要做的事情太多，感觉自己快爆炸？跟同事约好的会议时间，总是忘记，需要别人提醒才记起来？需要自己完成的事情，总是遗漏，给人留下不靠谱的印象？

如果你正在遭遇这些问题，那不是别人的错，是你没管理好自己的“待办事项”。

解救方法也不难，分为两步：

1、收集待办事项

2、对待办事项处理和分类，打造属于自己的5个清单、1个日程表

一、收集：将需要处理的事情，放入收件箱inbox中

设想一个工作时的场景：

你正在集中精力处理某件重要的、规划好要完成的事，但有同事找你处理某件事情。

面对这种场景，你会立即放下手中的事情、开始处理新接到的任务吗？如果真的如此，毫无疑问，一天下来，你会发现原本规划好的事情没能按预期完成。

那么，我们该如何处理呢？我们可以利用收件箱，将待处理的事情全部收集起来，避免、尽量降低原来的计划被打扰。

1、为什么要先收集起来？

我们的大脑会不定时的冒出一些我们该处理的事情，只有把“一切引起我们注意的事情”都收集下来，放到头脑之外的地方，才能不被他们干扰。从而减弱我们有太多待办事项的焦虑感，这样在工作时才能尽量追求“心静如水”的境界。

2、收集什么事情？

1）正在处理但尚未结束的事情、即将要做的事情、未来可能要做得事情

2）突然冒出、收到、想起的新杂事、新任务、新计划、新想法

3）每一件悬而未决的事情，都存储在收件箱中

Tips：如果收到的是十万火急的、领导交代要立即处理的事情，那没有办法，我们必须放下手头的事情，投入到新任务中。

3、用什么工具收集呢？

使用工具的原则是，能让你5秒钟进入录入状态，且工具数量越少越好。

常用的工具有，便携记事本、奇妙清单（things、滴答清单）、邮箱的“待办工作”文件夹等等。

二、处理和分类：对收件箱中收集的事情，逐个判断如何处理

每天收集到的待办事项，在当天必须进行分类处理、将它清空，迎接第二天。所以，我们可以安排几个时间点，当手头重要的事情告一段落 或者 某个专注时间段结束后，用5-10分钟的时间，处理收集到的待办事项。

处理待办事项，主要是思考这件事情该如何处理，判断 是否需要采取行动、是否能在2分钟内完成，具体流程如下图。

经过上述判断，事情主要分为3大类：不需要采取行动的事情、2分钟内能完成的事情、2分钟内不能完成的事情。第一类、第三类，又细分为几种类型，它们各自的处理方式不同，接下来我们依次介绍。

1、不需要采取行动的事情

1）垃圾

原则上是不允许存在的，在收集阶段就应该过滤掉，不应该加入收件箱中。

2）将来某时处理

通常不需要现在或近期处理，可能在未来某个时候处理。比如，几个月之后的假期去日本旅游。

如何处理这类事情？

将它写到“将来清单”，如果有必要，设定一个大概的提醒时间。

3）参考资料

通常需要你浏览看过即可，没什么特别情况的话不需要特别处理。

如何处理？

如果是邮件资料，存放在“资料”文件夹；如果特别重要，可考虑保存到印象笔记等软件中；如果资料需要特别花费时间处理，可以列入行动清单中。

2、2分钟内能完成的事情

比如取个快递、给同事一份能快速找到的资料等等，这类事情，应该立即做完它，既能避免待办清单的堆积，又避免让他人等太久。

3、2分钟内不能完成的事情

1）项目

项目的特点是，由多人共同完成，需要多个步骤、多部门协调。在跟进项目时，除了关注由自己负责的任务外，还要注重与上下游的沟通协调，知道要搞定什么人、并把握好这些人的执行情况。另外，与项目相关的资料，也要很好的组织整理起来，包括项目计划、数据资料、进度安排等等。

如何处理？

将这类事情列入项目清单，思考这个项目接下来的行动有哪些，并将最近需要自己执行的一两个行动，列入任务/行动清单中。

2）任务和行动

任务，是有多个行动组成的。它与项目的区别在于，项目是有多人合作完成，任务几乎都是自己要独立完成的事情。行动，是可以直接去执行的事情，也是做事的最小粒度。

如何处理？

将任务和行动统一放在一个“任务/行动清单”中。很多软件（比如奇妙清单），支持将任务细分成几个子任务，这些子任务就可以看做是最小粒度的行动。

每天早上，可以从这些行动、子任务中，挑选优先级最高的3-5个，列入“每日行动清单”，作为当天必须要完成的事情。

为了提高执行力，建议按照以下的方式写行动事项：

- 动词开头

- 内容清晰（可以行动的标题简单些，详细内容填在软件的备注一栏）

- 描述结果/期望达成的目标

- 设定开始时间、周期、最后期限（好处是，每天早上安排当日事项时，可参考时间紧急程度来决定优先级）

3）特定时间做的事情

比如，收到一条会议邀请，有详细的时间点、地点。对这类事情，可以将它们填入“日程表/日历”中，标明时间、会议地点。我通常用Mac自带的日历，提醒功能很方便。

4）委派给他人的任务

可由他人完成的事情，指派给他人。指派完，可以件这件事列入“等待清单”，如有必要，可以标明提醒你跟进进度的时间点。

委派可以分为三种：

A、向下委派

通常会遇到的难题是，想委派但没有人能按照你的想法达到你的标准，但你又没有时间手把手的教他做。对于这个问题，能做的是先接受现状，节省更多时间用来投入到团队成员的能力培养上，随着时间推移会得到持续的改进。

B、横向委派

前提条件是，你的委派对象乐意接受和完成你委派的任务。这时，提出这个请求的表达方式、时机就很重要了。

C、向上委派

让老板帮你做事，很难。如果一定要如此，可以表达你已经、即将做出哪些贡献，请求能否减弱某些任务。

不管哪种类型的委派，都要明确几点：

- 对工作的内容（做什么、怎么做、完成时间）要达成一致意见；

- 要提前思考plan B，如果不能按时完成该如何应对；

- 设定提醒时间，即时跟进进展

三、5个清单+1个日程表+1个资料库

经过上一步的处理、分类，我们有了5个清单、1个日程表、1个资料库，这里对它们的用法做个简单的汇总。

1、今日行动清单

从任务/行动清单中提取的、需要今日处理的最重要的3-5件事

2、任务/行动清单

所有需要自己处理的任务/子任务、行动，对于优先级高的事项，可以加星标注。

3、项目清单

需要多人写作完成的事情。标注项目任务list、负责人，将需要自己完成的任务写到“任务/行动清单”，定期回顾时将已完成的部分划掉。

4、等待清单

委派给他人做的事，或等待他人完成自己才能开展的事情

5、将来清单

每周回顾时翻看看看，有没有什么事情可以孵化成行动/任务

6、日程表

存放特定时间要做的事情，比如开会、越会等等。我正在用的工具：苹果日历，Mac和iPhone能同步，提醒功能很方便。

7、资料存储

参考资料保存、项目资料、进度表等保存。我一直用印象笔记统一管理。

以上，就是收集、分类待办事项的方法。主要思路来自《搞定 Getting Things Done》的GTD方法、《小强升职记》的衣柜整理法，我根据自己的实践做了一点小调整。

待办清单列好了，我们该如何高效执行呢？

咱们下一篇文章再见。