读写族2016/11/29 4/75 超级整理术让工作更高效

书不厚,可以读厚

   前不久因为外出培训,同事需要在我的电脑里寻找资料,然而当他看见我的电脑桌面的时候,整个人是崩溃的,各种各样的资料布满了桌面。当他电话询问我资料在那里的时候,我自己也记不清楚,说了好半天都没有找到,同事谈了一口气:唉!我至今都时常回想到这个场面,羞愧不已。

   昨天,我的桌面上也是摆满了资料,同事需要某份文件的时候,我可以说是翻箱倒柜的寻找了好一会儿,依旧没有找到,后来才想起被我放在了一个文件盒了。当给同事文件的时候,没有谢谢,只有恨铁不成钢的,下次注意了,早点给我,不要浪费我的时间!

    这两件事真的刺激到我了,特别是同事的那种眼神。我属于那种自尊心很强的人,做不好那就学习好了,所以买了超级整理术这本书回来学习。

  终于将书看完了,分享下书里的内容,同时对自己进行一个有用的整理:

  首先,我们要明白为什么要整理,整理的目的不是为了让桌面看上去整洁,干净,而是为了提高工作效率。提高工作效率才是目的,很多时候我们会颠倒主次,而忘记了最初出发的理由。

  其次,我们要知道超级整理术是什么?书里的意思我个人认为其核心就是制定规则,去执行规则,将其程序化,固定化,流程化,这样就能提高工作效率。

超级整理术的几个要点:

   1.不论是桌面还是电脑,其整理基础都是统一化(例:将文件取名时应统一方法)、一元化(例:将相同类型的文件固定放在一个地方)、自动化(例:能电脑自动操作的就不要手动操作)。

  2.制定原则,彻底执行。这里要注意一个问题,即不要太过于完美主义,不要太处女座了(开玩笑),不然到最后搞得的相当复杂,反而没有动力去做了,制定原则的时候还有一个要求就是,越简单越好。

  3.争取减少时间的浪费;不要将时间浪费在闲聊上。

  4.不过分整理;也就是第二点里提到的不要太完美。

  5.有效利用整理出来的时间。这里说的就是现在人们最常提的,利用最重要的两小时提升自己,做自己喜爱的事情,10年后你会感谢自己的。

超级整理术的对象:有我特别想搞定的文件以及办公桌的整理、电脑桌面以及邮件的整理,还有头脑的整理和时间的整理。

针对前两个,罗列一下对自己有用的干货。

 1.找文件,不应该是“东西放哪里了”而是“什么东西该放哪里”;这里定一个规则,养成习惯,这样去规定的地点找东西就好,就像吃饭要去饭桌上吃一样。

 2.文件资料可分为“正在办理”和“已办、已保存状态,”;关于保存分为三类:近期需要的,需要存放的,不知道还会不会使用到的,保存起来。另外在桌面上,手边放马上、立即、会经常使用到的。

3.一个很重要的内容,那就是把工作分为“操作类”与“思考类”为操作类工作设定规则,提高工作效率,省出的时间做更有意义的事。操作类的我个人觉得就是那些机械行的事情,比如什么贴发票啊此类的,制定规则,比如,委托他人。(此点,还需多多根据实际来实践。)

  最后,因为会涉及到各种准备工作,有人会想到这些就会害怕,觉得“真是麻烦。”然后就不愿意行动,所以呀,从最简单的做起来,培养习惯,付诸行动很重要。

   千里之行,始于足下。共勉!

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