0. 在跨部门协作中，往往需要跟不同部门的同事书面沟通需求。如果你在邮件或者文档中写的需求对方看不懂，你不仅要费时费力地额外沟通，还可能给对方留下不好的印象，影响合作。那么，该怎么给同事描述需求，才能让对方一眼就看懂，提高工作效率呢？
1. 你可以给对方写一份“需求说明书”，上面写清楚这五项内容：任务目标、执行动作、负责人、完成时间、完成标准。
2. 第一，执行动作。一上来就要说明你需要对方做什么。只有先给出明确的动作，才能充分调动对方的注意力。
比如，你可以说：“从系统后台导出每类产品的月销售量，并以折线图形式体现产品的销量变化，做出销量数据分析。”给对方提供一个明确的动作指令。
3. 第二，任务目标。这次任务，我们要达到的目标是什么？这其实就是在向对方解释，为什么要做这件事。这样可以有效消除因跨部门而产生的信息差，加强对方对需求的感知。
比如，你可以说：“不同产品的售卖趋势，能够客观真实的反映出用户的月度需求变化。这对于明确产品定位、制定营销策略具有重大参考意义。”
4. 第三，负责人。这件事谁来负责？跟谁对接？给出明确的负责人信息，有助于对方在工作完成后或遇到问题时，进行交付或及时反馈问题。
比如，你可以说：“工作完成后或遇到问题时，请与产品部董青青对接。”
5. 第四，完成时间。需要什么时间交付任务？给出明确的截止时间，可以有效催促对方行动，同时也保证任务能够按时完成。
比如，你可以说：“截止时间为2022年7月23日24:00。”
6. 请注意，在写负责人和完成时间时，要写出绝对信息，不能让对方产生误解。
人物名称可以采用“部门+姓名”的方式，比如上述案例中的“产品部董青青”。不要写昵称、代称等，如“产品部小董”“小董”，可能会让对方产生误解。
完成时间最好采用年、月、日、24小时制，比如上述案例中的“2022年7月23日24:00”。不要写相对时间和模糊信息，如“下周三”“7月下旬”“2022年第3季度”等，完成时间比较模糊，也不能很好的引导行动。
7. 第五，完成标准。这件事要做到什么程度才算完成？最终要交付哪些内容？以何种形式？写清楚这一条，能够有效避免多次返工。
比如，你可以说：“请交付带有月销售量数字的excel表格、各类产品折线图，以及销售数据分析报告。”
8. 通过包括以上五项内容的“需求说明书”，就能一次性把工作说清楚，有效提高跨部门协作的效率。
