WHY | 你的生活中是否也有这样的问题？
年纪越大，脑袋越不好使，常常忘事，甚至于已经到了没有闹钟就记不起事。于是，当我们感觉某件事情比较重要时，我们可以在手机上定个闹钟，到点提醒我们做某件事情，比如明天早上 9 点给 boss 打电话，明天中午 12 点吃胃药等等。
「闹钟/Alarm」着重于每天某个时间点的提醒，但是，生活中还有很多的事情，相对于时间点来说，日期则更为重要。比如，每个月有好几张信用卡，每张信用卡的还款日期都不一样。我们只需要在还款日提前一天结清帐单就好。此外，「闹钟」是以时间轴来组织排列的，着重的是时间点，而不是事情本身。比如，当我们想知道，9 月 25 日还有几张信用卡还没有还款的时间，「闹钟」就显得无能为力了。
这个时间，我们可以用手机自带的 app「待办事项/Reminders」。把这些事情都存放在列表里面。只要打开这个列表，我们就可以看到，这个月有几张信用卡已经还款，有几张还没有还款。
到此，问题似乎已经解决了。但是，且慢。生活不只还信用卡这件事情。往往我们有很多事情需要交替着进行。比如：
- 计划一次国庆黄金周的旅行。这是一个比较复杂的项目，其中包括，订机票，订酒店，找攻略，买装备，并在国庆之前确保所买的东西都已经到货……等等一系列的事情。这些事情显然也不可能在一天之内完成。
- 作为某项工作的负责人。需要与多人沟通，并且等待对方的回复。如果对方没有回复或者没有及时配合，这项工作可能就会停滞。当有多项工作并行进行时，工作上的事情就会变得错综复杂，需要消耗极大的脑细胞才可以想起来，到底哪些事做过了，哪些事没有做。
- 每天还有例行的事。比如，亲子阅读，完成老婆不定期下达的各种旨意，关心老人，关注家里的柴米油盐……等等。这些事情，重要，并且有时候也非常紧急。
- 此外，还有一些愿望清单。比如想学一门课，想学一项新的运动，想读一本畅销书，想买一座海岛……等等。这些事情无休无止地在你的大脑里徘徊。
- ……
于是乎？我今天到底应该干什么？假如有 20 个项目同时进行，那么，我们今天到底应该做什么呢？单纯靠脑子来安排事情。肯定是会出问题的，肯定是会有遗漏的。并且，这个时间「闹钟」也不好使了，「待办事项」也不好使了。有没有一款软件可以帮助我们解决这个问题呢？
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WHAT ｜ 什么是 omnifocus
我们来看看官网的介绍：
OmniFocus is powerful task management software for busy professionals. With tools to help tame the chaos, you can focus on the right tasks at the right time.
可见，omnifocus 是一款专业的任务管理工具。为忙碌的人提供专业的服务，让你知道什么时候应该做什么事情。值得注意的是，omnifocus 只能运行在 macbook、iphone 和 iPad 上面。并且需要分开购买，价格也比较贵，是提供给真正需要的人员使用。其它类似的产品有奇妙清单、to do 等等。可以根据自己的喜好来选择。
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HOW | omnifocus 的使用流程
关于 omnifocus 的使用教程，可以参考官网。如果觉得英语的看不懂，可以参考这个网站 https://sspai.com/post/27582.里面有最基础的操作。软件的操作都是很容易上手的，花个两小时，基本就可以搞得很清楚。真正难的其实是使用这个软件背后的思维。因此，接下来也主要谈一谈，使用这个软件的思维方式。
使用 omnifocus 可以分成两大步。第一大步就是清空大脑。第二大步就是使用 PDCA 循环来执行项目。
3.1
****清空大脑****
自从有了家庭，有了小孩，工作上的压力也逐年增加，每天需要应付的事情日渐增多。这个时候，脑袋里全都是想法，全都是事情。当大脑带着这么沉重的负担前行时，是无法真正干好事情的。我们需要做的就是清空大脑，借助纸笔，或者借助 app，让这些工具来延伸我们的大脑。
专家们有个说法，大脑就好比电脑的「内存」，内存的容量是极其宝贵的。但是，我们常常把自己的大脑当成了「硬盘」，用来存储各种杂事，以至于无法让大脑从事其真正需要做的事情。因此，我们需要做的就是，让大脑回归「内存」的样子，再找一个「硬盘」，把需要记住的东西全部都放在「硬盘」里。
传统用的纸笔，可以用来做「硬盘」。纸笔的优点是，简单方便，也最符合从小到大记笔记的习惯，很容易上手。也就是把需要做的事情，列成清单，然后按步骤去实施就可以了。另一方面，纸笔也有缺点：当事情多到一定程度之后，我们无法快速地从十几页，或者一两百页的待办清单中找到特定的项目。也就是，不能搜索，查找效率低下，组织方式不灵活。
App 的出现，刚好弥补了纸笔作为「硬盘」的缺点。电子化工具最大的优点就是无限存储，并且可以快速搜索，组织形式也很灵活。而 omnifocus 作为时间管理软件中的姣姣者，犀利地解决了此类问题。
于是，清空大脑，就变成了，把大脑中的所有事情，全部都记在 omnifocus 的收件箱/inbox 里面。
当你把所有的事情都写下来之后，你就会发现，事情太多太多了。人的欲望是无穷的，想要的东西，想做的事情，实在是太多太多了。这么多的事情，我们需要对它们进行分类，以便接下来可以更好的查找和处理。
网上的一篇文章中「https://inside.omnifocus.com/james-dempsey」（如果发现网站打不开，不是网址错误，而是需要想想其它办法），把事情分为三类 ：
第一类是，日历事件/Calendar Events，这类事件往往有明确的开始和结束时间，一般的时长也在一天之内，这类事件主要有会议、航班等等。
第二类是，持续期内动作/Time Window Actions，这类事件也有开始和结束的日期，但是它更关注于日期，而不是时间点，不同于会议，我们的信用卡还款就属于这类事件。想想，信用卡出帐单，我们就可以还该月的帐单，我们也可以等到还款日再来还款。于是，还款只要在这段时间之内完成就好。
第三类是，开放式事件/Open Actions，这类事件往往没有明确的开始和结束日期。这类事件也通常是一些不紧急的事情，比如阅读《百年孤独》，买一座岛屿等等。
我们把大脑中的事情全部倒进 omnifocus，并且进行分类。这样，我们就完成了第一大步——清空大脑。
3.2
****使用 PDCA 循环来执行项目****
清空大脑之后，事情是不会自动完成的。David Allen 在 TEDxAmsterdam 2014 的演讲中指出：当我们面对如此多的事情时，我们需要做的是，形成自己处理事情的原则，有了这些原则，我们才有章可循，才有可能去完成这些事情。此外，事情往往是复杂的，面前某件事情时，我们可能无从下手，这时候，我们就需要把事情（项目）分成多个步骤，找出下一步的行动，并且去执行它.
P ｜ 计划
还记得最令我们感到为难的地方吗？本来今天我们有 10 件事情需要去做，但是这些事情好像又不紧急，想来想去，想去又想来，算了，还是打开手机刷刷微信朋友圈吧，于是，不知不觉 2 小时过去了，回头一想，我们什么也没有做。本来手上有 10 件事情做不完，结果我们却选择了做第 11 件事情。
这是任务清单的重压让我们透不气，迫使我们选择了逃避。
计划，好像我们一直都在做计划，只是一直没办法完成而已。我也是每周都有做计划，只是通常只完成 50%左右，执行方面存在太多的问题。
在此之前，我们往往忽略了清空大脑这个环节。也就是没有把所有的事情先放进收件箱/inbox，而是直接来到了计划这个环节。因此，当我们遇到一件事情时，我们马上计划一下，当又遇到另外一件事情时，我们又马上计划一下。当事情越来越多时，我们突然之间发现，我们的所有的计划，都是空想，因为每天就 24 小时，而我们需要做的事情实在太多了，根本无法按计划完成。
于是，又回到了老样子。也不做计划，也不去想太多，日子就这么过了。反正没那么紧急的事情就先拖着，等到火烧眉毛了，再加班加点完成它。几十年都这么过来了，也都习惯了。而事实上，时代在发展，生活的节奏越来越快，老一套的习惯终究会让我们无法跟上时代的步伐。提前了解新的领域，寻找新的出路，或许才可以在以后更加繁重的任务中从容应对。
「先把所有事情装进收件箱/inbox，再来计划」与原本「直接计划」的区别就在于，前者是以时间为限对事情进行计划，需要对事情做出取舍，也就是选择；后者是以事情为主线，只考虑事情本身的发展规律，但是忽略了人每天的承载力。于是，我们一直在原来的计划系统中崩溃，一切计划都因为每天的承载力有限而以失败告终。
但是，有了前面清空大脑的步骤，我们可以在收件箱/inbox 中宏观地把握所有的事情，并且规划接下来的一天，我们真正需要做的事情是什么。这样的计划，是可执行的。
未完待续……
