我们每天都会处理大量的事情,有工作方面的任务安排,有生活方面的代办事项,也有学习方面的课程计划,各方面的事情混杂在一起,日子就容易过得毫无条理,单调重复,这样的日子,大到会让自己感到迷茫枯燥,看不到人生方向,小到会连自己的沟通交流,都无法向别人传递重要信息。
面对这样的情况,虽然我们都知道要定目标做计划,但是一到执行的层面,又会觉得繁杂没条理,难以适应,为什么会这样呢?
其实不是工作本身没有条理,而是我们的思路没有条理。无条理的原因,一方面是思维混乱,找不到合适的思考路径;另一方面就是思考不深入,找不到根本原因。要解决这个问题,就需要我们刻意的去练习结构化思维——把零碎的想法经过分类归纳,变成一种具有逻辑关系的结构形式。
一、面对无条理工作的结构化思维:金字塔原理
金字塔原理,可以帮助我们对各种内容进行整理,变得有条理。这是一种自上而下的思维组织形式,主要结构有:一个中心论点,3-7个分论点,以及分论点向下衍生的新分论点。
使用中有四个原则:
1、结论先行:先归纳出中心思想。更容易先引发人们注意、思考,跟随思路降低后面内容的理解难度
2、以上统下:上一层论点是对下一次分论点的总括。找一个概括性词语对分论点进行总结。
3、归类分组:每一组中的思想必须属于同一个逻辑范畴。符合MECE原则,也就是互相不重复,不遗漏。
4、逻辑递进:每一组中的思想都要按照逻辑递进的顺数来组织。比如时间顺序,空间顺序等
我们还能根据金字塔原理,进行鱼骨图分析,帮助我们深入思考。因为我们的思维比较善于发散,不喜欢刨根问底式的深入思考,而利用鱼骨图分析,就能深入找到问题的根本原因。具体用法,我们把要思考的问题写在鱼头位置,对问题进行分析,层层追问,获得第一维度的【大要因】,相当于金字塔的中心论点。接着对【大要因】进行进一步细化,找到下面的影响因素,最终在这些因素中发现问题的根本原因
使用中有三个注意点:
1、大要因须用中性词,中小要因须使用价值判断
2、能够找出大要因,就对大要因进行追问细化
3、找不出大要因,就多找中小要因,再进行归类分组
二、面对重复性工作的结构化思维:ECRS分析原则
对于机械性重复的工作,如果只是操作层面,我们可以用工具去提升效率,但如果是一些沟通协作流程层面的重复,我们可以用ECRS分析原则进行流程简化。
具体步骤如下:
Eliminate取消:对经过验证的多余或无用的环节予以取消。对于不影响正常工作的流程,应该取消。
Combine合并:将两个或两个以上的环节或操作变成一个。分配工作时间时,可以看看那些能够同时处理。
Rearrange重排:改变环节或操作的先后顺序,重新排列组合。初步拟定大纲后先检查,也为后期节省时间。
Simplify简化:对整个流程进行简化,使其简单有效。从整体的角度重新审视,做出改善。
在使用ECRS分析原则时,有两个事项:
1、深入分析流程,明确背景和原因
2、循序渐进改进,切不可大动大改。
通过对三种思维方法的实践,能够帮助培养结构化的思维方式,理清结构。当我们的工作都能变得结构化、有条理,对工作流程也能更简洁、通畅,我们的效率和质量都会随之提高。