在《高效解决问题之思维技巧四:解决问题》上篇里,跟大家提到了解决问题的第一步:科学决策,也就是在两个或两个以上的方案中做出选择的技巧。大家不禁会问,解决问题不只是方案选出来就结束了吧?最终要看落没落地啊!没错,“行百里者半九十”,解决问题思维技巧的最后一步,是方案的落地与执行,这一步没有,那就只有“过程”,少了“结果”了。但真正行动之前,要有一个行动分析的过程,按分析结果边行动边改进,才能减少落地成功的“偶然性”,增加其“必然性”。那如何做出科学实用的行动分析呢?
我们先来看一个例子。五年前,组织几个朋友第一次去拉萨旅游,在临行前的饭局上,大家聊得火热,主要是对这个“天空之城”的憧憬和向往,酒熏半酣之时,我抛出一个问题:各位觉得我们这次去拉萨,第一步应该做什么?大家一听,七嘴八舌起来,有的说首先要把酒店、机票订好,有的说要先把行李收拾好,有的说先得想想要带哪些家人同行......
我告诉大家:“其实我们第一步应该先考虑到过程中会遇到哪些问题,然后针对问题想好对策”。大家思路被我这么一带,就“头脑风暴”出了可能碰到的几个问题和对策。
问题1:高原反应。
对策1:提前吃点儿“红景天”。
问题2:恶劣天气。
对策2:多带几件防风抗雨的厚衣服。
问题3:饮食不适。
对策3:购买开袋即食的食物和瓶装水。
问题4:安全事件。
对策4:带好防身用具。
针对上面几个问题,在行动之前,我们可以把解决方案分成两类:一、预防措施;二、应急措施。很明显,对策1和对策3属于预防措施,对策2和对策4属于应急措施。有朋友可能会有疑问:带厚衣服和防身用品不也是预防措施吗?问得好!最容易混淆的就在此处。下面我们来看预防措施和应急措施的定义:预防措施指的可以减少或避免问题发生的措施,应急措施指的是问题发生了以后采取的措施。从这两者的定义可以看出:我们是可以做到让“高原反应”和“饮食不适”尽可能不出现的,而“恶劣天气”和“安全事件”却不是我们可以提前控制的。
除了问题和对策,还有个重要方面要提前考虑:行动过程中有没有什么机会。饭局上,我抛出这个问题的时候,大家又给出了几个答案:可能会遇到商机、可能认识新朋友、可能见到活佛等。
针对这些可能出现的机会,我们在落实和执行方案之前,也应该分成两类:一、机会出现前,想办法促进机会的发生;二、机会出现后,充分利用机会达成既定目标。
综上,在落实方案之前,正确的思维步骤是:
一、充分考虑执行过程中可能遇到的问题。
二、针对可预防的问题,制定预防措施;针对不可预防的问题,制定应急措施。
三、充分考虑执行过程中可能遇到的机会。
四、针对机会出现前,制定促进机会发生的计划;针对机会出现后,制定充分利用它的计划。
像此次旅行一样,任何一个组织,在执行重大决策或落地重大项目时,“做”之前就充分“想”到了“问题”和“机会”,谋定而后动,再辅以行动分析的表单工具(行动分析矩阵等),边行动边修正,将会大大降低执行成本、提高组织绩效。