么程度呢?详细一个陌生人看了你的时间记录之后,能够知道你具体在什么,某种程度上能够模仿这种行为一样。这也是柳比歇夫的记录方式,几乎被记录的时间能够被还原,即前面所强调的“事件-时间”记录。如果就仅仅是记录“时间”,并加上“标签”,还原的程度不够,也许无法给后面提供有效的经验。

当然,使用TimeMeter进行时间记录是需要一定记录成本的,根据统计,每个月用TimeMeter记录的时间在5小时左右。平均下来,每天需要有10分钟左右的时间来进行时间记录。

下图是使用TimeMeter这个程序的时间,其中11月份使用时间较多,整个月的时间记录成本为7小时23分钟,通常情况下,是4个半小时左右,如果想要写得详细一点,使用的时间会长一些。

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如果从一天的时间段来说,每天12点会比较频繁地使TimeMeter,主要是查看一下上午的时间使用情况,并对比较匆忙情况下所记录的“描述”进行补充和修改。其次使用时间比较多的是早上7点、8、18点,也就说一般是早上、中午和下班后这段时间记录得比较频繁一些,而工作时间段中会笔记少的记录。一些朋友在工作时间段中记录应该怎么办?一般来说,是记做一个整段的时间,然后在描述里面写这段时间的主要事件,对于比较快的节奏来说,细节部分可以忽略,毕竟对于重要性来说,如果在上班期间离开座位一分钟去倒了一杯水,和当天用3个小时全力做一项工作的重要性不在一个权重上。

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记录的次数来说,也不要过于频繁,尽可能地减少维护成本,只有把TimeMeter的维护成本减到最小,才有可能把时间记录做到最长的时间。从过去的1.5万个小时来看,平均每个小时记录一条数据就。早上和晚上的时间记录多一些,工作期间记录少一些。如果要记录工作期间时间使用情况,建议在电脑里面安装ManicTime,比TimeMeter的数据要详细很多。

好啦,到了这里,关于TimeMeter的使用成本算是比较清楚了,比如要做60年的时间记录,使用习惯变化不大的情况下,时间成本大约是3600个小时。如果平均到每一天,大约需要用到每天的0.6%~1%的时间。如果要把事情写得更详细一些,这个时间会增长,但是写的越详细,记录的数据也许会更“好”一些。

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