极简Excel教程 （下）——文字处理
本教程从Excel的数据录入、数据处理、文字处理三大应用场景入手，让Excel小白通过45分钟的学习，满足90%以上的日常Excel使用需求。本篇为该Excel教程的最后一篇，文字处理部分，文末附上了Excel原始文件的获取方法。
在阅读本文之前，不要忘了完成上篇和中篇的学习。
四、文字处理
1、粘贴文字处理
有时候粘贴网页上的表格时，明明是表格，粘出来却变成了一段文字。例如粘贴一个pdf网页中的表格（见下图）。
粘出来的效果却是这样
这就很让人崩溃了，接下来怎么办，一个一个粘出来吗？
这时候有两种方法，一种是手动换行+分列；一种是先分列，再用公式或者其他方法处理；
（1）手动换行+分列
这种方法适用于行数比较少的时候，如果只是四五行，自己手动去换行就行了。如下图
然后将在word处理完的行，粘贴至Excel里，再分列。
如下图，首先选择已经分好行的数据，然后点击“数据-分列-分隔符号-下一步”
而后点击“空格-完成”。
即得到分割好的数据。再调整至合适列宽，呈现下图结果。
（2）分列+offset公式
如果上面的表格有80行的话，一行一行地手动换行就太累了，可以采用先分列，再用offset公式的形式，可以极大地提高效率。这里为了显示方便，仍以6行表格示例。
a) 分列
首先分列，和上面的方法一样，选中需要分列的单元格，点击“数据-分列-分隔符号-下一步-空格-完成”，得到分列好的数据。
b) 转置数据
复制分列完成的数据，选中要粘贴区域的第一个单元格，点击“粘贴-转置”，或者右键“选择性粘贴-转置”，将之前横向分列的数据变为竖着的一列。
c) 使用offset公式
offset是指定一个初始单元格或区域，根据指定的行数和列数，进行位移，得到目标单元格或区域。
[注意，如果offset公式结果所表示的最终区域是一个单元格，则显示最终单元格的值；但如果最终显示结果是一个区域，则没有办法正确显示出来，会出现“#VALUE!”报错。]
[offset的结果是一个区域的话，可以作为其他公式中的区域部分，例如offset定位出的新区域可以用作vlookup函数中的查找区域， VLOOKUP(L3,C2:J27,3,FALSE) 等同于VLOOKUP(L3, OFFSET(C2:J2,0,0,26,8),3,FALSE)]
公式作用用法及实例
offset根据初始单元格或区域，进行相应的位移，得到最终的单元格或区域=offset (原始区域，移动行数，移动列数，最终区域高度，最终区域宽度)
= OFFSET(C2:J2,0,0,26,8) → C2:J27
[即以C2:J2开始，不进行行和列的偏移，重新选择一个26列单元格高、8个单元格宽的区域，最终区域为C2:J27]
如果不填写最终区域高度、最终区域宽度，则默认为与引用区域相同的高度和宽度。
例如 OFFSET(A1,3,2,1,1) = OFFSET(A1,3,2)→ C4
利用offset公式，推断出每一个单元格根据相应的行号应移动的数值，得出第0行的推导公式，随后就可以自动填充第0行后面的数据。
[这里的行号可自行填充，一般以“0，1，2，…”开始，如下图中的E40:E45区域里的值。行号的作用是将该行后面的数据与行号联系起来。例如F40:I40中的数据就是以E40中的值“0”来进行定位的。
熟练以后，可以不填充行号，直接以row()函数来构造。row()函数可以显示单元格所在的行号。例如E40单元格中的0，等同于公式[ = sum(row(),-40) ]]
offset公式与行号的推导逻辑如下。从C16单元格开始，向下移动0个、1个、2个、3个单元格，将这些值依次放在第0行，然后再移动4个、5个、6个、7个，将之放在第1行，依次类推。
[注意：这里的第0行不是Excel的行号，而是我们自己命名的行号。我们自己命名的第0行，等同于上图表格该sheet中的第40行。]
最终我们将第0行的数据与0（E40单元格的值）联系起来，将第1行的数据与1（E41单元格的值）联系起来，……。
最终呈现结果如下。
这一方法在开始的时候最费事，但在数据量很大时却是最省事的方法。如果利用得当，公式可以反复利用，能节省很多时间。
（3）分列+辅助列+排序/筛选
如果嫌公式麻烦，同时列数据较少的话，还可采用辅助列进行排序或者筛选粘贴。
前面分类转置的方法不再赘叙。我们在原始数据前增加一列，列标题为“辅助列”，根据最终表格的列数在辅助列里依次输入字母，例如这里最终表格有4列，我们就输入A、B、C、D，然后拖动填充。
方法1：排序后手动粘贴
首先选择要排序的区域，注意这里选择了D14:E38。在排序过程中，Excel识别到D14:E14是标题行，于是将标题行排除在排序选项之外。
点击“数据-排序”，选择以“辅助列”、按“升序”排序，得到右边的排序结果。根据这个结果，可以手动将原始列的内容粘贴出去，实现最终结果。
方法2：筛选后手动粘贴
或者不排序，直接通过筛选，将数据结果逐一粘贴出去。
选择包括数据标题的数据D14:E38，点击“数据-筛选”，选择辅助列里包含A的单元格。
最终呈现辅助列值为A的数据如下▼，将之粘贴到一个空白sheet的指定区域。再依次，单独筛选辅助列值为B的数据，粘贴出去，辅助列值为C的数据、辅助列值为D的数据也同样操作方法，即得到最终想要的结果。
2、字段提取及整理
有些时候，我们需要从文字中提取一些字段，从而形成新的列，以方便进一步的数据处理。这时候就需要我们观察数据形式，用一些简便方式批量处理数据后，对于没有办法批量处理的部分，再手动处理数据，以提高工作效率。
例如，在下图中，有一批企业名单和地址，需要提取其中的省份及城市。
当然这个省份、城市可以自己一行一行录入。
但是也可以通过分列的方式做预处理，减少录入的工作量。
分列原理：首先观察数据，基本上这一字段的前两个字都是省份或者直辖市名字，第四个第五个字基本能对应城市名字。那么我们可以在这个字段上采取固定分列的形式，先将省份及城市名字大概提取出来。
[在对地址这一列处理时，应注意复制新的一列来处理，以避免改变了原始信息。]
（1）替换无用词组“中国”
在做分列前，我们发现地址里以“中国”二字开头的数据，“中国”二字既不是我们所需要的信息，同时还会影响我们分列的准确性，所以可以将“中国”这一字段替换掉。
替换方法如下：选择“复制原始地址”列数据，通过“Ctr+H”键打开查找和替换对话框，在查找内容里输入“中国”，替换框里不用输入，点击“全部替换”，这样就将地址列的“中国”一词都去掉了。
（2）对地址进行固定分列
这里的分列原则就是，将第一、第二个字单独提取出来，将第四、第五个字单独提取出来
选择需要分列的区域，点击“数据-分列”，打开“分列”对话框，点击“固定宽度”分列，选择“下一步”，按照之前的分列原则，点击出相应的分列线，点击“完成”。
就得到如下分列结果。可以看出下图中的I列就是我们需要的省份结果，K列就是我们所需要的城市结果。有些数据输入不规范，所以还需要进一步手动处理。
（3）对省份、城市进行排序
首先将数据进行排序。排序的好处是相同的省份、城市放在一块，比如说将“北京”的企业都放一块，复制、粘贴处理比较快。
排序方法如下，选择需要排序的区域，点击“数据-排序”，然后在主要关键字上，选择以“省份”的“数值”，“升序”排列。随后点击“添加条件”，再对次要关键字进行排序，同理，选择以“城市”的“数值”，“升序”排列。最后点击“确定”，即完成排序。
排序结果如M列和N列所示。再在M列和N列的结果进行整理，即得到最终图示上的“省份1”、“城市1”。
写在后面
至此，沧海蝴蝶的极简Excel教程就结束了，希望能对您有所帮助。
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