1876年《罗伯特议事规则》第1版在美国出版，这是一套给民间使用的议事规则。作者罗伯特毕业于美国西点军校，曾任工程兵准将。年轻时他主持社团会议，发现大家常常是抱着很美好的愿望来参会，结果却吵成一团，达不成共识，让他很沮丧。罗伯特潜心研究，于是就有了这样一套给民间使用的议事规则。这套规则在问世后的一百多年历史中，经受了逻辑和实践的考验，并且不断进行修订完善，逐渐成为对提高会议质量和效率非常有价值的国际通用的议事规则。

      罗伯特议事规则主要是针对与会代表平等参与决策的“圆桌会议”而设计的，但对于不同层级领导与下属共同参加的“金字塔”式会议来说，也有很多可借鉴之处。一般而言，我们召开会议，既要汇聚众人的智慧，又要保证决策的效率。在决策阶段既要能使各种观点充分辩论，又要能通过思想的碰撞，形成更好的行动方案；同时这种充分的沟通，也有利于决策后的执行。当然遇到议而不决又需要果断决策的时候，领导干部要勇于承担责任，果断作出决策。笔者认为，以下十条议事规则对于学校的日常会议而言也是有效的。

      要提高会议的质量和效率，可借鉴罗伯特议事规则的十项原则：主持中立；动议明确；先理解再辩论；举手发言，面向主持；不超时；不打断；不跑题；就事论事；表明立场；充分辩论再决策。

一、 主持中立

    主持人在会议中的主要作用是维护会议的规则，使每个人能按规则发言，保证每个人发表观点的权利，使会议能起到汇聚团队力量的作用。很多会议中，领导常常既是主持人，也是决策人，如何能保持中立呢？这就需要他清楚地意识到自身肩负的这两个角色，努力把这两个角色扮演好。在实践中，我们发现有的领导在会议讨论阶段，只做会议主持人，让参会人能各抒己见，到最后领导才具体回应参会人提到的问题、建议以及解释采纳或不采纳的原因，最后再拍板决定。这样使不同的观点能在会议上得到表达，避免在执行中不理解、不配合，影响执行的效果。主持人是决定一个会议成功的关键，领导干部应该学习主持的艺术，提高自己的领导水平。

二、动议明确

      所谓动议就是行动的建议，而不是泛泛而如何运用罗伯特议事规则提高会议质效。要提高会议的质量和效率，可借鉴罗伯特议事规则的十项原则：主持中立；动议明确；先理解再辩论；举手发言，面向主持；不超时；不打断；不跑题；就事论事；表明立场；充分辩论再决策。对于行动性动议需要有时间、地点、人物、资源、行动、结果等要素；对于制度、规则等需要有具体的文本草案。有明确的动议是开好会议的关键。当在会议中我们有意见时也要明确提出具体动议，便于参会人能理解发言人的意见。

三、先理解再辩论

    我们经常发现很多会议参会人争执不下，会议的气氛很紧张，以为意见分歧很大，结果常常发现：争执的原因仅是双方对信息理解上的差异或者是表述形式上的差异。双方没有能够真正理解对方的意思就开始辩论，结果最后会议花了大量的时间只是澄清对议题的理解，而不是聚焦实质性问题的讨论。如果每个人都自以为是，就容易犯先入为主的错误。避免这点我们就要学会尊重议事规则，遵循规则将有利于我们学会倾听，提高沟通的效率。

四、举手发言，面向主持

      举手发言这条规则看起来很“小儿科”，但在实践中我们经常会发现，当会议气氛活跃时，每个人都想表达，如果主持人不够强势，很多人就开始争抢话语权了。举手，等到主持人请到再发言，这是对规则的尊重，也是对主持人和他人的尊重。发言的时候，面向主持人，这条规则在很多平权组织的会议中很难执行。参会人习惯对着意见不同者发言，有时候甚至会形成双方不再通过主持人获得发言权，而变成两个人的会议，或者大会变成三五成群的小会。面向主持人，会使发言者更理性地表达自己的观点。

五、不超时

    会议的决策权是由责权利关系决定的，但发言权是全体参会者拥有的。为了避免个人过多占用发言权，就应有发言限时的约定。我们可以根据会议的情况，确定发言的时长。

      实践中，很多会议限定了发言时间，但在会议进行中，主持人并未严格把握，出于“面子”等因素，对于严重超时的发言者并未坚决予以劝阻，导致会议前松后紧或整体严重超时。其实，劝阻超时者并非不给面子，这是对其他发言者的尊重，对经常超时者提高发言水平亦有帮助。

六、不打断

    每个人正当的发言，其他人一般不要打断，不管发言人说的多么没有价值，你也必须听下去。这是对发言权的尊重，也是对他人的尊重。不打断的规则，也让我们学会倾听，在操作中很难实现的倾听，用规则强制的方式就变得可操作了。需要指出的是，在会议进行中，出现领导打断的情况是可以理解的，但以相对较少为好。这样领导可以更加充分地倾听下属的意见建议，帮助自己科学决策。

七、 不跑题

      跑题是会议中常常遇到的问题。例如，当针对某个部门存在的问题发言时，会遇到当事部门的强烈反应：我们部门怎么就不作为了？然后列举一大堆和议题不相关的事情，如此，会把会议带偏，使需要讨论的议题不能正常讨论。跑题是需要主持人高度关注的事情，一个会议能否开得高效，很大程度上取决于主持人能否把会议控制在对当前议题的讨论上。

八、就事论事

    在不少会议中，我们发现就事论事也很难做到。我们的会议常常陷入对他人动机的评判，而不是聚焦在解决问题方案的讨论上。做到这一条的关键是把人和事分清，不纠缠于个人或者小团体的利益，而是就事论事，寻找更优的解决方案。

九、表明立场

    表明立场是较难做到的一条议事规则。中国人的传统文化是含蓄委婉地表达不同意见，所以我们常常听完了某人的发言但还是不知道他到底想要表达什么观点。表明立场要求发言人先说赞成还是反对，或是部分赞成部分反对，或者有什么意见。比如：我赞成这个制度可以试运行，但是对于某部分我有三点修改意见。这种沟通方式上的改进，将有效提升会议的效率。

十、 充分辩论再决策

      怎样能使会议既做到辩论，又避免冗长无休止的争执呢？我们可以在开会前约定每个人发言的时间和次数，也可以约定一个总的辩论时间。超过时间或者没有人要求发言了，决策人就可以进行决策了。我们前面已经讲过决策人就是需要对事情承担责任的人，他在听到不同观点后，可以对需要决策的事项进行再判断，最后给出结论。我们也建议决策者对于没有采纳的建议给予回应，使建议者知道决策者从哪些角度对他的建议进行了考量，知道他的建议虽然没有被采纳，但是对决策产生了作用，以使建议者以后有积极性继续提出建议。